Лера недавно стала проджект-менеджером в онлайн-магазине. Она уверена, что контроль задач, постоянные апдейты от команды и работа на максимальный результат — это основы успешного проекта.
Но в реальности всё иначе:
- Сотрудники отвлекаются на бесконечные «Коллеги, уточните статус задачи» вместо того, чтобы работать.
- Сроки горят, сотрудники перерабатывают.
- Лера тоже засиживается в офисе допоздна, потому что хочет довести всё до идеала.
- Атмосфера накаляется, скорость выполнения задач падает, результативность команды на нуле.
Узнали в Лере себя? Не осуждаем, все мы были на её месте. Поэтому давайте вместо банального «контролируйте дедлайны» разберём топ рабочих методов эффективного project-менеджмента.
Способ управления проектом 1. Составьте RACI-матрицу
Это форма, в которой легко отследить всех ответственных по задачам. Матрица спасает от хаоса и даёт понимание, к кому и в каких ситуациях обращаться.
Расшифровывается RACI так:
- R (Responsible) — исполнитель задачи. Это может быть автор статьи или дизайнер.
- A (Accountable) — ответственный за результат, например, проджект-менеджер.
- C (Consulted) — консультант по задаче. Если у организации есть вопросы по авторским правам для контента, они могут обратиться к юристу.
- I (Informed) — информированный. Тот, кому надо быть в курсе событий. Но этот человек не вмешивается в процесс. Обычно информированный — оунер или гендиректор.
Матрицу можно составить в формате таблицы:
- По горизонтали располагаются участники.
- По вертикали — задачи в рамках проекта.
- На пересечении двух ячеек прописывается буквенный код с ролью участника.
Вернёмся к Лере. Кроме неё, в команде есть автор, шеф-редактор, дизайнер, юрист — он консультирует по рискам для репутации компании. Лера отчитывается перед продакт-oунером.
Её RACI-матрица будет выглядеть примерно так.
Без RACI-матрицы команда Леры тратила на доработку продукта месяц вместо положенных двух недель, потому что не было понимания, кто финально принимает решение по задаче. После реализации RACI-матрицы время для работ уменьшилось и отдел начал вписываться в дорожную карту.
Вывод: чёткие роли = быстрые решения.
Способ управления проектом 2. Приоритизируйте задачи по методике Cost of Delay
Название практики переводится как «цена задержки» — именно этот показатель можно учитывать при планировании. А ещё позволяет оценить, как стоимость долгой работы влияет на очерёдность задач.
Как подойти к управлению проектами по методике Cost of Delay:
- Попробуйте рассчитать финансовые потери, если не выполнить задачу вовремя.
- Затем оцените, как быстро она окупится, если сдать её раньше.
- Поставьте в приоритет задачи с наибольшими убытками при задержке.
Лера тоже решила расставлять приоритеты по модели CoD. Её команда планировала редизайн лендинга. Было два варианта:
- Запустить редизайн сразу — даже если он не идеален, но уже конвертирует лучше прежней версии.
- Доработать UX/UI, протестировать варианты — будут учтены все недочёты, но на это уйдёт два месяца.
Команда протестировала новый лендинг на фокус-группе и оценила реальную стоимость откладывания изменений. Данные показали:
- От новой версии лендинга зависит конверсия: она может увеличиться на 15% после редизайна.
- Каждый день задержки = минус 45 000 рублей от потенциальной прибыли.
- Если тянуть с новой версией лендинга два месяца, компания потеряет от 2 700 000 рублей в упущенных доходах.
Поэтому команда сразу запустила редизайн и исправляла ошибки уже после релиза.
Вывод: важно не просто запускать всё сразу или бесконечно дорабатывать продукт. Методика Cost of Delay помогает принять взвешенное решение, а именно сравнить потери от задержки с потенциальной выгодой доработки. Иногда лучше запустить быстрее и исправлять по ходу. А порой долгий релиз оправдан. Главное — считать и сопоставлять показатели, а не полагаться на интуицию.
Способ управления проектом 3. Умышленно замедлите процессы
Вести задачи по идеальному сценарию — всё равно что верить, что в пятницу вечером не будет пробок. Давайте посмотрим, что может случиться в команде без дополнительного времени:
- Пожары и хаос. Задачи горят, потому что у всего один дедлайн — «как можно скорее».
- Систематические ошибки. Под давлением сотрудники работают быстрее, но не лучше. А ещё тратят дополнительное время на исправление багов и переделки.
- Паника. Команда трудится в режиме выживания, стресс копится, продуктивность падает.
Чтобы не тушить пожары в последний момент, применяйте механику Slack Time — прибавляйте ко времени и ресурсам 15–20%. Это ваш запас на неожиданные изменения. Если всё пройдёт гладко — используете его на доработки.
Как внедрить:
- Добавляйте этап доработок в дорожную карту проекта. Если дедлайн 30-го числа, заложите финиш на 25-е. Оставшиеся пять дней потратьте на исправление ошибок.
- Пересматривайте KPI команды. Например, вместо «сделать лендинг за три дня» поставьте цель «запустить сайт, который поможет увеличить конверсию».
- Проводите ретроспективы. После каждого проекта анализируйте, что мешало работе. Это поможет скорректировать процессы в дальнейшем.
Лера пошла именно по этим шагам. Так у её команды появилась дополнительная неделя на доработки и резерв в бюджете. Всё это позволило работать в наиболее комфортных условиях.
Вывод: работа со сплошными ограничениями не всегда идёт на пользу. Нужно давать сотрудникам время для улучшений.
Способ управления проектом 4. Настройте менеджмент знаний в команде
Попробуйте собрать всю информацию по проектам и взаимодействию с командой в одном месте. Так команда будет тратить меньше времени на поиск важной информации — как следствие, не станет страдать качество работы.
Выбирая между бумажными или цифровыми носителями, лучше остановитесь на вторых — так информацией можно управлять из любой точки мира. А ещё при случайном удалении её легко восстановить.
Один из популярных и надёжных инструментов для работы с материалами — KMS, или система управления знаниями. Здесь можно создавать и хранить регламенты по проекту. Они всегда будут под рукой, и вы сможете передать сведения команде в любую минуту. Также системы управления знаниями поддерживают командное редактирование в документах. Вносить изменения в файлы можно хоть целым отделом — все изменения будут сохранены в режиме реального времени.
Ещё KMS помогут быстро находить информацию благодаря удобному поиску по контенту. Он учитывает опечатки, контекст и транслитерацию.
Наконец, KMS можно интегрировать с другими рабочими системами. Так сотрудники смогут находить ответы на клиентские запросы, не переключаясь между телефонией или CRM и базой знаний.
Такие функции есть в Minerva Knowledge.
Это система управления знаниями, с которой вы сможете собрать все материалы в одном месте, навести порядок в документах, избавиться от ненужных гайдов и актуализировать важные регламенты.
Работать с информацией будет проще: в этом помогут основные опции Minerva Knowledge.
Умный поиск
Исправит опечатки в запросах, поймёт контекст и выдаст ответы за несколько секунд.
Редактор контента
Поможет сформировать базу контента, за это отвечают инструменты вроде Markdown: он позволит оформить заголовки и блоки текста. Макрос Draw.io нужен, чтобы встроить блок-схемы и графики, а пошаговые сценарии — показать скрипт диалога.
Лента обновлений
Подсветит изменения: если проджект-менеджер обновит регламент работы в отделе, оповещение об этом увидит вся команда или выборочные роли.
Интеграция с сервисами для работы
В Minerva Knowledge есть ИИ-ассистент Minerva Copilot: он позволяет встраивать поиск в CRM, телефонию, Service Desk и другие сервисы. А ещё «изучает» статьи из базы знаний и подсказывает ответы в зависимости от контекста. Так сотрудники смогут получить нужную информацию, не перескакивая между программами.
Пример: Лера заметила, что сотрудники тратят слишком много времени на поиск информации. Она предложила руководству собрать все материалы в базе знаний и взяла на себя организацию процесса. А именно:
- Создала структурированные гайды для команды и отредактировала их совместно с отделом.
- Настроила уведомления: коллеги получали оповещения о добавлении новых документов или изменениях в старых.
- Проверила аналитику: отследила, кто из сотрудников прочитал материалы и какие разделы вызвали наибольший интерес.
Так время на поиск информации сократилось с 7 минут до 30 секунд. Новички стали быстрее адаптироваться, потому что у них появились понятные регламенты и гайды.
Вывод: чем доступнее знания, тем быстрее и продуктивнее работает команда.
Способ управления проектом 5. Попробуйте работать в асинхронном режиме
Меньше созвонов — больше продуктивности, и в этом уверено большинство россиян.
- 42% из них выключают камеру и занимаются своими делами.
- 27% недовольны созвонами по вопросам, которые можно решить в переписке.
- 20% сотрудников отказываются от участия в созвонах, если это возможно.
- 11% опрошенных игнорируют встречи, не предупреждая об отсутствии.
- Только 24% опрошенных по-настоящему включаются в обсуждения.
Возникает парадокс: все понимают, что митинги отнимают время, но никто не решается их отменить. Если ваша команда тоже устала от вечных совещаний, попробуйте тестовые дни в асинхронном режиме. Так вы проверите, подходит ли вам эта механика.
Лера тоже предложила команде принципы асинхронной коммуникации и перевела 95% общения в текст. Вот что вышло:
- Сотрудники не созваниваются, а каждое утро отписываются в чате о планах на день.
- Обсуждают задачи в комментариях. Созваниваются, только если не понимают друг друга с трёх сообщений.
- Для решения проблем созваниваются только на 5-10 минут.
Как итог, сотрудники работают в комфортном ритме и не отвлекаются на часовые созвоны.
Вывод: асинхронный режим снижает хаос, даёт команде время на глубокое погружение в задачи и ускоряет процессы. Чем меньше отвлекающих встреч, тем продуктивнее работа.
Резюмируем
Когда работа замедляется, дело обычно не в мотивации сотрудников. Чаще всего проблема в неразберихе: непонятные процессы, дублирующиеся задачи, постоянные уточнения «кто за что отвечает» — всё это запутывает. Но сориентироваться в беспорядке возможно.
Если внедрить RACI-матрицу, ответственность за процессы будет распределена грамотно. Приоритизация задач по Cost of Delay поможет сосредоточиться на том, что реально влияет на бизнес. Буфер времени и ресурсов пригодится, когда надо работать слаженно и с ориентацией на результат, а не на скорость. Системный подход к знаниям и обучению поможет команде изучить все аспекты работы и сэкономить время на поиски информации. А асинхронная коммуникация — это неплохой способ повысить продуктивность сотрудников.
Когда процессы настроены, а команда не разрывается между задачами и дедлайнами, она работает быстрее, осознаннее и эффективнее.
