Что общего между бюрократией, прокрастинацией и ростом расходов компании?
Сирил Норткот Паркинсон — британский учёный, который в своих сатирических эссе гениально разобрал этот вопрос. Он метко описал абсурдные «законы», с которыми мы сталкиваемся каждый день. Законы, которые объясняют, почему мы теряем время впустую, а компании — деньги.
В этой статье мы расскажем, как работают законы Паркинсона в тайм-менеджменте и для чего их нужно нарушать. Спойлер: чтобы жить и работать лучше.
Первый закон Паркинсона: «Работа заполняет всё время, отпущенное на неё»
Представьте: руководитель даёт менеджеру неделю на подготовку ежемесячного отчёта. Его можно сделать за день, но подчинённый растягивает задачу на всю неделю: уточняет данные, перепроверяет цифры, несколько раз редактирует текст. В итоге менеджер сдаёт отчёт ровно в срок, хотя мог гораздо раньше.
Ещё одна ситуация: команде дают месяц на реализацию проекта. Основные задачи можно выполнить за две недели, но сотрудники углубляются в детали, проводят лишние встречи и пересматривают планы. В результате проект заканчивают в последний день, хотя могли бы сдать его раньше.
Эти ситуации — примеры того, как работает первый закон Паркинсона: «Работа заполняет всё время, отпущенное на неё».
Почему нужно нарушать первый закон Паркинсона
Потому что у этого закона есть два неприятных побочных эффекта.
1.Перфекционизм — стремление сделать всё идеально.
Менеджер не принесёт отчёт раньше срока, даже если набросал его в первый день. Он будет проверять цифры, орфографию, уточнять данные, возможно, даже вычитывать вслух. И каждый раз вносить корректировки.
По такому же принципу команда не закончит проект раньше поставленного дедлайна, потому что всегда можно что-то улучшить.
Недостаток перфекционизма: работа растягивается, а сроки удлиняются. Менеджер мог бы сдать отчёт уже к концу дня, и вполне возможно, что руководителю этого было бы достаточно. А если нет — сотрудник получил бы замечания и отработал бы их на следующий день.
Команда может месяц делать проект и получить негативную обратную связь. А можно было бы больше узнать о задаче клиента уже на второй неделе и показать классный результат к концу.
2.Прокрастинация — желание откладывать дела на потом.
Менеджер неделю будет заниматься чем угодно: задавать дополнительные вопросы, пересчитывать цифры, редактировать шапку документа, переключаться на другие задачи, смотреть ролики, гулять с собакой и листать ленту. А за день до дедлайна приступит к отчёту.
Команда проекта тоже найдёт, чем заниматься целый месяц.
Недостаток прокрастинации: задачу откладывают или медленно выполняют. Менеджер мог бы сдать документ и переключиться на другие задачи вместо того, чтобы растягивать работу над отчётом на семь дней.
Как нарушить первый закон Паркинсона
Есть несколько советов, которые помогут сотрудникам и руководителям компании хакнуть закон.
Внедрите системы управления задачами. Они помогут сотрудникам не растягивать время и видеть приоритеты по срокам.
Внедрите техники тайм-менеджмента в компанию. Руководство может стимулировать использование таких техник. Например, таймер Pomodoro. С его помощью получится не растягивать задачи. А короткие перерывы помогут сохранять продуктивность и избежать выгорания: 25 минут фокусируетесь на одном таске, 5 минут отдыхаете и делаете следующую.
Сокращайте сроки. Например, менеджер может оценить реальный срок подготовки отчёта. И если его можно сделать за день, значит, нужно делать за день.
Разбивайте большие задачи на более мелкие. Этапы могут быть такими: запросить данные у аналитиков, собрать цифры прошлого месяца, посчитать результаты, перенести информацию в документ.
Выделите на задачу конкретный день. Даже если менеджер взял неделю на отчёт, важно сразу внести задачу в календарь. Например, «Четверг, 12:00–15:00 — Отчёт». Лучше сделать это в первый день.
Не растягивайте время. Отставить прокрастинацию. Отчёт не станет лучше, если потратить на него 15 часов вместо восьми. Он преобразится, только если получить обратную связь от руководителя.
Используйте принцип Парето. 20% усилий приносят 80% результата. Представьте, что ваш менеджер:
- Определяет главную цель отчёта — например, показать динамику продаж за квартал.
- Собирает ключевые цифры и показатели, которые действительно важны для анализа — например, вместо анализа всех 50 метрик он выбирает 3–5 самых значимых: общий объём продаж, средний чек и динамику по ключевым товарам.
- Использует готовые шаблоны — например, не тратит время на идеальный дизайн, а берёт уже проверенный формат презентации.
- Пишет краткие выводы — например, формулирует несколько ёмких тезисов, которые сразу дают понимание ситуации.
В результате менеджер тратит на подготовку отчёта не неделю, а один день. И достигает 80% результата: отчёт содержит всю необходимую информацию. Оставшееся время он может потратить на более важные задачи или уточнить недостающие детали.
Расставляйте приоритеты. Паркинсон писал, что важные дела в нашем календаре — это 10%, а остальные 90 % — это бесполезная ерунда, которой мы занимаемся. Лучше делать акцент на тех самых 10 %. Расставить приоритеты помогут техники приоритизации. Например, матрица Эйзенхауэра.
Начните работу в ближайшие 72 часа. Как только менеджер получил задачу на отчёт, важно сделать хотя бы маленькое усилие сразу. Например, собрать цифры или найти шаблон для документа.
Второй закон Паркинсона: «Расходы растут вместе с доходами»
Представьте: IT-компания разработала мобильное приложение и заработала в первый год 5 миллионов рублей. На волне успеха руководители решили увеличить бюджет на маркетинг, нанять больше сотрудников и расширить офис.
В итоге у компании вырос не только доход, но и:
- бюджет — он увеличился на 50% в сравнении с прошлым годом;
- количество сотрудников — теперь их 35, а не 20;
- зарплаты — в такую компанию набрали лучших;
- аренда — новый офис стоит дороже.
К концу второго года доходы компании выросли до 10 миллионов рублей — но какая разница, если прибыль сократилась из-за увеличившихся расходов? Рост доходов не привёл к ожидаемому увеличению прибыли.
Так выглядит эффект Паркинсона в организации: «Расходы растут вместе с доходами». Его опубликовали во второй книге Паркинсона «Закон и прибыли».
Почему нужно нарушать второй закон Паркинсона
Закон гласит, что расходы в компании увеличиваются пропорционально доходам: вместе с ростом доходов растут и затраты. А это приводит к неэффективному использованию ресурсов и снижению прибыли.
Например, проект может получить дополнительное финансирование, а вместе с этим лишние согласования и избыточные расходы. В таких условиях об увеличении скорости работы можно даже не думать.
Если нарушить второй закон, то компанию ждут приятные бонусы.
1.Увеличение прибыли.
Если не контролировать расходы, рост доходов не приведёт к росту прибыли. С нарушением второго принципа Паркинсона получится более эффективно управлять ресурсами и сохранять прибыль.
А ещё расходы компании привязаны к реальным потребностям, поэтому их нужно постоянно контролировать.
2.Повышение операционной эффективности.
Сократив лишние расходы, компания сможет пересмотреть внутренние процессы и устранить проблемы. Это ускорит работу, снизит бюрократию и поможет разумнее использовать ресурсы. В результате сотрудники будут меньше времени тратить на рутину и больше на задачи, которые двигают бизнес вперёд.
3.Гибкость и устойчивость.
Компания, которая умеет контролировать свои расходы, более устойчива к рыночным колебаниям и кризисам, легче адаптируется к изменениям и сохраняет конкурентоспособность.
Как нарушить второй закон Паркинсона
Хакнуть второй принцип Паркинсона руководителям и сотрудникам компаний помогут наши советы.
Оптимизируйте рабочие процессы. Пересмотрите, какие задачи требуют слишком много времени или ресурсов. Возможно, можно ускорить их за счёт автоматизации или более рационального подхода. Менеджеры могут внедрить шаблоны для частых запросов или автоматизировать отчётность. А сотрудники — предлагать улучшения в своей повседневной работе, например, упрощать документооборот или объединять схожие задачи.
Развивайте личную эффективность и экономное мышление. Менеджеры могут следить за расходами ресурсов компании впустую. Например, не заказывать лишние расходные материалы «на всякий случай» или не печатать документы, если можно обойтись цифровой версией.
Установите чёткие бюджетные ограничения. Определите лимиты для каждого отдела и проекта. Например, на разработку тратите не больше 500 тысяч рублей в месяц. Так вы исключите избыточные расходы и заставите команду ответственнее подходить к распределению ресурсов.
Контролируйте рабочие бюджеты. Если вы отвечаете за определённый бюджет (например, на командировки, закупку материалов или обучение), следите за его расходованием. Не запрашивайте больше средств, чем действительно необходимо.
Анализируйте затраты. Установите регулярные проверки бюджета, чтобы выявлять ненужные или избыточные расходы. Один из вариантов: запрашивайте еженедельный отчёт трат компании. Эти данные помогут понять, какие затраты можно сократить.
Например, компанию можно перевести на облачные хранилища и сэкономить на сервисном оборудовании. А собственные онлайн-курсы для новых сотрудников помогут не тратить деньги на приглашённых экспертов и семинары — вы просто даёте доступ к базе знаний, а команда изучает материалы в любое удобное время и столько, сколько нужно.
Применяйте методику Lean. Внедряйте принципы бережливого производства, чтобы оптимизировать процессы и снизить затраты. Это поможет выявить неэффективные участки в работе и устранить их.
Стимулируйте культуру экономии. Создайте атмосферу, в которой каждый сотрудник будет понимать, почему важен контроль расходов. Поощряйте идеи по сокращению затрат и оптимизации процессов.
Используйте технологии для автоматизации. Инвестируйте в инструменты и программное обеспечение, которые помогут автоматизировать рутинные задачи и снизить затраты на рабочую силу.
Например, в компании можно внедрить систему управления знаниями, которая станет вашим надёжным помощником. Вся информация будет собрана в одном месте, а сотрудники перестанут терять часы на её поиски. Именно так работает Minerva Knowledge: загрузите все документы и файлы в систему, а затем наведите порядок и создайте удобную и структурированную базу знаний.
Третий закон Паркинсона: «Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — конец пути»
Представьте: компания-разработчик ПО начинает с небольшого проекта — создаёт простое приложение для управления задачами. В начале команда состоит из пяти человек, потому что процессы простые: разработка, тестирование и внедрение идут параллельно, и все изменения оперативно вносит каждый участник.
Но популярность приложения растёт вместе с количеством пользователей. Компания решает расширить функционал. В команду приглашают новых разработчиков, дизайнеров и маркетологов. Каждое новое требование — это новые функции и увеличение сложности проекта.
В итоге:
- Разработка становится менее прозрачной: вместо одной команды появляется несколько, каждая из которых занимается своей частью функционала.
- Коммуникация между командами ухудшается: недопонимания и конфликты возникают из-за разницы в ожиданиях. Например, новый дизайнер уверен, что старые кнопки нужно заменить, а разработчик считает это пустой тратой времени.
- Время на тестирование увеличивается: новые функции требуют интеграции с уже существующими.
К концу проекта команда понимает, что сложность системы достигла критической точки. Запуск обновления затягивается на месяцы, а пользователи начинают жаловаться на ошибки и нестабильность работы приложения. Усложнённость процессов фактически останавливает развитие проекта.
Так работает третий закон Паркинсона кратко: «Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — это конец пути». Он был опубликован в третьей книге «Свояки и чужаки».
Любое развитие — это путь к усложнению, которое может стать финалом этого пути. Получается, предел совершенства всё-таки существует.
Почему нужно нарушать третий закон Паркинсона
Когда задач становится больше, а процессы усложняются, можно потерять фокус на основных целях, ошибиться или задержать процесс.
Если нарушить третий закон Паркинсона, то получится:
1.Сохранить гибкость.
Упрощая процессы, вы сможете быстрее реагировать на изменения требований клиентов и рынка. Гибкость позволяет командам адаптироваться и внедрять новые идеи без значительных задержек.
2.Увеличить продуктивность.
Сложные процессы требуют больше времени на выполнение задач, а это приводит к путанице. Упрощайте структуру, чтобы команда могла сосредоточиться на ключевых задачах и увеличила общую продуктивность.
3.Улучшить качество.
Чем проще процессы, тем меньше ошибок и недопонимания. Команда сосредоточиться на качестве продукта, а не на решении проблем.
А ещё сложные процессы и инструменты приводят к росту бюрократии. Например, если добавить новые этапы согласования и увеличить количество участников в проекте, то работа растянется ещё сильнее.
Как нарушить третий закон Паркинсона
С этим могут помочь следующие советы.
Избегайте ненужных встреч и согласований. Если в компании принято устраивать долгие обсуждения по каждому вопросу, попробуйте предложить альтернативы. Например, используйте асинхронные коммуникации (чаты, доски задач) вместо встреч, когда это возможно. Менеджеры могут сократить количество согласований, оставляя только действительно важные.
Работайте с чёткими приоритетами. Если у вас в работе слишком много задач, расставьте приоритеты и сфокусируйтесь на главном. Не тратьте время на мелочи, которые не приносят результата. Менеджеры могут использовать методики вроде матрицы Эйзенхауэра или OKR, чтобы команда концентрировалась только на значимых целях.
Минимизируйте бюрократию. Если в работе есть рутинные, дублирующиеся задачи, попробуйте упростить их. Например, используйте шаблоны для отчётов, автоматизируйте заполнение форм или настройте боты для частых запросов. Сотрудники могут предлагать идеи по упрощению рабочих процессов, а менеджеры — внедрять их, сокращая ненужные шаги.
Оптимизируйте процессы. Например, подходы Agile и Lean выявляют узкие места и повышают эффективность.
Создайте кросс-функциональные команды. Объединяйте специалистов из разных областей в небольшие команды для работы над проектами. Например, разработку, тестирование и дизайн. Это улучшит коммуникацию и снизит риски недопонимания.
Фокусируйтесь на MVP (минимально жизнеспособный продукт). Не добавляйте много функций сразу. Лучше сосредоточьтесь на создании базовой версии продукта с ключевыми функциями. Так вы быстрее запустите проект и получите обратную связь от пользователей.
Регулярно проводите ретроспективы. Собирайте команду после завершения каждого этапа проекта. Обсуждайте, что сработало хорошо, а что можно улучшить. Это поможет выявить проблемы и внести изменения до того, как они станут критическими.
Используйте инструменты для управления проектами. Например, Jira, Asana, WEEEK, Kaiten. Они помогут визуализировать процессы и упростить управление задачами.
Систематизируйте знания. Это повысит эффективность работы и сократит потери времени на поиск информации. Например, вашими знаниями в компании может управлять система Minerva Knowledge.
