Процесс, во время которого компания погружает нового сотрудника в задачи и корпоративную культуру, — это и есть онбординг. Простыми словами, это про знакомство с целями компании, рабочими обязанностями и внутренней кухней. Онбординг не должен начинаться и заканчиваться фразой «вот твой компьютер, можешь работать».
В статье рассказываем, как онбординг помогает быстрее обучать новых сотрудников и давать им «боевые» задачи, а значит, экономить время и деньги компании.
В статье рассказываем, как онбординг помогает быстрее обучать новых сотрудников и давать им «боевые» задачи, а значит, экономить время и деньги компании.
Цели онбординга
Онбординг нужен и новым сотрудникам, и компании.
Зачем онбординг компании:
– сотрудник быстрее начинает выполнять свои обязанности и приносить пользу;
– снижает текучку кадров — не придётся снова искать замену и обучать новичка.
Зачем онбординг сотруднику:
– он чувствует поддержку, понимает, что от него ожидают;
– ему легче адаптироваться — не захочется уходить через пару месяцев.
Онбординг персонала выглядит по-разному в зависимости от отрасли. В IT-компаниях к нему можно отнести знакомство с проектной документацией, процессами разработки и корпоративными инструментами. На производстве — инструктаж по технике безопасности, обучение работе с оборудованием, изучение производственной цепочки.
Но суть везде одна: новичок получает нужные знания, чтобы хорошо выполнять свою работу, и при этом узнаёт, как устроена сама компания. Это касается и внутренних коммуникаций, и стандартов, по которым она работает.
Зачем онбординг компании:
– сотрудник быстрее начинает выполнять свои обязанности и приносить пользу;
– снижает текучку кадров — не придётся снова искать замену и обучать новичка.
Зачем онбординг сотруднику:
– он чувствует поддержку, понимает, что от него ожидают;
– ему легче адаптироваться — не захочется уходить через пару месяцев.
Онбординг персонала выглядит по-разному в зависимости от отрасли. В IT-компаниях к нему можно отнести знакомство с проектной документацией, процессами разработки и корпоративными инструментами. На производстве — инструктаж по технике безопасности, обучение работе с оборудованием, изучение производственной цепочки.
Но суть везде одна: новичок получает нужные знания, чтобы хорошо выполнять свою работу, и при этом узнаёт, как устроена сама компания. Это касается и внутренних коммуникаций, и стандартов, по которым она работает.
Кто должен проводить онбординг
В идеале онбординг новых сотрудников — дело всей команды. HR-менеджеры продумывают общую программу и следят за её выполнением. Наставник или куратор помогает новичку вникнуть в рабочие процессы. А руководитель должен вовремя давать обратную связь и оценивать прогресс. Важно, чтобы каждый знал свою роль и сотрудник не оставался один на один с кучей новых задач.
Так новичок будет уверенно чувствовать себя и плавно вливаться в коллектив и процессы. А его коллегам не придётся отрываться от важных задач компании и тратить время на постоянные вопросы.
Так новичок будет уверенно чувствовать себя и плавно вливаться в коллектив и процессы. А его коллегам не придётся отрываться от важных задач компании и тратить время на постоянные вопросы.
Ключевые этапы онбординга
Обычно он длится от 1-2 недель до 3-6 месяцев. Зависит от величины компании и сложности её процессов. Его можно поделить на четыре этапа.
Пребординг, или подготовка к первому дню
Когда: как только сотрудник принял офер.
Зачем: пребординг снимает у сотрудника страх перед неизвестным — ведь уже понятно, чего ожидать.
Что нужно делать: отправьте новичку письмо с основной информацией: как устроена компания, сколько в ней сотрудников, как их зовут, в какие чаты нужно вступить, какие есть правила в коллективе. Может быть и приветственное видео от коллектива.
Ещё можно провести пребординг в игровой форме. Так уже поступают некоторые крупные российские компании. Например, разрабатывают интерактивные онлайн-игры, где соискатели могут познакомиться с корпоративной культурой компании, её ценностями и «плюшками». Сюжет одной такой игры — поездка с коллегами на машине, где по пути игрока знакомят с работой и предлагают пройти испытания на внимательность, логику и многозадачность.
Первый рабочий день
Когда: как только сотрудник вышел на работу.
Зачем: новичку нужно влиться в коллектив, понять, в чём заключается его работа, и не запутаться в куче новых процессов.
Что нужно делать: ключевое правило — не перегружать! Первый день на новом месте и так стрессовый. Постарайтесь сделать его максимально комфортным: познакомьте новичка с командой, проведите небольшую экскурсию по офису или, если это удалёнка, по рабочему пространству.
Сделайте для новичка чек-лист с планом на неделю. Так он сразу поймёт, какие материалы нужно изучить и какие задачи выполнять на старте. В IT-компаниях это могут быть вводные курсы, где сотрудник несколько дней изучает все ключевые системы компании, а потом постепенно начинает вникать в свои задачи. Где-то подойдёт лёгкое интенсивное обучение, где-то — углублённое и длительное.
Введение в рабочий процесс
Когда: первая неделя.
Зачем: чтобы сотрудник не перегорел от сложных задач на старте и не захотел поскорее уволиться. Для компании это чревато расходами на найм и обучение нового человека.
Что нужно делать: здесь главное не спешить. На первых порах лучше дать новичку небольшие понятные задачи. Это может быть работа с простыми проектами или обучение необходимым инструментам.
Закрепление на новом месте
Когда: вторая неделя и дальше.
Зачем: благодаря обратной связи можно улучшить процессы в компании. Например, обновить приветственное письмо или переделать формат обучающего курса в более удобный и понятный — из текста в видео или наоборот.
Что нужно делать: давать и получать обратную связь. Регулярные встречи с руководителем и наставником помогут отслеживать прогресс и вовремя решать проблемы. Подойдут еженедельные короткие встречи, где сотрудник расскажет, что удалось, что было сложно, что хочется поменять.
Ошибки при онбординге
В онбординге есть свои подводные камни. Расскажем, какие бывают типичные ошибки и как их не допустить.
Перегрузка информацией
Не стоит объяснять новичку всё подряд — от корпоративной культуры до сложных процессов. Это стресс для человека. Пытаться сделать «всё и сразу» всё равно что наливать воду в переполненный стакан.
Решение: информацию нужно дозировать. Сначала организационные вопросы, затем знакомство с рабочими инструментами, потом несколько лёгких стартовых задач.
Экстремальное погружение в сложные задачи
Зачастую, чтобы не терять время, новичкам сразу поручают важные проекты. Но если человек ещё не разобрался в основах, это приведёт к плохим последствиям для бизнеса: просроченным задачам, нереализованным проектам. У сотрудника такое экстренное погружение в процессы вызовет стресс и выгорание.
Решение: начинать с самых простых задач. По мере того как новичок будет с ними справляться, давать всё более сложные и объёмные и отслеживать качество выполнения.
Решение: начинать с самых простых задач. По мере того как новичок будет с ними справляться, давать всё более сложные и объёмные и отслеживать качество выполнения.
Бессистемность
Если нет плана онбординга, сотрудник запутается. И не только он, но и его руководитель. Никто не будет понимать, что делать и в каком порядке, кто за это отвечает и где взять нужную информацию. Это тормозит рабочие процессы и отнимает время у руководителя.
Решение: сделать подробные чек-листы с порядком онбординга. Начиная с офера будущему сотруднику и заканчивая 3-6 месяцем работы.
Решение: сделать подробные чек-листы с порядком онбординга. Начиная с офера будущему сотруднику и заканчивая 3-6 месяцем работы.
Одни задачи без корпоративной культуры
Работа — это ещё и корпоративная культура, которая помогает выстраивать отношения в коллективе и чувствовать принадлежность к компании. Без этого новичку будет тяжело адаптироваться к новой среде.
Решение: во время онбординга нужно познакомить сотрудника со всеми коллегами и правилами коммуникации, рассказать о совместном досуге, культурных особенностях.
Решение: во время онбординга нужно познакомить сотрудника со всеми коллегами и правилами коммуникации, рассказать о совместном досуге, культурных особенностях.
Нет обратной связи
Если нет регулярной обратной связи от руководителя и наставника, сотрудник не поймёт, в правильном ли направлении он движется. Новичку важно знать, что он всё делает как надо, и получать помощь. Руководитель же сможет отследить, насколько качественно выполняются задачи, и подсказать, как исправить ошибки.
Решение: выделить новичку наставника. Это может быть опытный коллега, который работает над такими же проектами, или руководитель отдела.
Решение: выделить новичку наставника. Это может быть опытный коллега, который работает над такими же проектами, или руководитель отдела.
Как понять, что онбординг прошёл успешно
Есть несколько критериев, которые показывают, что новый сотрудник адаптировался к работе.
Быстрое погружение в задачи
Если сотрудник уже через 1-2 недели самостоятельно выполняет задачи и понимает, как устроены рабочие процессы, это хороший знак. Он не нуждается в постоянной помощи, знает, что от него ожидают, не дёргает коллег и руководителя по мелочам — значит, онбординг прошёл на ура.
Хорошие отношения с командой
Они складываются, когда сотрудник вливается в коллектив, активно общается с коллегами, участвует в совместных мероприятиях и досуге, понимает гласные и негласные правила. Новичок должен чувствовать себя частью команды, а не чужаком. Выявить проблемы здесь можно с помощью встреч один на один.
Позитивный отклик от самого новичка
Часто компании проводят опросы или собирают обратную связь от сотрудников по завершении онбординга. Если новичок говорит, что всё прошло гладко, ему было понятно, интересно и комфортно — это признак эффективной адаптации.
Инструменты и сервисы онбординга
Онбординг можно сделать проще и эффективнее с помощью современных инструментов и сервисов. Это не просто таблицы и чек-листы, а полноценные системы онбординга, которые помогают структурировать информацию и сделать процесс адаптации комфортным для сотрудника, команды и компании.
Системы по управлению знаниями
Всё начинается со знаний. У любой компании есть свои процессы, регламенты и правила. Чтобы новому сотруднику не приходилось спрашивать коллег по каждой мелочи, важно организовать доступ к этой информации.
В системе управления знаниями Minerva Knowledge есть необходимые инструменты: шаблоны для создания инструкций, публичный портал, умный поиск и встроенный виджет с подсказками.
Такую систему мы внедрили для «Совкомбанка» — одного из крупнейших российских банков. До этого клиент использовал свою базу знаний, но в ней не было единообразия в оформлении материалов и возможности настроить сложный поиск по базе.
После интеграции нашей системы менеджмента знаний сотрудники «Совкомбанка» стали быстрее адаптироваться к работе и находить нужную информацию. Наглядные изменения в цифрах:
В системе управления знаниями Minerva Knowledge есть необходимые инструменты: шаблоны для создания инструкций, публичный портал, умный поиск и встроенный виджет с подсказками.
Такую систему мы внедрили для «Совкомбанка» — одного из крупнейших российских банков. До этого клиент использовал свою базу знаний, но в ней не было единообразия в оформлении материалов и возможности настроить сложный поиск по базе.
После интеграции нашей системы менеджмента знаний сотрудники «Совкомбанка» стали быстрее адаптироваться к работе и находить нужную информацию. Наглядные изменения в цифрах:
Системы обучения команды и клиентов
Чтобы адаптация прошла безболезненно, новому сотруднику важно не только получить информацию, но и пройти обучение. Здесь на помощь приходят системы обучения.
Например, Minerva Learn позволяет создавать курсы, которые новичок может проходить в удобное время. Она автоматизирует весь процесс — от получения знаний в обычной и игровой форме до обратной связи, аналитики и индивидуальных планов развития. Отчёты помогают отслеживать прогресс и оценивать эффективность обучения. Всегда видно, на каком этапе онбординга находится человек и что ему ещё предстоит сделать.
Большое преимущество в том, что система работает на любых устройствах. Можно изучать материалы хоть по пути на работу.
Мы внедрили нашу систему обучения для команды UDS. UDS — это экосистема для работы с клиентами и программами лояльности, которую используют тысячи предпринимателей по всему миру. До Minervasoft они пользовались другой базой знаний, возможностей которой им перестало хватать.
Вот каких результатов добилась UDS после внедрения Minerva Learn:
Например, Minerva Learn позволяет создавать курсы, которые новичок может проходить в удобное время. Она автоматизирует весь процесс — от получения знаний в обычной и игровой форме до обратной связи, аналитики и индивидуальных планов развития. Отчёты помогают отслеживать прогресс и оценивать эффективность обучения. Всегда видно, на каком этапе онбординга находится человек и что ему ещё предстоит сделать.
Большое преимущество в том, что система работает на любых устройствах. Можно изучать материалы хоть по пути на работу.
Мы внедрили нашу систему обучения для команды UDS. UDS — это экосистема для работы с клиентами и программами лояльности, которую используют тысячи предпринимателей по всему миру. До Minervasoft они пользовались другой базой знаний, возможностей которой им перестало хватать.
Вот каких результатов добилась UDS после внедрения Minerva Learn:
Частые вопросы об онбординге
Постепенность — ключ к успеху. Не перегружайте человека информацией и задачами в первый же день. Начните с простого: знакомство с коллективом, рабочими инструментами, небольшими задачами. Пусть новичок почувствует себя на своём месте.
Проводите регулярные встречи один на один с наставником или руководителем. Они помогут вовремя скорректировать направление, если что-то идёт не так.
Как не забыть рассказать обо всём, от коллег до процессов?
Лучшее решение — чек-листы, базы знаний, системы обучения и управления знаниями. Всё это значительно облегчит онбординг. Чек-лист для первого дня — с задачами вроде «познакомься с командой», «получи доступ к аккаунтам, «прочитай инструкции». База знаний станет главным источником информации, в котором новичок не запутается и не упустит ничего важного.
Как включить сотрудника в работу максимально быстро?
Организуйте рабочее пространство заранее — стол, компьютер, ручки, блокноты, чистая бумага и так далее. Если работаете онлайн, пригласите в группы и чаты, поставьте ознакомительные задачи, распишите, где что искать. Видеоинструктаж по рабочей платформе (например, CRM) тоже отличная идея.
Составьте план работы на первые недели. Это сократит время на решение организационных задач и позволит сотруднику быстрее приступить к делу. И не забывайте про корпоративную культуру. Человеку важно не только вникнуть в свои задачи, но и влиться в коллектив.
Когда начинать онбординг?
Начинайте онбординг уже с офера. Если на этом этапе проявить внимание, объяснить, что ждёт новичка дальше — когда и как он выйдет на работу, где нужно зарегистрироваться, какие документы собрать, — это будет большим плюсом и повысит доверие к компании. Ещё это экономит время: чем больше главной информации сотрудник получит на старте, тем быстрее он освоится на рабочем месте.
Проводите регулярные встречи один на один с наставником или руководителем. Они помогут вовремя скорректировать направление, если что-то идёт не так.
Как не забыть рассказать обо всём, от коллег до процессов?
Лучшее решение — чек-листы, базы знаний, системы обучения и управления знаниями. Всё это значительно облегчит онбординг. Чек-лист для первого дня — с задачами вроде «познакомься с командой», «получи доступ к аккаунтам, «прочитай инструкции». База знаний станет главным источником информации, в котором новичок не запутается и не упустит ничего важного.
Как включить сотрудника в работу максимально быстро?
Организуйте рабочее пространство заранее — стол, компьютер, ручки, блокноты, чистая бумага и так далее. Если работаете онлайн, пригласите в группы и чаты, поставьте ознакомительные задачи, распишите, где что искать. Видеоинструктаж по рабочей платформе (например, CRM) тоже отличная идея.
Составьте план работы на первые недели. Это сократит время на решение организационных задач и позволит сотруднику быстрее приступить к делу. И не забывайте про корпоративную культуру. Человеку важно не только вникнуть в свои задачи, но и влиться в коллектив.
Когда начинать онбординг?
Начинайте онбординг уже с офера. Если на этом этапе проявить внимание, объяснить, что ждёт новичка дальше — когда и как он выйдет на работу, где нужно зарегистрироваться, какие документы собрать, — это будет большим плюсом и повысит доверие к компании. Ещё это экономит время: чем больше главной информации сотрудник получит на старте, тем быстрее он освоится на рабочем месте.
