Российские компании, которые используют Confluence, всё чаще сталкиваются с вопросом, как сохранить доступ к корпоративным знаниям, не зависеть от неподдерживаемого ПО и подготовиться к переходу на альтернативную платформу. Особенно это актуально для среднего и крупного бизнеса: Atlassian прекращает развитие Data Center, а облачный сценарий для российских организаций не даёт устойчивой перспективы.
В статье разберём, как устроена база знаний в Confluence, для каких задач его используют и какие возможности он даёт командам. А также объясним, о каких рисках важно знать российским компаниям и как подойти к миграции базы знаний.
В статье разберём, как устроена база знаний в Confluence, для каких задач его используют и какие возможности он даёт командам. А также объясним, о каких рисках важно знать российским компаниям и как подойти к миграции базы знаний.
Время прочтения: 18 минут
Краткое содержание
Для чего нужен Confluence
Кто создал Atlassian Confluence
Как устроен Confluence
Основные возможности Confluence
Atlassian Confluence в России сегодня
Что делать компаниям, которые используют Confluence
Как Minerva Knowledge заменяет Confluence
Заключение
Кто создал Atlassian Confluence
Как устроен Confluence
Основные возможности Confluence
Atlassian Confluence в России сегодня
Что делать компаниям, которые используют Confluence
Как Minerva Knowledge заменяет Confluence
Заключение
Для чего нужен Confluence
Confluence — корпоративная вики-система от Atlassian для хранения, структурирования и совместного обновления знаний компании. В ней создают внутренние базы знаний, техническую документацию, регламенты, требования к продукту, протоколы встреч и инструкции для сотрудников.
Но в чём главное отличие системы от обычной папки с файлами на локальном устройстве или сервере? Confluence не только хранит документы, но и помогает работать с ними как с единой системой:
- объединять документы в разделы;
- обсуждать, создавать и совместно редактировать материалы;
- связывать контент между собой (в том числе с задачами);
- ограничивать доступ для разных групп сотрудников.
Confluence используют как единое пространство для корпоративных знаний. В идеальном сценарии сотруднику не нужно искать ответ в личных чатах с коллегами, старой переписке или папках. Вместо этого он открывает базу знаний и находит в Confluence актуальную инструкцию, регламент или описание процесса.
Ниже — типы материалов, которые хранят в Confluence.
При этом корпоративная база знаний не становится полезной только потому, что в ней есть документы. Если сотрудник не может быстро найти материал, не понимает, актуален ли он, или получает несколько противоречащих друг другу инструкций, база не решает свою основную задачу — не доставляет знания.
Уход Confluence с российского рынка ускорил развитие отечественных KMS-платформ. Сегодня среди них есть зрелые решения, которые не только закрывают привычные сценарии Confluence, но и превосходят его в отдельных функциях.
Например, Minerva Knowledge. В системе можно не только хранить регламенты, инструкции и документацию, но и быстрее находить нужные материалы с помощью расширенного поиска: фильтров, поисковых подсказок, поиска по точному вхождению, минус-слов и поиска внутри контента. За счёт этого платформа подходит компаниям, которые ищут полноценный аналог Confluence, но не хотят ограничиваться базовой работой с корпоративной базой знаний.
Minerva Result помогает выстроить процессы работы с контентом и развития базы знаний, чтобы материалы оставались актуальными и помогали сотрудникам ускорить работу. Такой подход уже используется в крупных российских компаниях: «Билайне», БСПБ, РСХБ, «Авито», «Дом.ру» и других.
Кто создал Atlassian Confluence
Confluence разработан Atlassian — австралийской компанией, которая также известна продуктами для совместной работы, управления разработкой и такими проектами, как Jira, Trello, Bitbucket и другими.
Изначально Confluence создавался как корпоративная вики для технических команд. Поэтому продукт особенно органично работает там, где требуется фиксировать решения, описывать процессы разработки и связывать документацию с задачами. Но со временем систему начали использовать не только разработчики, но и сотрудники из других отделов: эйчары, специалисты поддержки, маркетологи, специалисты по продажам, обучению и сотрудники административных подразделений.
На это повлияли несколько преимуществ платформы:
- Единое пространство для документации. Confluence помогает собрать требования, архитектурные решения, инструкции, протоколы и другие рабочие материалы в одной системе.
- Совместная работа над материалами. Сотрудники могут редактировать страницы, оставлять комментарии, упоминать коллег, прикладывать файлы и отслеживать историю изменений.
- Гибкая структура и доступы. Пространства, страницы и подстраницы позволяют разделять контент по проектам и функциям, а права доступа — ограничивать просмотр и редактирование чувствительных материалов.
- Расширяемость. Дополнительные функции можно подключать через Atlassian Marketplace.
- Нативная интеграция Confluence и других продуктов Atlassian. Это особенно удобно для продуктовых и технических команд.
Какие ограничения есть у Confluence
При всех преимуществах у платформы есть ряд ограничений, которые особенно заметны по мере роста базы знаний и усложнения внутренних процессов компании.
- Навигация усложняется вместе с базой. Чем больше пространств, страниц и вложенных разделов, тем сложнее поддерживать понятную структуру. Могут появляться дубли, устаревшие материалы и страницы, которые сотрудникам трудно найти.
- Часть сценариев зависит от плагинов. Для нестандартных задач часто используются приложения из Atlassian Marketplace. Это расширяет возможности платформы, но одновременно добавляет отдельный слой администрирования: плагины нужно устанавливать, обновлять и проверять на совместимость.
- Актуальность базы приходится организовывать самостоятельно. Confluence даёт инструменты для создания и хранения контента, но не выстраивает сам процесс управления знаниями. Компании необходимо определить владельцев материалов, правила оформления, согласования и публикации, сроки пересмотра и ответственность за актуализацию.
Для российских компаний к этим ограничениям добавляется ещё один фактор — доступность самой платформы. Atlassian прекратила продажу новых продуктов и услуг в России и Беларуси, а поддержка Confluence Data Center завершится в 2029 году. Поэтому компаниям, которые локализуют ИТ-инфраструктуру в РФ, приходится отдельно решать вопросы миграции, интеграций и дальнейшего сопровождения.
Как устроен Confluence
Пространства Confluence
Основная единица организации контента в Confluence — пространство, или space. Его можно представить как отдельный раздел базы знаний для команды, проекта, направления или клиента.
Например, компания может создать:
- Пространство HR — для онбординга, политик, инструкций и материалов для сотрудников.
- Пространство разработки — для архитектуры, технической документации и решений команды.
- Пространство поддержки — для ответов на частые вопросы, сценариев общения и внутренних инструкций.
- Пространство продукта — для требований, исследований, планов релизов и продуктовых решений.
- Пространства для клиентов — если агентство или проектная команда ведёт несколько заказчиков одновременно.
Такой подход помогает разграничить ответственность и доступ. HR-команда отвечает за материалы в своём разделе, техническая команда — за документацию продукта. Сотрудники при этом видят только те пространства, которые нужны им в работе.
Но большое количество пространств может усложнить навигацию. Если сотрудники не понимают, в каком разделе искать материал, или одна и та же инструкция лежит в нескольких местах в виде дубля, поиск знаний превращается в ручную проверку страниц и ссылок.
Страницы, дерево вложенности и права доступа
Внутри пространства создают страницы и подстраницы. Из них формируется иерархия — от общего раздела к более узким темам.
Пример иерархии в Confluence
Иерархическая структура полезна, когда база знаний развивается по понятной логике. Сотрудник может начать с общего раздела и постепенно перейти к нужной теме.
В Confluence также можно настраивать права доступа. В зависимости от роли пользователь может:
- Просматривать пространство или отдельную страницу.
- Создавать новые материалы.
- Редактировать существующие страницы.
- Комментировать и участвовать в обсуждении.
- Управлять доступами и настройками пространства.
Права особенно важны в крупных компаниях, где в одной базе могут находиться не только общие документы, но и внутренние инструкции, материалы с ограниченным доступом, коммерческая и техническая информация.
Редактор, шаблоны и макросы
Confluence поддерживает совместное редактирование документов. Несколько сотрудников могут одновременно работать с материалом, оставлять комментарии, упоминать коллег через никнейм (с помощью символа @), прикладывать файлы и отслеживать изменения.
Также в системе есть история версий, которая позволяет посмотреть, кто и когда отредактировал страницу, сравнить редакции и при необходимости восстановить предыдущую версию. Это полезно для регламентов и инструкций. Если новая редакция вызвала вопросы, команда может быстро понять, что именно изменилось и к кому обратиться за разъяснением.
Для повторяющихся типов документов в Confluence есть шаблоны — заготовки страниц. Например, единый шаблон протокола встречи, требований к продукту, описания проекта или процесса, ретроспективы.
Ещё один инструмент системы — макросы. Они добавляют на страницу дополнительные функциональные блоки. С их помощью выводят оглавление, статусы, таблицы, списки задач, фрагменты других страниц и данные из связанных систем.
Основные возможности Confluence
Confluence объединяет базовые инструменты для работы с документацией и внутренними знаниями.
Сами по себе эти функции не гарантируют, что база знаний будет полезна сотрудникам. Если в компании не определены владельцы разделов, не установлен срок пересмотра материалов и нет единых правил оформления, документы зачастую предоставляют неактуальную информацию и дублируются.
Эти проблемы вызывает отсутствие культуры обмена опытом и знаниями. Без неё даже качественная база знаний не несёт пользы и становится ещё одной платформой, которую сотрудники игнорируют.
Atlassian Confluence в России сегодня
Но для российских компаний отношение к Confluence сегодня не ограничивается набором функций, техническими преимуществами и недостатками. Главная проблема — это доступность лицензирования, обновлений, поддержки и дальнейшего развития продукта.
Atlassian объявила об уходе из России и Беларуси ещё в 2022 году. В марте того же года компания сообщила, что остановила продажи новых лицензий и приложений Marketplace (официальный магазин приложений), а с 31 октября 2022 года прекращает продление лицензий для клиентов из этих стран.
Для Data Center (локальной корпоративной версии) Atlassian отдельно указала: после окончания оплаченного периода лицензия истекает, система переходит в режим «Только для чтения», а клиент теряет доступ к новым версиям, технической поддержке и обновлениям.
Поэтому часть российских компаний после 2022 года продолжили использовать уже развёрнутые версии Confluence, но без поддержки и обновлений, а некоторые оформляли и продлевали лицензии через зарубежные юридические лица.
Однако этот сценарий даёт только временную отсрочку. В 2025 году Atlassian объявила о глобальном завершении жизненного цикла большинства продуктов Data Center (Центр обработки данных), включая Confluence Data Center, и начала поэтапно сворачивать их продажи и поддержку.
Проблема не ограничивается отдельными компаниями. По исследованию К2Тех, опубликованному в марте 2026 года, около 70% опрошенных российских организаций продолжают использовать неподдерживаемые версии продуктов Atlassian. Активную миграцию ведут 15% компаний, ещё 15% находятся на стадии пилотных проектов.
Это значит, что многие организации пока сохраняют привычный инструмент. Но вместе с этим и накапливают риски:
- Нет гарантированного доступа к обновлениям безопасности и исправлениям ошибок.
- Сложнее масштабировать систему и расширять лицензии.
- Растёт зависимость от неподдерживаемой инфраструктуры и внутренних специалистов.
- Миграцию приходится проводить в более сжатые сроки, когда проблема уже влияет на работу.
При этом то, что предлагает Atlassian для решения этих проблем, — переход в Atlassian Cloud — не подходит российским организациям: они должны соблюдать требования законодательства о локализации персональных данных (152-ФЗ). По нему хранение и обработка данных сотрудников или клиентов должны происходить в российских системах. Также есть дополнительные ограничения для организаций КИИ: с 2025 года действует запрет на использование иностранного ПО на значимых объектах.
Что делать компаниям, которые используют Confluence
В условиях изменения политики Atlassian и необходимости соблюдать действующее законодательство РФ, организациям среднего и крупного сегмента, использующим Confluence, рекомендуется завершить переход на отечественные ИТ-решения в срок до 2029 года.
Замену Confluence стоит рассматривать не как разовую техническую миграцию, а как проект по переустройству работы со знаниями. Если просто перенести все страницы, вложения и старую структуру в новую систему, компания с высокой вероятностью перенесёт и прежние проблемы: дубли, устаревшие инструкции, неясную навигацию и отсутствие ответственных.
Предлагаем путь из семи этапов.
1. Провести аудит базы знаний
Сначала нужно понять, что именно хранится в Confluence и какие материалы действительно нужны сотрудникам. Полезно разделить контент на четыре группы:
Аудит снижает объём миграции и помогает не переносить в новую платформу материалы, которым сотрудники уже не доверяют. Аудит знаний можно провести самостоятельно или, если у компании большой объём знаний, передать эту задачу команде специалистов Minerva Result.
2. Спроектировать целевую структуру
Структура новой базы должна отражать реальную логику работы компании, а не копировать старое дерево страниц. Обычно достаточно выделить крупные разделы по функциям или сценариям: «Продукт», «Поддержка», «Продажи», «HR», «Процессы», «Инструменты».
Для каждого раздела стоит определить:
- Для кого предназначен контент?
- Какие вопросы он должен закрывать?
- Кто отвечает за материалы?
- Какие документы требуют согласования и регулярного пересмотра?
3. Зафиксировать правила работы с контентом
База знаний требует редакционной политики. Она может включать требования к названию страниц, структуре статьи, тегам, срокам актуализации, статусам материалов и правилам публикации.
«На этапе предпроектной подготовки мы часто видим, что заказчики подробно оценивают возможности ИТ-системы, но упускают из виду процессы управления знаниями. Однако одной платформы недостаточно: даже самый современный функционал, включая ИИ-агентов, не даст нужного результата, если база знаний содержит неполные, ошибочные или устаревшие данные. Поэтому начинать нужно именно с процессов — выстраивать культуру управления знаниями, регулярно актуализировать контент и приучать сотрудников обращаться к базе в ежедневной работе. Только сочетание технологий и налаженных процессов позволяет в полной мере использовать возможности системы».
Денис Кучеров, директор проектов Minerva Result
4. Определить требования к новой платформе
При выборе альтернативы важно смотреть не только на список функций. Полезно заранее составить матрицу требований.
5. Провести миграцию поэтапно
Необязательно переносить всю базу знаний за один запуск. Часто эффективнее начать с пилотного подразделения или критичного набора процессов, например с поддержки, HR-онбординга или продуктовой документации.
Пилот позволяет проверить структуру, поиск, шаблоны, права доступа и удобство работы до масштабирования на всю компанию. После обратной связи от сотрудников можно скорректировать настройки и только затем переносить остальные разделы.
6. Обучить сотрудников
Даже технически успешная миграция не даст результата, если сотрудники будут испытывать сложности при работе с новым интерфейсом. Пользователям нужно показать, как искать информацию, создавать материалы, сообщать об ошибках и предлагать обновления.
Для авторов и владельцев контента важно отдельно объяснить правила оформления, согласования и актуализации документов.
7. Регулярно измерять качество базы
После запуска база знаний требует постоянного развития.
Предлагаем чек-лист, который поможет понять, что в процессах необходимо улучшить или починить.
- Какие запросы сотрудники вводят чаще всего?
- По каким темам они не находят ответа?
- Какие материалы читают и используют?
- Какие статьи давно не обновлялись?
- Где появляется больше всего дублей и противоречий?
- Насколько сотрудники удовлетворены поиском и качеством контента?
Так база перестаёт быть архивом документов и становится рабочим инструментом, который поддерживает ежедневные процессы.
Как Minerva Knowledge заменяет Confluence
Minerva Knowledge — российская платформа для управления знаниями, разработанная для бесшовной замены Confluence. За шесть лет развития продукт накопил большой опыт внедрений в сегменте крупного и среднего корпоративного бизнеса. Ряд компаний перешли на платформу именно с Confluence. Среди них «Авито», «Систэм Электрик» и «ЭР-Телеком Холдинг». В последнем кейсе на новую базу переводили 8 тысяч пользователей и перерабатывали структуру из 30 тысяч статей.
Minerva Knowledge и Confluence помогают решить одни и те же ключевые задачи:
- создать централизованную базу знаний;
- создавать, редактировать и хранить документацию и регламенты;
- выстраивать структуру материалов;
- работать с доступами, оповещениями, историей изменений.
Интерфейс Minerva Knowledge
При этом экосистема Minervasoft выходит за рамки классической корпоративной вики: платформа делает акцент на поиске, качестве контента и оптимизации процессов управления знаниями.
Для перехода с Confluence в Minerva Knowledge предусмотрен встроенный инструмент автоматической миграции контента, включая графические объекты и диаграммы.
Заключение
Confluence успешно помогает создавать структурированные базы знаний, разграничивать доступ, фиксировать изменения и объединять материалы команды в одном пространстве. Однако для российских компаний его использование связано с ограничениями лицензирования, потерей поддержки и другими рисками.
Поэтому переход на альтернативу — вопрос времени. Его стоит рассматривать не как экстренный перенос документов, а как возможность пересобрать корпоративную базу знаний: актуализировать контент, внедрить более совершенный поиск, настроить процессы менеджмента знаний.
