Когда кажется, что задачи плодятся быстрее, чем вы успеваете их закрывать, и весь проект стремится превратиться в хаос, на помощь приходит канбан. Одни уверены, что это почти магический рецепт от перегрузок и дедлайнов, другие относятся к нему скептически.
В статье расскажем, как работает система канбан, чем он отличается от других методов управления и как внедрить его так, чтобы команда действительно начала работать эффективнее и быстрее.
Что такое канбан
Простыми словами канбан — это способ организовать работу с помощью специальной доски с разделами. Вот из чего состоит эта система:
- Канбан-доска. Это пространство для визуализации работы. Она может быть физической (например, магнитной) или цифровой.
- Колонки. Это этапы, через которые проходит каждая задача, к примеру: «Запланировано», «В работе», «На проверке», «Готово». Разные команды могут настроить колонки под себя.
- Канбан-карточки. На карточках записаны задачи, ответственные, сроки и приоритеты. Когда наступает новый этап выполнения задачи, карточку перемещают в следующую колонку.
Таким образом, когда появляется новая задача, она попадает в колонку «Запланировано». Как только кто-то начинает работать над ней, карточку переносят в «В работе», а по завершении — в «Готово».
Названия этапов могут быть разными. Например, для разработчиков подойдут больше такие: «Бэклог», «Разработка», «Тестирование» и «Готово». Самих колонок может быть сколько угодно.
Система берёт начало в Toyota. В 1959 году компания начала тестировать «карточный метод» и уже в 1962 году полностью перевела управление на методику канбан.
Toyota использовала методику, чтобы контролировать поставки деталей и избежать перепроизводства. Представьте: на сборочной линии работник берёт нужные детали из тары, на которой прикреплена карточка с запросом для склада. Карточку снимают и передают на склад вместе с пустым ящиком. Там другой сотрудник готовит новую тару с запчастями и прикрепляет карточку с информацией о нужном количестве деталей. Затем эта карточка заменяется на новую с запросом, и процесс повторяется.
Это помогло Toyota точно рассчитывать, сколько деталей нужно, чтобы не было излишков и задержек в производстве.
Канбан с японского переводится как «вывеска» или «табличка».
Чем ещё полезен канбан
1. Помогает контролировать объём задач
Чтобы сотрудники не брали на себя больше, чем нужно, на платформе можно ставить WIP-лимиты (work in progress) на количество задач. Это помогает команде спокойно завершать начатое и не браться за новое раньше времени.
2. Легко отслеживать скорость выполнения задач
Руководители проектов следят, как задачи переходят из одной колонки в другую, и вовремя разбираются с «застрявшими». Если у кого-то в команде есть свободное время, он подключается и помогает коллегам быстрее завершить работу.
3. Проще анализировать результаты работы
Это важно в любой методологии, но в канбане особенно. Регулярно обсуждайте с командой успешные кейсы и те процессы, которые можно улучшить. Меняйте процесс, пробуйте новые подходы к распределению задач, если команда не пришла к желаемым результатам.
Плюсы и минусы канбана
Плюсы системы:
- Визуализация процессов. Карточки на доске помогают наглядно видеть все этапы выполнения задачи.
- Гибкость и адаптация. Команда может быстро менять приоритеты и дедлайны задач.
- Нет простоев при внедрении. Не составит труда перенести данные о проектах на канбан-доску — для этого не нужно подключать разработчиков.
- Прозрачная загрузка команды. Если в колонке слишком много карточек, видно, кто перегружен и кому нужна помощь.
Но минусы тоже есть:
- Трудно планировать наперёд. Нет возможности заранее рассчитать сроки и объём работ.
- Не всегда удобно заказчику. Канбан может показаться менее предсказуемым для заказчиков, которым важно заранее знать точные сроки завершения проекта. Эта методика больше ориентирована на гибкое управление потоком работы, даже если у отдельных задач есть дедлайны.
- Подходит не всем командам. Если компания работает по квартальным отчётам и KPI, канбан может не вписаться в процессы.
Как канбан применяется на практике
Toyota, создавшая эту систему, до сих пор использует её, чтобы контролировать работу всех отделов на заводе. Правда, от бумажных карточек там давно отказались — работу перевели в электронную систему.
Канбан используют и в ретейле. Российский бренд 12 Storeez выпускает 12 коллекций в год — это немало, поэтому важно чётко контролировать сроки каждого этапа. Топ-менеджеры запустили канбан-доску, где отслеживают все процессы, от разработки моделей до отправки готовой продукции на склад. Такой подход помогает сразу заметить, если, например, ткани не приходят вовремя.
В «Газпром нефти» разработали свою канбан-доску под названием «ГРАФ.Трекер». Каждый отдел компании может настроить доску под себя. Так, менеджеры, например, видят, какие заявки поступают от первой линии поддержки, и могут взять задачу в работу.
Чем канбан отличается от других подходов
Канбан VS SCRUM
Канбан и SCRUM — основные фреймворки системы Agile. Они относятся к одной философии управления проектами, но сильно отличаются между собой.
- Структурой и циклами. В Scrum есть спринты (обычно на 1-2 недели), а в канбане работа идёт непрерывно, без жёстких временных рамок.
- Ролями. В Scrum есть роли (Scrum-мастер и владелец продукта), а в канбане никто специально не назначается на подобные позиции.
- Планированием. В Scrum каждый спринт планируют подробно, а канбан помогает просто следить за потоком задач.
- Гибкостью. В канбане новые задачи можно добавить в любой момент, а в Scrum обычно ждут окончания текущего спринта.
Канбан VS Agile
Если говорить об Agile в целом, то это общий подход к управлению проектами. Две важные его черты — это разбивка задач на этапы и постоянное сотрудничество внутри команды.
Канбан — это конкретный инструмент в рамках Agile, который помогает визуально контролировать рабочий процесс с помощью карточек, колонок и лимитов на количество задач. То есть Agile задаёт общие принципы, а канбан помогает воплотить их в жизнь.
Канбан VS Waterfall
В популярной модели Waterfall весь процесс работы строится по строгим этапам, и каждый нужно завершить, прежде чем переходить к следующему. В канбане же команда в любой момент может добавить новые задачи и быстро реагировать на изменения.
Канбан VS Lean
Также канбан отличается и от системы бережливого производства Lean, которую применяют, чтобы сократить лишние операции. Канбан же сосредоточен на управлении потоком задач: он позволяет команде видеть, как движется работа, и вовремя менять приоритеты, чтобы всё шло гладко.
Как внедрить канбан
Начать использовать канбан проще, чем кажется. Вот несколько шагов для внедрения.
- Создайте доску в одном из таск-трекеров, поддерживающих канбан-доски. Разделите её на колонки с этапами вашего рабочего процесса.
- Определите основные правила канбана. Когда можно переносить карточку в следующую колонку, сколько задач может быть в колонке «В работе» — всё это нужно определить в самом начале.
- Сделайте задачи наглядными. Перенесите все текущие задачи на доску, добавьте к ним описания, укажите приоритеты и исполнителей.
- Следите за прогрессом. Регулярно обновляйте доску, не забывайте отмечать завершённые задачи и выясните у с команды, удобно ли ей работать на канбан-доске.
- Улучшайте процессы. Анализируйте, что работает, а что нет, и вносите изменения по мере необходимости.
Распространённые ошибки при внедрении канбана
1. Недостаточно конкретные этапы
Если доска не отражает реальные этапы работы или статусы слишком общие, это может запутать сотрудников. Например, команда может использовать одну колонку «В работе», куда будут попадать задачи с разных стадий — от UI до тестирования и дизайна. Из-за этого никто не поймёт, на каком этапе находится каждая задача, и работа замедлится.
Лучше разделить доску на конкретные этапы, а также вкладки для каждого отдела, чтобы сотрудники не брали чужие задачи и понимали, за что отвечают.
2. Игнорирование WIP-лимитов
Это количество задач, которые команда может одновременно вести в колонке «В работе» (work in progress). Представьте, что в команде есть 4 человека, и вы установили лимит WIP на 12 задач в работе на всех сотрудников. Пока каждая из них не будет сделана, никто не сможет брать новые. Если же все бездумно хватаются за следующие задачи, столбец «В работе» вырастет как снежный ком, а члены команды будут перегружены или начнётся хаос в задачах.
Чтобы избежать этого, строго придерживайтесь лимитов (и пересматривайте их по мере необходимости), чтобы команда могла заканчивать свои задания, прежде чем начинать новые.
3. Недостаточное вовлечение команды
Когда вы решили внедрять новую методику, важно, чтобы все члены команды знали, как ею пользоваться. Одних устных рассказов и почтовых рассылок будет мало — информация может потеряться или просто остаться незамеченной. Лучше всего оформить инструкции с основными правилами канбана или добавить обучающий курс прямо в корпоративную базу знаний, чтобы сотрудники могли быстро освоить новый метод управления задачами.
Если вы столкнулись с этой проблемой, то Minerva Knowledge — система управления знаниями — её решит. Сервис помогает легко собрать все материалы по канбану в одном месте, от запуска для новичков до продвинутых практик для более опытных коллег. В нём легко создавать новые статьи и редактировать их, а несколько редакторов могут работать над одним документом в реальном времени.
4. Неправильное определение этапов
Если в доске слишком размытые или общие колонки, команде сложнее понять, что именно нужно делать на каждом шаге.
Как это исправить:
- Пропишите этапы работы подробнее. Например, такими этапами могут быть «Запрос», «Анализ», «Разработка», «Тестирование», «Готово».
- Исключайте лишние этапы. Они только тормозят движение задач или будут путать сотрудников.
- Регулярно обновляйте структуру. Если рабочий процесс меняется, корректируйте доску, чтобы она отражала ваши текущие задачи.
