Управление знаниями внутри IT-подразделений

Сегодня термин Knowledge Management в среде IT-специалистов воспринимается если не в штыки, то с изрядной долей скепсиса. Нередко этот процесс программисты понимают в виде формулы «Знания = документация». Соответственно, у любого ответственного кодера встает логичный вопрос: «Я скрупулезно документирую свой код, трачу на это кучу времени. Зачем нам еще какая-то база знаний?»

В действительности, знания компании выходят далеко за рамки описанной формулы. Если документация – это перевод с языка программ на человеческий, то знания – это описание того, почему специалистом было принято, то или иное решение, и какими идеями он руководствовался.

База знаний – это своего рода цифровая сокровищница, способная хранить существенные богатства компании: описания процессов и процедур, информацию о продукте, практические советы по исправлению ошибок, обучающие программы для плавного онбординга. Кроме того, речь и об огромном пласте неявных знаний – опыте сотрудников – который, к сожалению, часто никак не фиксируется.

Профессиональные кадры – ключ к успеху предприятия, но для подстраховки лучше иметь резервную копию. Нельзя допустить, чтобы корпорация оказалась в зависимости от отдельных инженеров. Человек – птица свободная. Он может уволиться, уйти к конкурентам или просто на другую позицию. Тогда всплывает серьезная угроза нарушения бизнес-процессов. Именно здесь на помощь IT-подразделениям и приходит система управления знаниями.

База знаний – карточка памяти всего коллектива

База знаний способна охватывать уникальную для организации информацию и гарантировать сохранность в случае кадровых перестановок.

Циркуляция данных внутри компании есть всегда, но может проходить двумя способами: стихийно или контролируемо.

Стихийно – это когда специалисты сами создают какие-то заметки, гайды и мануалы и при случае делятся ими с коллегами. Очевидно, о системности в данном случае речи нет, и большая часть таких записей остается в рамках тет-а-тет общения в мессенджере, а после и вовсе забывается.

Контролируемое управление знаниями происходит тогда, когда даже неявные знания сотрудников (добытые опытным путем) документируются и централизованно хранятся «в стенах» компании. Если человека отправляют на обучение, он пополняет полезной информацией и навыками не только свою голову, но и с помощью базы знаний делится ими с коллегами. В таком случае, другим сотрудникам и новоприбывшим работникам становится значительно проще жить. Не обязательно посещать курсы повышения квалификации - там за ваc уже побывали и заботливо законспектировали материал. Остается лишь отыскать знания в несколько кликов, как только они потребуются.

Реальные знания для виртуальных команд

Хотим мы этого или нет, но мир, а вместе с ним и рабочие процессы с каждым днем все больше уходят в онлайн. Виртуальные команды объединяют экспертов и специалистов из различных точек планеты для создания интенсивной и насыщенной знаниями среды. Эти команды ориентированы на конкретные задачи, создаются для достижения конкретной цели и расформировываются сразу после завершения проекта. В итоге, сделанные в процессе выполнения работы «открытия» так и остаются на индивидуальном уровне, в нейронах и синапсах отдельных людей.

Сложность обмена неявными знаниями в основном связана банально с социальным характером передачи информации. В интернет-среде пока еще нет бурных разговоров в курилках и длинных совместных поездок на метро домой, поэтому внутри удаленных команд грамотное управление знаниями обретает особую значимость и вес для бизнеса.

Как не растерять знания мудрецов?

Обидно терять знания талантливых специалистов. Опыт и логические выводы, к которым люди пришли в процессе работы, бесценны. Они должны фиксироваться и быть доступными для других.

Важно поощрять членов команды за документирование их ключевого опыта. Это должно стать частью их должностных обязанностей, а не дополнительной рутиной. В идеале, если обмен знаниями будет происходить на регулярной основе.

Руководители должны поощрять культуру команды, ориентированную на знания. Развитие доверия и честности между членами команды играет важную роль в обмене знаниями между ними.

Ну, и куда без программного обеспечения. IT-команде необходимо иметь централизованное хранилище знаний. В идеале размещать информацию внутри профессиональной системы знаний. Она автоматически анализирует контент и оптимизирует процесс работы с информацией. Система управления знаниями Minerva Knowledge с такой задачей отлично справится. Разработанный нами софт имеет массу полезных фич, которые точно оценят IT-специалисты:

Мигратор контента, доступов и комментариев из Confluence;
Удобный редактор с множеством плагинов, включая блоки с подсветкой кода, диаграммы Draw.io и PlantUML. Возможность создавать свои плагины;
Открытый API и виджет для интеграции в другие системы;
Гибкий поиск с учетом опечаток, тегов, исправления раскладки и точных ответов. Также, виджет рекомендаций по контексту;
Адаптированное мобильное приложение для iOS и Android.

Выводы

Таким образом, мы видим, что ключевым фактором в управлении знаниями в IT-подразделениях является создание инфраструктуры как на технологическом, так и на культурном уровне. Грамотная стратегия управления знаниями позволяет командам работать эффективнее. Извлечение уроков из прошлого опыта и использование хранилища знаний предоставляют ценные данные для более оперативного принятия решений. Но помните, даже если тим-лиды и вся команда серьезно настроены на перемены (скорее всего — нет), важно озаботиться, чтобы софт поспевал по своим возможностям за решениями организации. Стоит обратить внимание на профессиональные системы управления знаниями. Они способны консолидировать гигантские объемы информации, предоставляя сотрудникам удобный и быстрый доступ к нужным статьям.