Время прочтения: 6 минут
Представьте: вы открываете новый офис. Цель — расти, нанимать людей, выходить на новые рынки. Но бизнес-процессы начинают замедляться: теряются отчёты, заявки не обрабатываются, сотрудники работают несогласованно. Один ведёт таблицы в Excel, другой отправляет данные по почте, третий фиксирует задачи в телефоне.
Так происходит потому, что в компании не выстроены ключевые процессы: документооборот, постановка задач и контроль за их выполнением. Рассказываем, как навести порядок в делах, какие инструменты масштабирования бизнеса для этого понадобятся и чем может помочь Minervasoft.
Так происходит потому, что в компании не выстроены ключевые процессы: документооборот, постановка задач и контроль за их выполнением. Рассказываем, как навести порядок в делах, какие инструменты масштабирования бизнеса для этого понадобятся и чем может помочь Minervasoft.
Оптимизация процессов: куда смотреть
Оптимизация процессов нужна, когда начинается рост и масштабирование бизнеса, а вместе с ним растёт и объём задач. Лучше заранее настроить процессы в документообороте, юридической базе и IT-инфраструктуре. Это поможет не утонуть в потоке задач, когда их станет в два раза больше.
Документооборот
Всё, что было в головах у команды, нужно превратить в понятные инструкции, чек-листы и регламенты, чтобы сотрудники писали заявки по одной форме, настраивали оборудование не по инструкциям из интернета и могли составлять отчёты самостоятельно. Документы, собранные в одном месте, снизят вероятность ошибок, сэкономят время, нервы и деньги.
Как это сделать:
- Стандартизировать внутренние документы и сделать их доступными для всех сотрудников.
- Создать шаблоны для часто используемых регламентов и инструкций, чтобы избежать ошибок при заполнении и ускорить работу. Например, шаблоны договоров, акты сверки и отчёты.
- Использовать систему управления документацией, чтобы хранить инструкции, протоколы и отчёты в одном месте.
Юридическая и операционная база
Новый регион — это новые законы, требования, форматы договоров и специфика работы с подрядчиками. Если не учесть эти нюансы в плане масштабирования бизнеса, можно столкнуться с задержками, штрафами и срывами процессов.
Что нужно сделать:
- Проверить локальные нормативные требования по охране труда, промышленной безопасности, лицензиям, СРО.
- Переработать базу договоров — учесть условия новых поставщиков, логистики, аренды, найма.
- Настроить под новую площадку внутренние регламенты и инструкции — от хранения ТМЦ до маршрутов согласования документов.
- Назначить ответственных за документооборот, чтобы избежать хаоса и дублирования.
- Ввести централизованный контроль за всеми юридическими документами — договорами, лицензиями, актами и т. д. Например, создать единую систему хранения всех юридических документов и обновлять их по мере необходимости.
- Автоматизировать процессы согласования и проверки документов, чтобы снизить нагрузку на юристов и ускорить согласование сделок.
IT-инфраструктура
Задать вопрос коллеге за соседним столом не всегда удобно: там может сидеть новичок, который работает в компании три дня, или коллега из головного офиса, который приехал на неделю и очень занят. Поэтому, когда происходит развитие и масштабирование бизнеса, лучше автоматизировать рутинные задачи с помощью IT-систем.
Как это сделать:
- Внедрить системы автоматизации, например CRM, ERP, системы для управления проектами, чтобы улучшить взаимодействие между отделами и ускорить выполнение рутинных задач.
- Подключить инструменты для автоматического обновления данных и интеграции разных систем, чтобы ускорить работу и снизить риски ошибок.
Какие инструменты масштабирования бизнеса помогают навести порядок
Без цифровой поддержки управлять новым подразделением становится сложно. Задачи могут теряться, отчёты — задерживаться, а сотрудники — работать несогласованно. В такой ситуации открытие филиала рискует обернуться не развитием, а чередой рабочих сбоев. И тогда процесс превратится в производственный ад.
Облегчить жизнь помогут инструменты для оптимизации: базы знаний, шаблоны и экосистемы.
Базы знаний
Представьте ситуацию: в офисе установили новое программное обеспечение. Первый специалист освоил его и записал инструкции себе в блокнот. Через неделю такой же софт установили в филиале. Но сотрудник этого офиса не разобрался, как работать в системе, из-за чего не успел сдать квартальный отчёт.
А теперь представьте ту же ситуацию, но в компании с базой знаний. Специалист осваивает новый софт и сразу добавляет инструкцию в систему. Через какое-то время другой сотрудник сталкивается с той же задачей: находит нужную информацию за пару кликов, быстро разбирается в процессе и успевает сдать отчёт в срок. Так база знаний помогает масштабированию бизнес-процессов: она сохраняет опыт внутри компании и делает передачу знаний быстрой и надёжной — без постоянных уточнений, звонков и потери времени.
Как работать с базой знаний:
- Создать централизованную базу знаний, где будет храниться нужная информация — от инструкций по работе с оборудованием до регламентов и стандартов.
- Убедиться, что все сотрудники умеют пользоваться программой — находить материалы в поисковике и работать с ними. Если в вашей системе есть файлы с ограниченным доступом, можно настроить роли и присвоить каждой отдельную категорию видимости. А кому-то из сотрудников можно разрешить только чтение документа без редактирования.
- Ввести систему обновления информации, чтобы данные были свежими.
База знаний Minerva Knowledge. Это продвинутая система хранения и поиска информации с мощным совместным редактором для создания контента. В Minerva Knowledge компании хранят документы, инструкции и отчёты — всё в одном месте. А ещё с её помощью можно создавать пошаговые инструкции по выполнению задач. Инструкции будут доступны прямо на рабочих местах сотрудников.
Когда в документе что-то меняется, например срок доставки, система присылает уведомление
Шаблоны для рутинных задач
В процессе масштабирования бизнеса они помогают быстрее выполнять задания: вносить данные в документ удобнее, чем создавать его с нуля. Все сотрудники предприятия работают по единому стандарту, а значит, вероятность допустить ошибку при оформлении документации снижается. Поэтому предлагаем шаблонизировать всё, что только возможно.
Это поможет, например, собирать документы по образцу и отправлять их в нужный отдел, чтобы сотрудники не ждали, пока кто-то найдёт время на оформление.
Как работать с шаблонами:
- Разработайте их для часто повторяющихся задач — отчётов, заявок, спецификаций, внутренних документов.
- Используйте, чтобы упростить документооборот и стандартные рабочие процессы. Например, шаблоны для подачи заявок или для оформления задач.
- Внедрите систему, которая будет автоматически их генерировать.
Minerva Knowledge и шаблоны. Их можно создавать для всех типов документов и хранить в Minerva Knowledge. Программа сама предлагает выбрать шаблон в момент создания нового контента.
Интеграция и единая экосистема
Когда компания использует несколько систем для разных задач, важно правильно настроить их взаимодействие. Поэтому необходимо интегрировать СУЗ со своими инструментами: CRM, Service Desk или телефонией.
Например, у компании есть CRM, где сотрудники ведут клиентов и составляют заявки. Но что делать, если поступил сложный вопрос от клиента или случилась нетипичная ситуация, где требуется пошаговый алгоритм?
В спорных ситуациях поможет интеграция базы знаний в вашу CRM или Service Desk.
Как именно:
- Упростит работу с данными. Вся актуальная информация будет видна в CRM. Сотрудник не попадёт в ситуацию, когда клиент получит неактуальные данные по продукту или прайсу из-за устаревшей версии документа, что может спровоцировать негатив.
- Автоматизирует процессы. Когда база знаний интегрирована в Service Desk, сотрудник намного быстрее обрабатывает, анализирует и закрывает запросы. В этом помогает умный гибкий поиск, а также актуальная, подробная информация.
- Улучшит адаптацию новичков. Для разрешения кризисных ситуаций можно хранить в базе знаний важные скрипты, благодаря которым даже неопытные сотрудники смогут справиться с задачей.
Всё это возможно, в частности, благодаря ИИ-ассистенту от Minervasoft. Будучи частью системы управления знаниями, виджет Minerva Copilot интегрируется с другими внутренними платформами компании, такими как CRM или Service Desk. С интеллектуальным ассистентом сотрудник поддержки быстрее отвечает на вопросы клиентов, что экономит время, снижает нагрузку на «первую линию» и повышает скорость решения задач, особенно при масштабировании компании, когда количество запросов постоянно растёт.
Как Minervasoft помогала компаниям решать проблемы масштабирования бизнеса
ЕМС (Европейский медицинский центр)
ЕМC — частная клиника, которая работает в России 30 лет. По мере роста бизнеса и расширения клиентской базы у неё возникали сложности в организации работы и управлении информацией.
Проблемы, с которыми столкнулась клиника:
- Большой поток клиентов, с которыми не справляются специалисты поддержки.
- Разрозненные каналы общения с клиентами.
- Некачественная база знаний с дублирующейся и устаревшей информацией.
Что сделали специалисты Minervasoft:
- Собрали все документы в одном месте и привели их к единому формату. Теперь всё хранится в базе данных Minerva Knowledge. Искать информацию стало проще.
- Настроили систему так, чтобы сотрудники получали уведомления об изменениях контента.
Результаты:
Minervasoft помогла сократить время на поиск нужной информации, улучшить коммуникацию между сотрудниками, повысить эффективность работы подразделения и сократить срок обучения новых сотрудников на 20%.
Baikal Electronics
Baikal Electronics — российский дизайн-центр, который разрабатывает системы на кристалле на базе архитектур MIPS, Arm и RISC-V. Процессоры компании используют в компьютерных и промышленных системах с разным уровнем производительности и функциональности.
Проблемы, с которыми столкнулся дизайн-центр при масштабировании:
Что сделали специалисты Minervasoft:
Результаты
У Baikal Electronics много партнёров за рубежом, поэтому компании важно быстро обрабатывать запросы, которые приходят в поддержку. Minerva Knowledge помогает справляться с этой задачей: сотрудники своевременно реагируют на обращения пользователей.
База знаний позволяет экономить время сотрудников и предотвращает необходимость резкого увеличения штата при выходе новых продуктов. И примеры ЕМС и Baikal Electronics это показывают: если инструменты масштабирования бизнеса правильные, то они сэкономят время, повысят качество обслуживания и улучшат эффективность работы. У вашего бизнеса будет стабильная поддержка при росте объёмов производства.
- Выросло число продуктов и партнёров, появилось много новой документации, а системы хранения с мощным поисковиком не было. Не получалось предоставлять техническую документацию партнёрам в удобном формате.
- Росло количество запросов, с которыми не могла справиться поддержка. Отсутствовала внутренняя база знаний на основе закрытых тикетов в Service Desk, чтобы специалистам не приходилось решать одинаковые вопросы несколько раз.
Что сделали специалисты Minervasoft:
- Создали централизованную базу знаний, что позволило компании эффективно справляться с растущим объёмом запросов от партнёров и клиентов.
- Внедрили специальный виджет, который помогает конечным пользователям найти нужный контент в базе поддержки Service Desk и на сайте Baikal Electronics. Компания расширила сферу своей поддержки — теперь она не только помогает разработчикам оборудования, но и делает более удобной эксплуатацию для конечного пользователя.
Результаты
У Baikal Electronics много партнёров за рубежом, поэтому компании важно быстро обрабатывать запросы, которые приходят в поддержку. Minerva Knowledge помогает справляться с этой задачей: сотрудники своевременно реагируют на обращения пользователей.
База знаний позволяет экономить время сотрудников и предотвращает необходимость резкого увеличения штата при выходе новых продуктов. И примеры ЕМС и Baikal Electronics это показывают: если инструменты масштабирования бизнеса правильные, то они сэкономят время, повысят качество обслуживания и улучшат эффективность работы. У вашего бизнеса будет стабильная поддержка при росте объёмов производства.
