Адаптация сотрудника — период привыкания человека к новому месту работы, когда он понимает цели и ценности компании, вырабатывает к ним собственное отношение, начинает работать в полную силу.
Компании стараются сделать этот процесс легче, чтобы снизить стресс для новичков, сохранить мотивацию и помочь быстрее стать частью команды. В итоге это помогает вырастить лояльного сотрудника и уменьшить текучку кадров.
Ручной процесс адаптации может занимать много времени. Когда он полностью зависит от людей, этапы адаптации могут отличаться, а ответственные иногда забывают важные шаги.
Чтобы решить эти проблемы, можно использовать инструменты автоматизации. В статье расскажем, как это сделать и не допустить при этом ошибок.
Компании стараются сделать этот процесс легче, чтобы снизить стресс для новичков, сохранить мотивацию и помочь быстрее стать частью команды. В итоге это помогает вырастить лояльного сотрудника и уменьшить текучку кадров.
Ручной процесс адаптации может занимать много времени. Когда он полностью зависит от людей, этапы адаптации могут отличаться, а ответственные иногда забывают важные шаги.
Чтобы решить эти проблемы, можно использовать инструменты автоматизации. В статье расскажем, как это сделать и не допустить при этом ошибок.
Что такое адаптация и зачем она нужна
Иногда адаптацию путают с онбордингом, но это два разных процесса.
Онбординг — погружение нового сотрудника в задачи и культуру компании. Это знакомство с целями и внутренними нюансами, которое проводят сразу после найма. Онбординг снижает уровень стресса при выходе на новое незнакомое место работы.
Адаптация включает онбординг и обозначает более глубокий процесс, который направлен на комплексное повышение эффективности новых сотрудников. Если онбординг — это скорее первое знакомство, понимание обязанностей и общей концепции бизнеса, то адаптация должна развить лояльность нового сотрудника и сделать его надёжным членом команды.
Адаптация включает:
Адаптация часто продолжается на протяжении всей работы сотрудника. Например, наставник раз в две недели проводит встречи с каждым из своих подопечных, чтобы обсудить их успехи и трудности. Такие методы наблюдения за командой позволяют заранее узнать, с какими сложностями сталкиваются сотрудники, чего им не хватает и что вдохновляет.
В итоге адаптация должна создать тесную связь между сотрудником и компанией. Если процесс не налажен, растёт текучка, увеличиваются ошибки в работе, а руководителям сложнее оценить лояльность команды.
Онбординг — погружение нового сотрудника в задачи и культуру компании. Это знакомство с целями и внутренними нюансами, которое проводят сразу после найма. Онбординг снижает уровень стресса при выходе на новое незнакомое место работы.
Адаптация включает онбординг и обозначает более глубокий процесс, который направлен на комплексное повышение эффективности новых сотрудников. Если онбординг — это скорее первое знакомство, понимание обязанностей и общей концепции бизнеса, то адаптация должна развить лояльность нового сотрудника и сделать его надёжным членом команды.
Адаптация включает:
- чёткую программу задач и мероприятий на 3-6 месяцев;
- назначение наставника из более опытных коллег;
- налаживание работы внутри команды;
- внедрение системы обучения — когда компания помогает получить специалисту нужные навыки для роста в карьере;
- процесс подбора и подготовки шаблонов адаптации, чтобы в будущем использовать готовые наработки.
Адаптация часто продолжается на протяжении всей работы сотрудника. Например, наставник раз в две недели проводит встречи с каждым из своих подопечных, чтобы обсудить их успехи и трудности. Такие методы наблюдения за командой позволяют заранее узнать, с какими сложностями сталкиваются сотрудники, чего им не хватает и что вдохновляет.
В итоге адаптация должна создать тесную связь между сотрудником и компанией. Если процесс не налажен, растёт текучка, увеличиваются ошибки в работе, а руководителям сложнее оценить лояльность команды.
Зачем что-то автоматизировать и как это может приносить пользу
Автоматизация ручной работы может серьёзно ускорить рост бизнеса, если компания уже достигла такого уровня развития, когда надо искать способы масштабирования. Вот несколько примеров из мира IT-компаний.
В IT есть большое направление Big Data, в котором много профессий: аналитики, инженеры машинного обучения, специалисты Data Science и другие. Среди этих специалистов есть те, которые занимаются конкретно оптимизацией и автоматизацией, и с их помощью компания растёт быстрее.
У разработчиков есть DevOps, которые помогают не делать большое количество ручной работы и следят, чтобы у всех всё работало быстро и без ошибок. Без DevOps программисты могут долго ждать очереди для тестирования проекта или будут часто повторять одни и те же рутинные действия вручную. После автоматизации разработчики могут сосредоточиться конкретно на основном продукте, который приносит доход компании.
У дата-сайентистов (Data Scientist) есть инженеры данных, которые автоматизируют доставку данных для их работы. Обычно это выглядит так. Дата-инженеры создают конвейер из всей информации, которую собирает бизнес: данные о пользователях, продажах, продуктах. В итоге специалисты Data Science могут автоматически получать данные для построения прогнозов.
У ML-инженеров есть MLOps-инженеры, которые помогают ускорить разработку и улучшить стабильность проектов, связанных с искусственным интеллектом: чат-боты, системы рекомендаций фильмов и музыки, сервисы по распознаванию биометрических данных. MLOps автоматизирует ключевые процессы: обучение моделей, их тестирование, развёртывание и обновление.
Автоматизация в этих сферах повышает эффективность всей компании, потому что позволяет избавиться от рутинных задач и сосредоточиться на основных целях проекта.
Все эти профессии обеспечивают бизнесу рост прибыли благодаря автоматизации. В небольшой организации большинство этих задач можно делать вручную, но когда нужно вырасти, задачи оптимизируют.
Любая автоматизация — точка роста для бизнеса. Правильно настроенный конвейер процессов освобождает много ресурсов и делает всю работу быстрее и надёжнее. Это же относится к автоматизации адаптации — и дальше мы расскажем, как её организовать.
В IT есть большое направление Big Data, в котором много профессий: аналитики, инженеры машинного обучения, специалисты Data Science и другие. Среди этих специалистов есть те, которые занимаются конкретно оптимизацией и автоматизацией, и с их помощью компания растёт быстрее.
У разработчиков есть DevOps, которые помогают не делать большое количество ручной работы и следят, чтобы у всех всё работало быстро и без ошибок. Без DevOps программисты могут долго ждать очереди для тестирования проекта или будут часто повторять одни и те же рутинные действия вручную. После автоматизации разработчики могут сосредоточиться конкретно на основном продукте, который приносит доход компании.
У дата-сайентистов (Data Scientist) есть инженеры данных, которые автоматизируют доставку данных для их работы. Обычно это выглядит так. Дата-инженеры создают конвейер из всей информации, которую собирает бизнес: данные о пользователях, продажах, продуктах. В итоге специалисты Data Science могут автоматически получать данные для построения прогнозов.
У ML-инженеров есть MLOps-инженеры, которые помогают ускорить разработку и улучшить стабильность проектов, связанных с искусственным интеллектом: чат-боты, системы рекомендаций фильмов и музыки, сервисы по распознаванию биометрических данных. MLOps автоматизирует ключевые процессы: обучение моделей, их тестирование, развёртывание и обновление.
Автоматизация в этих сферах повышает эффективность всей компании, потому что позволяет избавиться от рутинных задач и сосредоточиться на основных целях проекта.
Все эти профессии обеспечивают бизнесу рост прибыли благодаря автоматизации. В небольшой организации большинство этих задач можно делать вручную, но когда нужно вырасти, задачи оптимизируют.
Любая автоматизация — точка роста для бизнеса. Правильно настроенный конвейер процессов освобождает много ресурсов и делает всю работу быстрее и надёжнее. Это же относится к автоматизации адаптации — и дальше мы расскажем, как её организовать.
Как выглядит ручной процесс адаптации
Автоматизация создаёт понятные правила и готовые шаблоны, освобождая время руководителей и опытных сотрудников. Процесс становится более прозрачным и организованным.
Без такой системы адаптация проходит по-разному для каждого сотрудника, и всегда может появиться неожиданная ошибка или проблема:
В небольшой компании такие проблемы могут быть незаметны, но по мере роста ручной процесс адаптации может серьёзно замедлить развитие бизнеса.
Без такой системы адаптация проходит по-разному для каждого сотрудника, и всегда может появиться неожиданная ошибка или проблема:
- В компанию приходит много сотрудников на разных должностях и в разных часовых поясах. Следить за их погружением и развитием может быть сложно.
- Каждый раз нужно делать новый план адаптации под каждого члена команды и стараться учесть индивидуальные особенности.
- При составлении плана развития и постановке целей для сотрудника можно случайно допустить ошибку. Например, указать задачи, которые не соответствуют должности сотрудника.
В небольшой компании такие проблемы могут быть незаметны, но по мере роста ручной процесс адаптации может серьёзно замедлить развитие бизнеса.
Как можно автоматизировать адаптацию
Вот один из примеров, как выглядит настроенный процесс.
Все эти процессы становятся возможными при использовании разных цифровых инструментов. Вот несколько их них.
Как это делаем мы с инструментами Minervasoft.
Подключаем Minerva Knowledge и настраиваем базу знаний. Собираем существующие в компании знания от экспертов и из других источников, например, из уже написанных статей и документов, чтобы объединить все инструкции о том, как проходят адаптации в разных отделах.
Структурируем все материалы. Распределяем статьи по разделам и темам. Настраиваем регулярные проверки, чтобы информация всегда оставалась актуальной, и добавляем процессы для быстрого обновления и дополнения материалов.
Для этого мы помогаем создать стандарты и шаблоны для структурирования материалов. Кроме этого, нужно настроить все технические нюансы — например, настроить фильтрацию для поиска информации для новой предметной области.
- Каждому новичку назначается наставник или менеджер по адаптации, который будет его погружать, обучать и присматривать за ним.
- На верхнем уровне для каждого отдела компании есть один ответственный, который контролирует наставников.
- Для всех должностей и грейдов есть прописанные регламенты и инструкции действий.
- Все участники процесса получают подробные уведомления о том, когда сделать следующий шаг и какой именно. Например, наставник всегда знает, когда нужно назначить очередную встречу one-to-one с любым из своих подопечных.
- Все сотрудники регулярно проходят тематические опросники и проверки — например, наставники отчитываются о прогрессе, а подопечные могут проходить тесты на усвоение новых знаний. Эти автоматические проверки отслеживает ответственный. Если он видит, что где-то есть проблема, то идёт разбираться. Например, у кого-то из наставников не хватает времени, и он уже несколько недель не может составить планы развития для своих подопечных.
Все эти процессы становятся возможными при использовании разных цифровых инструментов. Вот несколько их них.
- KMS и LMS — система управления знаниями (knowledge management system) и система управления обучением (learning management system). Первая даёт доступ к актуальным знаниям компании, например инструкциям по рабочим процессам, документации проектов и гайдам. Вторая позволяет создавать на базе этих знаний учебные материалы и курсы для команды и отслеживать уровень их усвоения.
- Onboarding Software — набор инструментов, которые помогают новым сотрудникам быстрее освоиться на работе. Такие программы предоставляют доступ ко всем нужным материалам, например инструкциям или учебным курсам. Ещё они позволяют руководителям следить, как проходит адаптация: что уже сделано, а что ещё в процессе.
- Employee Engagement Platforms — технологии поддержки вовлечённости. Это опросники и анкеты для понимания удовлетворённости сотрудников, их успехов в достижении целей и настроений внутри компаний. Они помогают руководству понимать текущие состояния в компании и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
Как это делаем мы с инструментами Minervasoft.
Подключаем Minerva Knowledge и настраиваем базу знаний. Собираем существующие в компании знания от экспертов и из других источников, например, из уже написанных статей и документов, чтобы объединить все инструкции о том, как проходят адаптации в разных отделах.
Структурируем все материалы. Распределяем статьи по разделам и темам. Настраиваем регулярные проверки, чтобы информация всегда оставалась актуальной, и добавляем процессы для быстрого обновления и дополнения материалов.
Для этого мы помогаем создать стандарты и шаблоны для структурирования материалов. Кроме этого, нужно настроить все технические нюансы — например, настроить фильтрацию для поиска информации для новой предметной области.
Определяем роли всех пользователей. Каждая группа будет использовать систему по-разному: новички будут изучать материалы, наставники — добавлять новую информацию и проверять подопечных, ответственные за свои отделы — контролировать наставников.
Обучаем сотрудников, как работать с новыми технологиями. Чтобы успешно внедрить систему, нужно выявить самых лояльных сотрудников, познакомить их с новыми инструментами и провести обучение. Но главное — объяснить, как это облегчит их работу.
Обучаем сотрудников, как работать с новыми технологиями. Чтобы успешно внедрить систему, нужно выявить самых лояльных сотрудников, познакомить их с новыми инструментами и провести обучение. Но главное — объяснить, как это облегчит их работу.
Проводим тестовые запуски системы адаптации. Для этого пробуем запустить новые процессы сначала только для лояльных пользователей, которые больше всех заинтересованы в новых инструментах.
Например, помогаем начать проводить адаптацию нескольким опытным сотрудникам, которые являются менторами для новичков. Если видим, что что-то идёт не по плану, помогаем исправить и корректируем схему работы.
После теста и исправления недочётов процесс можно масштабировать на остальных участников.
Например, помогаем начать проводить адаптацию нескольким опытным сотрудникам, которые являются менторами для новичков. Если видим, что что-то идёт не по плану, помогаем исправить и корректируем схему работы.
После теста и исправления недочётов процесс можно масштабировать на остальных участников.
Что может пойти не так
Во время автоматизации нужно помнить о двух важных моментах.
Иногда в компании внедряют базу знаний, но не поддерживают в ней актуальную информацию. Если каким-то материалам уже 1-2 года, информация в них может устареть. В итоге сотрудники не пользуются базой знаний, потому что материалы не помогают им.
- Автоматизация упрощает организационные задачи, но не может заменить сам процесс адаптации, который включает знакомство с командой, освоение корпоративной культуры и установление доверительных отношений. Для этого важно живое общение.
- Системы управления знаниями — IT-продукт, но не искусственный интеллект. Он не будет работать сам, его нужно наполнять, обновлять и поддерживать.
- Сотрудников нужно обучить: если люди не поймут, как пользоваться системой или не увидят её пользы, автоматизация останется невостребованной.
- Структура базы знаний должна быть удобной: логичной и простой. Сложный интерфейс или путаница в информации могут отпугнуть пользователей.
Иногда в компании внедряют базу знаний, но не поддерживают в ней актуальную информацию. Если каким-то материалам уже 1-2 года, информация в них может устареть. В итоге сотрудники не пользуются базой знаний, потому что материалы не помогают им.
Чек-лист для автоматизации адаптации сотрудников
- Подготовить гайды. Для этого нужно собрать информацию у экспертов, структурировать планы адаптации и написать материалы.
- Выбрать IT-инструменты для автоматизации. Лучше протестировать демоверсию, чтобы убедиться, что выбранные программы справятся с задачами.
- Назначить по одному ответственному на каждый отдел. Эти сотрудники должны разбираться в процессах адаптации и уметь оценивать, как она проходит, а также понимать сотрудников и их потребности.
- Выбрать наставников, которые будут помогать новичкам. В зависимости от опыта и загруженности наставника у него может быть несколько стажёров.
- Настроить пошаговый план автоматизации: что происходит и когда. Например, когда наставник должен отчитаться об успехах своего подопечного. Регулярность проверок позволит вовремя заметить проблемы.
- Протестировать весь процесс на нескольких сотрудниках и исправить ошибки первых запусков. Если запустить автоматизацию сразу на всех, то исправлять какую-нибудь непредвиденную ошибку может быть трудно.
- Поддерживать процесс в рабочем состоянии, обновлять гайды и алгоритмы адаптации. Иногда какие-то части системы нужно будет пересмотреть, если они стали неактуальны.
Автоматизация будет полезной, если ваша компания уже выросла до определённого уровня и вы готовы развиваться дальше и ускорять этап адаптации:
- вы уже умеете проводить адаптацию вручную;
- вы хотите снизить временные затраты на адаптацию;
- нужно масштабировать процесс при росте штата.
