Знания — главный актив любой организации, поэтому их потеря или замедление процесса распространения обходится дорого: специалисты увольняются, нужная информация растворяется в чатах и почте, а на поиск решений уходит больше времени, чем на саму работу. В итоге — хаос, замедленные процессы и упущенные возможности.
Рассказываем, для чего нужна система управления знаниями организации. У нас на это пять основных причин.
Рассказываем, для чего нужна система управления знаниями организации. У нас на это пять основных причин.
Краткое содержание:
Причина управлять знаниями № 1. Оставить опыт сотрудников в компании, даже если они уходят
Что происходит, когда знания хранятся только в головах сотрудников, чатах или почтовых ящиках? Они рано или поздно потеряются. В любой компании есть те, кто всё знает и всё решает. Пока они на месте, всё работает. Но стоит такому сотруднику уйти в отпуск, заболеть или уволиться, начинается хаос. Новички тратят дни, иногда недели на то, чтобы разобраться в задачах. А если бы всё было задокументировано, можно было бы объяснить за час.
Представим ситуацию, которая знакома многим организациям. В отделе маркетинга работает опытный специалист, назовём его Ваней. Он отвечает за настройку рекламных кампаний и знает все тонкости работы с ключевыми клиентами. Ваня — человек, к которому обращаются за советом, когда что-то идёт не так. Он хранит всю информацию в своей голове, иногда записывает что-то в блокнот или отправляет коллегам в чат.
Однажды Ваня решает уволиться. Он уходит, а вместе с ним — и весь его опыт. Новый специалист, который приходит на место Вани, сталкивается с проблемами:
— Где у нас инструкция по работе с этим заказчиком?
— О, этим Ваня занимался. Может, где-то в его папках?
— Нет, я уже смотрел...
Новичок тратит неделю на то, чтобы разобраться в задачах, которые Ваня мог бы объяснить за час. В итоге работа замедляется, заказчики недовольны, а команда стрессует.
Этот пример показывает, как отсутствие менеджмента знаний приводит к потере ценного опыта. И это не просто неудобство — это реальные финансовые потери для бизнеса.
— Где у нас инструкция по работе с этим заказчиком?
— О, этим Ваня занимался. Может, где-то в его папках?
— Нет, я уже смотрел...
Новичок тратит неделю на то, чтобы разобраться в задачах, которые Ваня мог бы объяснить за час. В итоге работа замедляется, заказчики недовольны, а команда стрессует.
Этот пример показывает, как отсутствие менеджмента знаний приводит к потере ценного опыта. И это не просто неудобство — это реальные финансовые потери для бизнеса.
Как СУЗ решает эту проблему
Современная система управления знаниями (Knowledge Management System, KMS) является ключевым инструментом для сохранения всего опыта команды в одном месте.
Давайте представим, как бы выглядела ситуация с Ваней, если бы в компании была система управления знаниями.
Ваня, как и другие рабочие, регулярно вносит свои знания в систему: инструкции, шаблоны, кейсы, примеры успешных решений. Всё это структурировано и легкодоступно. Когда он увольняется, новый рабочий не тратит неделю на поиск информации. Он открывает СУЗ, находит гайды и быстро вникает в задачи:
— Где у нас инструкция по работе с этим клиентом?
— Всё есть в базе знаний, просто введи ключевые слова в поиске.
Новичок за час изучает материалы. Команда не теряет время на пояснения, заказчики довольны, а бизнес продолжает работать без сбоев.
Например, Minerva Knowledge упрощает поиск информации благодаря удобной структуре: можно выстраивать иерархию разделов, добавлять теги и связывать документы сквозными ссылками. Умный поиск работает так же, как в Google, — понимает запросы даже с опечатками и учитывает контекст. Например, по запросу «договор поставки» система найдёт «договор поставки» и покажет самые релевантные документы.
Давайте представим, как бы выглядела ситуация с Ваней, если бы в компании была система управления знаниями.
Ваня, как и другие рабочие, регулярно вносит свои знания в систему: инструкции, шаблоны, кейсы, примеры успешных решений. Всё это структурировано и легкодоступно. Когда он увольняется, новый рабочий не тратит неделю на поиск информации. Он открывает СУЗ, находит гайды и быстро вникает в задачи:
— Где у нас инструкция по работе с этим клиентом?
— Всё есть в базе знаний, просто введи ключевые слова в поиске.
Новичок за час изучает материалы. Команда не теряет время на пояснения, заказчики довольны, а бизнес продолжает работать без сбоев.
Например, Minerva Knowledge упрощает поиск информации благодаря удобной структуре: можно выстраивать иерархию разделов, добавлять теги и связывать документы сквозными ссылками. Умный поиск работает так же, как в Google, — понимает запросы даже с опечатками и учитывает контекст. Например, по запросу «договор поставки» система найдёт «договор поставки» и покажет самые релевантные документы.
Причина управлять знаниями № 2. Сократить время на онбординг и адаптацию сотрудников
Время — один из самых ценных ресурсов в бизнесе. Когда новые сотрудники тратят недели, чтобы разобраться, где искать информацию, снижается продуктивность всей команды. Чем быстрее человек вникает в проект, тем скорее он начнёт приносить пользу.
Представьте типичную ситуацию, когда система управления знаниями организации отсутствует. Поиск информации превращается в квест:
— Где у нас инструкция по работе с этим заказчиком?
— Кажется, в облаке… или в чате… Я не помню.
Человек тратит часы на поиск. В итоге оказывается, что инструкция была в гугл-документе, который создали полгода назад, но его никто не обновлял, и теперь она устарела.
Такие ситуации мешают выполнению задач, задерживают проекты и приводят к ошибкам. Если выстроена система управления знаниями с применением современных методов сбора и хранения информации, новых сотрудников можно адаптировать быстрее, а обмен данными становится эффективнее.
Например, когда команда разработки погружает в проект нового специалиста, ему нужны гайды, регламенты, описание архитектуры, API и типовые процессы встреч. Без этого он вынужден собирать данные по крупицам, а это замедляет процесс.
Ещё пример. Если у поддержки не организован менеджмент знаний и нет эффективного поиска по базе, у новых специалистов возникнут сложности в работе с заказчиками. Вопросы повторяются, а нужная информация теряется в чатах и переписках.
Такие ситуации мешают выполнению задач, задерживают проекты и приводят к ошибкам. Если выстроена система управления знаниями с применением современных методов сбора и хранения информации, новых сотрудников можно адаптировать быстрее, а обмен данными становится эффективнее.
Например, когда команда разработки погружает в проект нового специалиста, ему нужны гайды, регламенты, описание архитектуры, API и типовые процессы встреч. Без этого он вынужден собирать данные по крупицам, а это замедляет процесс.
Ещё пример. Если у поддержки не организован менеджмент знаний и нет эффективного поиска по базе, у новых специалистов возникнут сложности в работе с заказчиками. Вопросы повторяются, а нужная информация теряется в чатах и переписках.
Также важно настроить обмен знаниями между ролями: аналитиками, разработчиками, тестировщиками. Все они взаимодействуют друг с другом. Если процессы передачи документации между ними не выстроены, новички сталкиваются с хаосом: документация разбросана, актуальность не проверяется, в результате скорость онбординга падает.
Как СУЗ решает эту проблему
Концепция управления знаниями — это подход, при котором компания не просто хранит информацию, а делает её структурированной и легкодоступной с помощью современных информационных технологий. Давайте представим, как бы выглядела та же ситуация, если бы в компании работала СУЗ:
— Где у нас инструкция по работе с этим клиентом?
— В базе знаний лежит.
Специалист открывает СУЗ, вводит ключевые слова в поиске и за несколько секунд находит нужный документ. Все данные актуальны, потому что система регулярно обновляется. Больше не нужно искать файлы в чатах, пересматривать переписки или спрашивать коллег.
Minerva Knowledge делает поиск ещё быстрее. Можно встроить систему управления в любые корпоративные сервисы через API или использовать её в формате виджета с AI-помощником. Он анализирует статьи из базы знаний и подсказывает нужные ответы в зависимости от контекста запроса.
В отличие от публичных нейросетей AI-помощник использует только данные из корпоративной базы. Он не придумывает ответы, а выдаёт только проверенные факты. Это снижает риски ошибок и помогает специалистам быстрее получать точную информацию.
Minerva Knowledge делает поиск ещё быстрее. Можно встроить систему управления в любые корпоративные сервисы через API или использовать её в формате виджета с AI-помощником. Он анализирует статьи из базы знаний и подсказывает нужные ответы в зависимости от контекста запроса.
В отличие от публичных нейросетей AI-помощник использует только данные из корпоративной базы. Он не придумывает ответы, а выдаёт только проверенные факты. Это снижает риски ошибок и помогает специалистам быстрее получать точную информацию.
Причина управлять знаниями № 3. Повысить качество сервиса обработки обращений
Ошибки — неизбежная часть работы. Но что, если они происходят не из-за недостатка опыта, а из-за хаоса в знаниях? Когда в организации нет единой системы управления знаниями, сотрудники действуют наугад: кто-то использует устаревшие инструкции, кто-то полагается на интуицию. В итоге — ошибки, повторение одних и тех же нарушений и потеря ресурсов.
Разберём ситуацию, которая часто встречается в клиентском сервисе.
Бизнес работает с клиентами по стандартным сценариям. Менеджеры поддержки знают, как отвечать на типовые запросы, но регламенты постоянно обновляются. Один сотрудник использует новую инструкцию, другой — ту, что нашёл в почте полгода назад.
В результате клиенты получают противоречивые ответы. Например, один менеджер обещает бесплатную замену товара, а другой сообщает, что такой опции нет. Клиент недоволен, требует объяснений, и компании приходится разбираться с конфликтом. Это не только снижает лояльность клиентов, но и приводит к дополнительным затратам.
В результате клиенты получают противоречивые ответы. Например, один менеджер обещает бесплатную замену товара, а другой сообщает, что такой опции нет. Клиент недоволен, требует объяснений, и компании приходится разбираться с конфликтом. Это не только снижает лояльность клиентов, но и приводит к дополнительным затратам.
Например, придётся платить за более дорогую вторую линию при переводе клиента на более опытного специалиста. К этому приводит низкое качество знаний у специалистов на первой линии и неотлаженная доставка этих знаний во время обслуживания.
А если они не объединены в систему, то вы рискуете получить неактуальный ответ в каналах обслуживания. Чтобы избежать этой ситуации, лучше всего интегрировать систему управления знаниями компании в чат-бота, телефонию или сайт.
Как СУЗ решает эту проблему
Система управления знаниями организации помогает создать единый источник актуальной информации, где собраны все инструкции, регламенты и ответы на частые вопросы. Представим, как выглядела бы та же ситуация, если бы в компании работала система управления знаниями.
- При обновлении регламента его сразу добавляют в базу знаний, в раздел «Правила работы с клиентами».
- Все сотрудники отдела получают уведомление об изменениях и используют только актуальную версию документа.
- Менеджеры находят нужные инструкции за секунды, без лишних уточнений и пересылок в чатах.
Так работает Minerva Knowledge. В системе управления есть лента обновлений: когда документ меняется, сотрудники сразу об этом узнают. Не остаётся устаревших инструкций, дублирующихся файлов и разночтений. Это снижает число ошибок, ускоряет работу и повышает качество сервиса.
Причина управлять знаниями № 4. Сократить затраты на обслуживание клиентов и обучение специалистов
Когда информация разрознена, компании несут дополнительные затраты на поддержку клиентов и обучение сотрудников. Чем сложнее найти ответ на вопрос, тем больше ресурсов уходит на его решение. Это увеличивает нагрузку на персонал, а также влияет на скорость работы и конечные финансовые результаты.
Например, дольше обрабатываются клиентские запросы. Специалисты поддержки тратят больше времени на поиск информации, из-за чего падает скорость ответа, а нагрузка на команду растёт. Компании приходится держать больше сотрудников, чем необходимо.
Представьте, что клиенту дали неточный ответ в поддержке. Тогда он снова обратится за помощью. Это снизит показатель FCR (First Contact Resolution) — долю решённых вопросов с первого контакта — и увеличит нагрузку на саппорт. Также вырастит CEA (Critical Error Accuracy) — количество грубых ошибок при консультации.
Если первая линия поддержки не может найти ответ, сложные вопросы передают на вторую и третью линии, где специалисты дороже. А это уже увеличивает затраты на обслуживание и фонд оплаты труда.
Как СУЗ решает эту проблему
Использование базы знаний, например российской Minerva Knowledge, — это не просто удобство, а реальная экономия ресурсов для развития предприятия. Компании снижают затраты на поддержку, обучение и исправление ошибок, а сотрудники работают быстрее и эффективнее.
Система управления знаниями внутри организации:
- Разгружает поддержку. Если в базе знаний есть актуальные гайды, готовые ответы и продвинутый поиск с ИИ, операторы первой линии могут решать больше вопросов самостоятельно. Это уменьшает нагрузку на команду и снижает потребность в дополнительном персонале.
- Сокращает время на обучение. Новые сотрудники быстрее адаптируются, потому что у них есть доступ ко всему необходимому с первого дня и понятная иерархия знаний.
- Повышает точность консультаций. Когда информация доступна и актуальна, сотрудники совершают меньше ошибок. Это снижает количество повторных обращений и улучшает клиентский сервис.
Причина управлять знаниями № 5. Запускать проекты быстрее
В конкурентной среде скорость разработки — ключевое преимущество. Но рост компании тормозят «узкие места»: новички неделями адаптируются, а опытные сотрудники тратят время на повторные объяснения.
Представим вымышленный IT-стартап CloudTech. Он выиграл тендер на создание платформы для умного дома. Проект требовал интеграции с редкими IoT-устройствами, срок — три месяца. В команду пришли новые разработчики, но погружение затянулось:
- Документация к прошлым проектам разрознена, поиск информации занимал дни.
- Новички тратили 30% времени на уточнения, перегружая коллег.
- Ошибки в настройке протоколов, которые уже решали раньше, привели к задержке.
Из-за срыва сроков заказчик отказался от дальнейшего сотрудничества. Стартап потерял потенциальные заказы и упустил возможность роста.
Как СУЗ решает эту проблему
Внедрив систему менеджмента знаний, CloudTech структурировал опыт прошлых проектов. Когда стартовал новый заказ — аналогичная платформа для умных офисов, — процесс изменился в текущем году:
1.Использовали базу знаний как инструкцию.
В СУЗ команда нашла:
- Готовый чек-лист по интеграции IoT-устройств с примерами кода и с типовыми ошибками.
- Запись вебинара технического лида о работе с редкими протоколами.
- Шаблон договора с рисками, которые нужно учесть в условиях SLA.
2. Сократили время адаптации. Цифровая система управлениями знаниями позволила новичкам изучить материалы за три дня вместо трёх недель.
3. Запустились без задержек. Проект стартовал в запланированный срок. Разработчики использовали готовые решения из системы, а менеджеры учли прежние риски в переговорах с заказчиком.
Результат. В результате внедрения KMS проект сдали в срок. Разработчики не тратили время на поиск данных, а менеджеры заранее учли возможные риски. Теперь CloudTech ведёт четыре проекта одновременно, а заказчик продолжает сотрудничество.
Такие системы управлений знаниями, как Minerva Knowledge, превращают разрозненные данные в понятные алгоритмы. Например, регламент тестирования функций может включать не только шаги, но и ссылки на прошлые баг-репорты. Это как GPS: вместо блужданий в темноте они идут по проложенному маршруту, экономя время и ресурсы компании.
3. Запустились без задержек. Проект стартовал в запланированный срок. Разработчики использовали готовые решения из системы, а менеджеры учли прежние риски в переговорах с заказчиком.
Результат. В результате внедрения KMS проект сдали в срок. Разработчики не тратили время на поиск данных, а менеджеры заранее учли возможные риски. Теперь CloudTech ведёт четыре проекта одновременно, а заказчик продолжает сотрудничество.
Такие системы управлений знаниями, как Minerva Knowledge, превращают разрозненные данные в понятные алгоритмы. Например, регламент тестирования функций может включать не только шаги, но и ссылки на прошлые баг-репорты. Это как GPS: вместо блужданий в темноте они идут по проложенному маршруту, экономя время и ресурсы компании.
Так выглядит стартовая страница Minerva Knowledge
Система управления знаниями — это не просто инструмент, а стратегический актив компании. Она помогает сохранять опыт команды, ускорять процессы, обеспечивать широкое распространение знаний, избегать ошибок и принимать обоснованные решения. Это снижает потери времени и ресурсов, а значит, даёт бизнесу больше возможностей для роста.
