Методы управления проектами — это набор инструментов, которые помогают организовывать, планировать и контролировать выполнение задач для достижения конкретной цели. Например, разработка, тестирование и вывод на рынок нового ПО, гаджета или потребительского товара.
Есть множество подходов к управлению проектами: одни помогают строго следовать плану, другие — быстро реагировать на изменения, третьи фокусируются на рисках и стратегических целях. В этой статье расскажем о самых популярных и эффективных методах.
Канбан
Этот подход относится к семейству Agile. «Канбан» в переводе с японского означает «табличка» или «вывеска». В этом вся суть метода: на доске размещают карточки с задачами, которые на каждом этапе передвигают по столбцам. Обычно это «сделать», «в работе», «готово», но могут быть любые другие этапы.
Лучше всего этот метод управления проектами подходит, если вам нужно визуализировать весь рабочий процесс — от идеи до финала. Это помогает избежать перегруза и ускорить сроки выполнения.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- маленькая команда до 10 человек — так вы избежите путаницы и будете лучше контролировать процесс;
- удалённая команда — получится отслеживать задачи в реальном времени и координировать работу без лишних созвонов;
- простой проект — при большом количестве зависимостей может возникнуть хаос;
- срочная задача — лучше всего метод показал себя, когда в приоритете скорость выполнения, а не долгосрочное планирование;
- краткосрочная цель — сильная сторона канбана — это достижение ближайшей цели.
Канбан помогает:
- Визуализировать работу. Все члены команды видят текущие задачи и их статус, что улучшает понимание общей картины.
- Управлять потоком задач. Можно отслеживать скорость выполнения и выявлять узкие места в процессе, что позволяет оптимизировать рабочий процесс.
- Действовать гибко. Команда легко добавляет новые задачи и изменяет приоритеты без необходимости пересматривать весь план.
- Сокращать время выполнения. Команда постоянно контролирует задачи и их состояние, поэтому может быстрее реагировать на изменения и завершать работу в срок.
Примеры использования канбана
Разработка ПО. Каждую задачу можно отслеживать на доске канбан, видеть текущий статус. Например, новые задачи попадают в Backlog, затем разработчики берут их в работу (In Progress), после чего код проходит ревью (Code Review) и тестирование (Testing). Если всё исправно, задача перемещается в Done, и обновление выпускается. Такой поэтапный процесс помогает улучшать разработку и тестирование.
Техническая поддержка. Каждое обращение пользователя отображается: видно, какие из них новые, в работе или уже решены. Это помогает команде равномерно распределять нагрузку, быстрее реагировать на запросы и не терять важные обращения.
Маркетинг. Задачи распределяются по этапам, например, идея → подготовка → согласование → публикация. Это упрощает планирование и контроль сроков.
Scrum
Scrum — это гибкий метод управления проектами, который также основан на философии Agile. В нём работу разбивают на короткие циклы — спринты. Прежде чем перейти к выполнению задач, команда планирует каждый спринт — обсуждает, что нужно сделать и за какой срок.
Спринт длится 1-4 недели и состоит из нескольких этапов: планирование, дейли (ежедневные встречи), спринт (выполнение задач), ревью (обзор результатов) и ретроспектива (итоги).
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Сплочённая и профессиональная команда — ей будет проще распределять задачи, оперативно решать проблемы и достигать целей без постоянного контроля извне. Scrum работает, когда команда сама отвечает за результат, а это возможно только при взаимном доверии.
- Сложный проект — метод помогает разбивать сложные задачи на короткие этапы (спринты), чтобы лучше контролировать процесс. Благодаря регулярным обсуждениям команда быстро реагирует на изменения и снижает риски.
- Долгосрочная цель — Scrum работает через итерации (спринты) и с ними вы постепенно приближаетесь к долгосрочной цели, регулярно оцениваете прогресс и корректируете планы. Такой подход помогает не потерять фокус на большой цели, при этом оставаясь гибкими и адаптивными на каждом этапе.
Scrum помогает:
- Действовать гибко. Можно быстро реагировать на изменения и адаптироваться к новым требованиям.
- Постоянно улучшать продукт. Частые демонстрации результатов работы помогают получить отзывы от клиентов и улучшить продукт.
- Решать проблемы. Ежедневные стендапы помогают лучше взаимодействовать внутри и находить проблемы на ранних этапах.
- Управлять рисками. Регулярные проверки позволяют заранее выявить возможные проблемы и скорректировать курс проекта.
Примеры использования Scrum
Разработка ПО. В таких проектах часто меняются требования, на которые нужно быстро реагировать.
Маркетинг. Метод помогает адаптироваться к быстро меняющимся трендам, тестировать гипотезы и оперативно корректировать кампании. Полезен при запуске рекламы и создании контента.
Стартапы. В условиях неопределённости важно быстро проверять идеи и адаптировать продукт. Scrum помогает команде работать поэтапно: в каждом спринте создаётся версия, тестируется на пользователях, а затем дорабатывается с учётом обратной связи.
Диаграмма Ганта
Некоторые методы и инструменты управления проектами довольно старые, но всё ещё популярные. К таким относится диаграмма Ганта — её до сих пор используют менеджеры. Она визуализирует весь проект: зависимость задач друг от друга, их продолжительность и дедлайн всего проекта.
На диаграмме по вертикальной оси записывают задачи, а по горизонтальной — время их выполнения. График показывает, как задачи связаны между собой, какие из них в приоритете и когда их дедлайн.
Диаграмма Ганта — это жёсткая техника менеджмента, которая не рассчитана на непредвиденные обстоятельства. Она хороша для идеальных проектов, которых не существует. Но это не значит, что техника вам не пригодится, — её можно использовать совместно с другими.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Чёткие сроки и этапы — например, в канбане или Scrum сроки часто гибкие, а в диаграмме Ганте они жёстко привязаны к временной шкале.
- Мало зависимостей — диаграмма показывает простые зависимости между задачами. Например, задача B начинается после завершения задачи A.
- Фиксированные ресурсы — диаграмма помогает распределить ресурсы (люди, оборудование) по задачам и избежать перегрузок. Например, в Critical Chain Project Management (CCPM) акцент на буферах, а не на визуализации ресурсов.
- Понятный и стабильный план — в Agile планы гибкие и часто меняются, что делает диаграмму Ганта в таких проектах менее удобной.
Диаграмма Ганта помогает:
- Визуализировать сроки. Команда видит весь проект на одной диаграмме — так проще понимать сроки выполнения задач и зависимость между ними.
- Управлять ресурсами. Легко определить, когда и какие ресурсы нужны. Так вы сможете избежать перегрузки команды.
- Отслеживать прогресс. Можно быстро увидеть, какие задачи выполнены, а какие задерживаются — это позволяет вовремя реагировать на проблемы.
- Коммуницировать. Диаграмма — это общий ориентир для всех участников проекта, который улучшает коммуникацию и понимание целей.
Примеры использования диаграммы Ганта
Разработка программ. Перед началом проекта можно визуализировать каждую задачу на диаграмме. Например, проектирование, написание кода и тестирование. Команда будет видеть, какие задачи нужно выполнить, в какой срок и от какого исполнителя зависит каждый этап.
Внедрение корпоративного софта. Руководитель сможет отследить выполнение проекта в любой его точке — от сбора требований до обучения пользователей. А ещё вовремя увидит, когда нужно подключить дополнительные ресурсы.
Метод критического пути (CPM)
Этот метод управления проектом позволяет следить за самой сложной задачей, которая состоит из нескольких этапов. Принцип работы CPM такой: вы определяете самую длительную последовательность связанных между собой задач — критический путь — и планируете работу с ними.
Задачи критического пути требуют более пристального внимания, ведь у них нет резерва времени — если задержится хотя бы одна из них, сдвинется весь проект.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Несложный проект — если проект слишком сложный, с множеством переменных и неочевидных зависимостей, метод может стать громоздким. В несложных проектах CPM помогает легко выстроить цепочку задач и определить, какие из них критически важны для соблюдения сроков.
- Небольшая команда — CPM требует чёткого понимания всех задач и их взаимосвязей. Из-за большого количества участников может стать слишком сложным.
- Долгосрочный бизнес-проект — CPM полезен, когда важно соблюдать последовательность действий и контролировать выполнение задач на протяжении длительного времени.
- Строгие дедлайны — CPM помогает определить ключевые задачи, от которых зависят сроки, и сосредоточиться на их выполнении без задержек.
CPM помогает:
- Определять ключевые задачи. Они могут задержать весь проект, поэтому держите их в поле зрения.
- Оптимизировать ресурсы. Например, команда определяет, какие процессы можно запараллелить, и этим сокращает время проекта.
- Управлять сроками. Чтобы избежать задержек, нужно понимать, что именно критично. СРМ помогает это определить.
- Выявить риски. Если одна задача задерживается, команда сразу видит, как это повлияет на другие, и может заранее подготовиться к возможным рискам.
Примеры использования метода СРМ
Строительство. СРМ придумали в 1950-х годах, чтобы управлять большими строительными проектами. Метод помогает планировать и координировать работу подрядчиков, минимизировать задержки и согласовывать графики.
Разработка игр. С помощью СРМ можно определить этапы: концепция, дизайн, программирование, тестирование. Если задержаться на каком-то из пунктов, то следующие этапы тоже замедлятся. Например, дизайнер не успеет отрисовать уровни игры. СРМ поможет найти критический путь в самом начале и оптимизировать весь рабочий процесс.
Продукты Minerva упрощают управление проектами на всех этапах. Все материалы: цели, задачи, планы и инструкции — удобно хранить в Minerva Knowledge, чтобы команда быстро находила нужную информацию. Система отправляет уведомления об изменениях в рабочей документации. Полезно, например, если кто-то пропустил важный момент на созвоне.
Метод критической цепи (ССРМ)
Если в СРМ основной акцент делают на последовательности задач, то в методе ССРМ важны ресурсы, которые понадобятся для их выполнения. Этот метод особенно хорош, если ресурсы ограничены.
ССРМ — более гибкая техника по сравнению с СРМ. Здесь нет жёсткого планирования и последовательности.
В методе есть несколько шагов:
- Поиск критической цепи. Это последовательность задач, которая ограничена ресурсами. Именно от неё зависит продолжительность проекта.
- Добавление буферов времени. Когда задачи критической цепи найдены, в её конце нужно добавить буферы — так получится защитить сроки проекта.
- Распределение ресурсов. Чтобы избежать перегрузок на проекте, оставшиеся ресурсы нужно грамотно распределить — это люди, оборудование, финансы или любые другие средства, необходимые для выполнения задач. Например, если один сотрудник загружен несколькими задачами одновременно, это может привести к задержкам.
- Мониторинг. Теперь нужно постоянно следить за выполнением задач и корректировать план, если нужно — вносить изменения в расписание, приоритеты задач или распределение ресурсов. Например, если задача затягивается, можно заняться перераспределением или изменить последовательность выполнения задач.
А можно использовать буферы времени — это запас, добавленный в конце критической цепи. Если задачи выполняются дольше, чем планировалось, буферы компенсируют задержки, не влияя на общий срок проекта.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Сложный проект — с высокой неопределённостью, множеством взаимозависимых задач и жёсткими сроками.
- Ограниченные ресурсы.
CCPM помогает:
- Управлять ресурсами. Можно определить, что нужно для конкретной задачи, например, люди или оборудование. Тогда получится избежать перегрузки и снизить риск задержек.
- Сократить время выполнения. Получится вести задачи одновременно, а не последовательно. Это сократит общее время проекта.
- Фокусироваться на критической цепи. Можно сосредоточить контроль на тех задачах, которые влияют на сроки запуска, и отложить менее важные.
- Учитывать неопределённость. Если команда столкнулась с возможными рисками, буфер времени поможет не сорвать сроки.
Примеры использования метода ССРМ
Разработка. С помощью ССРМ можно ускорить процесс и быстрее вывести продукт на рынок. Например, вместо строгих сроков для каждой задачи создаются общие буферы времени (проектный, фидерный, ресурсный). Это позволяет гибко управлять задержками без срыва общего графика.
Строительство. В этой области часто недостаточно ресурсов, поэтому здесь важно чётко планировать каждый этап и определять ключевые задачи. Например, при строительстве нового здания это проектирование, получение разрешений и закладка фундамента. Они могут задержать весь проект.
В медицинских или технических исследованиях. Часто появляются новые данные, которые меняют ход работы: нужно повторить эксперименты или изменить методику. ССРМ помогает сосредоточиться на главных этапах, например, сборе данных или тестировании гипотез.
Иерархическая структура работ (WBS)
Этот метод управления проектами, который разбивает его на более мелкие управляемые части. WBS помогает оценить все задачи и понять объём работ и делает процесс понятным. Обычно этот метод применяют с конца: сначала рисуют итоговый результат, а затем «едят слона по кусочкам».
WBS похож на древовидную структуру, где каждый уровень детализирует предыдущий.
А каждая задача или подзадача имеет конкретный результат, что упрощает выполнение: их можно пронумеровать, чтобы было удобно отслеживать.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Понятный итоговый результат проекта — есть чёткое представление о том, чего нужно достичь. Например, строительство дома, запуск сайта или создание нового продукта.
- Большая команда — в проекте задействовано много людей, возможно, из разных отделов или с разными специализациями. WBS поможет распределить задачи между участниками — каждый будет знать, за что отвечает, и видеть, как его работа связана с общим результатом.
WBS помогает:
- Разбивать проект на иерархию задач. В других методах задачи часто представлены списком, что усложняет управление крупными проектами. WBS создаёт иерархию, например, проект → этапы → подзадачи → конкретные действия.
- Фокусироваться на результате. WBS начинается с конца и разбивает итог на части. Другие методы больше следят за сроками и зависимостью этапов друг от друга.
- Распределить ответственность. В WBS каждая задача закрепляется за конкретным исполнителем. Это снижает путаницу, упрощает контроль и делает процесс более предсказуемым
- Планировать ресурсы. Можно детально оценить ресурсы и сроки для каждой задачи, чего сложно добиться, используя более гибкие методы.
- Управлять рисками. Структура помогает заранее увидеть узкие места в проекте и подготовиться к ним.
Примеры использования WBS
- Создание мобильного приложения. Команда использует WBS для определения необходимых задач: создание интерфейса, разработка функционала, интеграция с сервером.
- Запуск маркетинговой кампании. WBS помогает структурировать работу: сначала разрабатывается стратегия, затем создаётся контент, настраивается реклама, а после запуска анализируются результаты.
Диаграмма PERT
Метод управления проектами, основанный на визуальном представлении процессов. Диаграммы показывают состояние проекта в каждый момент времени и связывают задачи между собой, отражая их последовательность и зависимости.
С помощью PERT оценивает вероятности и возможные сценарии выполнения проекта.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Крупный и долгосрочный проект — с большим количеством задач, этапов и участников, который длится месяцы или годы. Например, разработка нового ПО для корпорации.
- Нестандартные задачи или проекты с уникальными требованиями — где нет готовых шаблонов для решения. Например, создание нового типа двигателя.
PERT помогает:
- Оценить время. PERT использует три оценки времени для каждой задачи: оптимистичную, пессимистичную и реалистичную. Так можно более точно прогнозировать сроки и снизить вероятность задержек.
- Определить зависимости. PERT наглядно связывает задачи и показывает, какие этапы влияют на сроки проекта. В Scrum и канбане связи между задачами не визуализируются, поэтому управлять сложными процессами тяжелее.
- Управлять рисками. PERT помогает заранее учитывать неопределённость и возможные задержки. Например, в CPM такой гибкости нет — метод опирается на фиксированные сроки.
- Улучшить коммуникацию. Диаграмма PERT делает проект понятным для всей команды и заинтересованных сторон. В Agile-фреймворках, таких как Scrum, обсуждения чаще касаются текущих задач, а не общей стратегии.
Примеры использования PERT
- Обновление информационных систем. Команда использует PERT, чтобы оценить время на анализ текущей системы, разработку новых функций и тестирование. Это помогает понять, какие задачи являются критическими для успешного завершения проекта и как минимизировать риски.
- Разработка нового ПО. Оптимистично: тестирование займёт 10 дней. Пессимистично: тестирование займёт 20 дней. Реалистично: тестирование займёт 15 дней. PERT рассчитывает средневзвешенное значение, что даёт более точный прогноз.
- Создание мобильных приложений. Команда применяет PERT, чтобы оценить время на проектирование интерфейса, разработку функционала и тестирование. Так получится определить, какие задачи можно выполнять параллельно и сократить общее время разработки.
Экстремальное управление проектами (ХРМ)
Метод управления проектами, который фокусируется на гибкости, скорости и адаптации к изменениям, а не на строгих правилах. Подходит для сложных и непредсказуемых проектов, где требования часто меняются, а риски — часть процесса.
✅ Метод подойдёт, если у вас:
- Большой и сложный проект — в них много взаимосвязанных задач и участников. ХРМ помогает разбить проект на короткие этапы, чтобы упростить управление и снизить риски. Вместо попыток спланировать всё заранее команда фокусируется на промежуточных целях.
- Высокая неопределённость — XPM помогает работать в условиях частых изменений. Команда быстро корректирует стратегию, тестирует гипотезы и находит оптимальные решения.
- Инновационные проекты или стартапы — в таких случаях часто нет чёткого понимания конечного результата. ХРМ позволяет итеративно развивать идею на основании обратной связи и данных. То есть вместо долгого планирования команда быстро создаёт прототипы, тестирует их и вносит изменения, что ускоряет выход на рынок.
XPM помогает:
- Быть гибкими. Команда может менять цели, приоритеты и подходы на любом этапе. Если заказчик предлагает новые условия, XPM позволяет быстро адаптироваться без долгого пересмотра планов. В том же Scrum гибкость ограничена рамками спринтов (2–4 недели): изменения в задачах вносят после завершения спринта, а во время его выполнения — только в редких случаях.
- Улучшить коммуникацию. В XPM команда часто обсуждает задачи в неформальном стиле и сразу решает возникающие проблемы. В Scrum встречи проходят по строгому расписанию (стендапы, ретроспективы, планирование спринтов). Проблемы обсуждаются на стендапах, но их решение иногда откладывается до следующего этапа.
- Быстро давать обратную связь. В XPM клиент взаимодействует с командой на каждом этапе, тестирует изменения сразу и предлагает доработки без жёсткой привязки к циклам. В Scrum обратная связь поступает только после завершения спринта.
Примеры использования ХРМ
- Создание инновационного продукта. Команда тестирует гипотезы короткими циклами, быстро получает обратную связь и вносит изменения. Например, разрабатывает новое приложение с неизученной технологией. Если что-то не работает, команда сразу меняет подход, не дожидаясь конца проекта.
- Организация масштабного мероприятия. Планирование разбивается на этапы с быстрой адаптацией под изменения (смена локации, спикеров или формата).
- Запуск стартапа. Команда быстро создаёт MVP (минимальный жизнеспособный продукт), тестирует его на рынке и дорабатывает на основе обратной связи.
Как интегрировать методы управления проектами в работу
Давайте рассмотрим шаги, которые помогут интегрировать методы управления проектами в работу.
1.Перспектива
Перед стартом проекта сформулируйте его цель, ключевые задачи, бюджет и дедлайны. Соберите проектную команду и зафиксируйте все договорённости в документе — договоре с заказчиком или внутреннем плане.
2.Понимание задачи и сбор команды
Разбейте проект на этапы, установите реалистичные сроки и составьте смету. Определите зоны ответственности, чтобы команда понимала, кто за что отвечает. Оцените возможные риски и подготовьте план их решения.
Оформите план наглядно, чтобы отслеживать каждый этап. Выберите метод управления проектом, который подходит под сложность проекта, количество задач и сроки. Можно комбинировать разные подходы — например, визуализировать процесс на диаграмме Ганта и запустить спринты по Scrum для выполнения отдельных задач.
3.Реализация
Работаем! Например, если команда разрабатывает веб-сайт, то в процессе реализации она проходит дизайн, разработку, тестирование, запуск и поддержку.
Следуйте выбранной методике, но будьте готовы вносить изменения, если ситуация требует гибкости.
4.Контроль
Этот шаг идёт параллельно с реализацией. Руководитель следит за сроками и процессом, чтобы вовремя заметить проблемы и скорректировать подход. Если команда отстаёт, можно использовать инструменты из других методов.
Например, при разработке ПО возникли сложности с модулем, и команда не укладывается в график. Руководитель может провести внеочередной стендап по Scrum или визуализировать задачи в канбане, чтобы ускорить процесс.
Все изменения фиксируются в плане, чтобы сохранять прозрачность работы.
5.Готовый продукт
На этом этапе результат передают заказчику, в том числе внутреннему. Важно собрать обратную связь не только от него, но и от всей команды. Например, это можно сделать на ретроспективе — встреча команды после завершения этапа проекта. На ней фиксируют позитивные и негативные моменты, чтобы использовать этот опыт в будущих проектах.
Когда проект завершён, Minerva Learn поможет создать обучающий курс на основе накопленного опыта. Например, можно разобрать успешные подходы, способы решения сложных задач и допущенные ошибки. Новые сотрудники смогут быстро освоить подходы команды и сразу включиться в работу.
