Автоматизация бизнес-процессов действительно помогает команде работать быстрее и эффективнее — но при одном важном условии: она должна внедряться не в хаотичные процессы, а в понятную рабочую систему. Там, где сотрудники знают свои роли, сроки соблюдаются, регламенты доступны, а руководство видит актуальные данные, автоматизация становится катализатором роста.
Но на практике всё чаще наоборот: задачи хранятся в личных заметках, важные письма теряются в переписке, согласования длятся неделями. Команда перегружена, внимание рассеивается на микроменеджмент — и времени на развитие бизнеса почти не остаётся.
Системы автоматизации бизнес-процессов помогают навести порядок. Но важно не просто разобрать текущий бардак, а шаг за шагом выстраивать новую структуру — понятную, устойчивую и гибкую. Тогда и сотрудники, и руководство видят полную картину происходящего.
Когда компании нужна автоматизация:
Бизнес масштабируется: задач становится больше, старые подходы уже не работают.
Высокая конкуренция: процессы нужно менять или ускорять без потери качества продукта или услуг.
Падает эффективность команды: текучка, низкая мотивация и отсутствие ожидаемых результатов.
Кажется, решение на поверхности. Но на практике у компаний есть опасения: кто-то боится отойти от привычной системы, кто-то — не окупить вложения.
Разберём 6 шагов, которые помогут запустить автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов и выстроить эффективную рабочую систему в команде.
Шаг 1. Определите цели автоматизации бизнес-процессов
Перед началом работы важно чётко сформулировать цели. Это поможет определить приоритетные процессы, выбрать подходящее решение, выстроить обучение команды и в будущем измерить результат.
Чаще всего компании ставят перед собой такие цели.
Ускорить выполнение задач и сократить количество нарушений сотрудниками. Однотипные действия отнимают время и часто сопровождаются человеческим фактором. Например, менеджер забыл обновить статус клиента в системе, что привело к недопониманию в отделе продаж. Или бухгалтер ввёл неверные данные в платёжный документ, из-за чего компания потеряла деньги.
Программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов снижает такие риски: система, в отличие от сотрудников, не отвлекается, не устаёт и не ошибается в расчётах.
Сделать процессы прозрачными и управляемыми. Руководители получают доступ к актуальной информации в режиме реального времени, а сотрудники — чёткие процессы и инструменты, которые помогают выполнять задачи быстрее.
Освободить команду от рутины. Автоматизация позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, а не тратить время на повторяющиеся действия, которые можно доверить системе.
Получить больше прибыли. Время сотрудников — это деньги, а свободные от рутины часы можно направить на задачи, которые принесут доход. Например, менеджеры могут заняться обзвоном клиентов по категориям для увеличения продаж, а маркетологи — разработать персональные предложения для ключевых клиентов.
Когда цели сформулированы, можно определить, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов:
CRM и управление клиентами
Сбор и анализ данных о клиентах, персонализация взаимодействия, настройка воронки продаж и автоматические напоминания.
Управление запасами
Учёт остатков, автоматизация заявок на пополнение, контроль сроков поставок и снижение рисков дефицита или затоваривания.
Финансовое управление
Упрощение ведения бухгалтерии, автоматическая отчётность, контроль бюджета и расходов.
Управление проектом
Планирование задач, распределение ролей, контроль дедлайнов и статусов.
Маркетинг и реклама
Настройка рассылок, публикации в соцсетях, управление контент-планом, сбор аналитики.
HR и управление персоналом
Автоматизация расчёта зарплаты, учёт рабочего времени, отпусков и больничных, поддержка процессов подбора и адаптации новых сотрудников.
Управление знаниями
Структурирование и обновление материалов компании. Автоматические оповещения о нововведениях в контенте и другие варианты автоматизации. Например, Minervasoft разработала AI-ассистент Minerva Copilot для генерации ответов на запросы сотрудников и клиентов на основе контента из базы знаний в любых системах компании.
Пример того, как может выглядеть автоматизация бизнес-процессов в одном из отделов:
Шаг 2. Проанализируйте текущие бизнес-процессы
Анализ покажет, где процессы действительно нуждаются в улучшении, какие задачи тормозят работу, где теряется время и возникают ошибки. От этого зависит эффективность автоматизации бизнес-процессов.
Чтобы найти слабые места в рабочих процессах, обратите внимание, сталкивается ли команда с такими трудностями:
Сотрудники тратят много времени на повторяющиеся действия, выполняя их вручную. Это снижает продуктивность и демотивирует команду.
Согласования затягиваются, сопровождаются вопросами вроде: «Кто это утвердил?», «Кому отправили?», «Где найти файл?».
Перенос данных между системами происходит вручную, что приводит к ошибкам, дублированию и потере информации.
У команды нет общего информационного пространства: каждый сотрудник хранит данные о проекте или клиенте по-своему — в файлах, заметках, письмах.
Руководителю приходится постоянно запрашивать обновления по каждому проекту или сотруднику — единая система отсутствует.
Такой аудит поможет выявить не только проблемы, но и точки роста — процессы или этапы, где автоматизация даст быстрый и ощутимый эффект: ускорит работу, снизит количество нарушений из-за невнимательности и сделает взаимодействие внутри команды прозрачным.
А также точно покажет, где действительно нужна автоматизация бизнес-процессов.
После того как вы определили цели и провели анализ текущих процессов, можно переходить к следующему шагу — выбору подходящих инструментов для автоматизации бизнес-процессов. Главное здесь не поддаться моде, а отталкиваться от реальных задач компании: что именно нужно автоматизировать и в каком масштабе.
Вот ключевые критерии, которые помогут выбрать решение.
Бюджет. Простые задачи вроде планирования встреч, создания расписания или настройки напоминаний можно автоматизировать с помощью недорогих инструментов. Но если вы запускаете масштабную цифровую трансформацию, потребуется больше инвестиций. Такие вложения окупаются за счёт роста прозрачности, эффективности, скорости работы команды.
А ещё инвестиции в автоматизацию сокращают ФОТ (фонд оплаты труда) благодаря замене низкоквалифицированных кадров цифровыми системами. Это снижает и общие затраты бизнеса.
Подрядчики. Подумайте, сможете ли вы внедрить и поддерживать систему самостоятельно или потребуется внешняя команда. Многие компании выбирают комбинированный подход: стратегию и аналитику берут на себя внутри, а техническую реализацию отдают на аутсорс.
Интеграция. Выбранное решение должно легко взаимодействовать с другими системами: CRM, бухгалтерией, таск-трекерами, документооборотом. Это позволяет создать единое информационное пространство, избежать ручных переносов данных и сократить риск нарушений из-за человеческого фактора. Например, опоздания на встречи, неточности при консультациях с клиентами или удаление важных файлов по невнимательности.
Масштабируемость. Хороший инструмент должен расти вместе с компанией: поддерживать новые процессы, увеличивать количество пользователей, подключать другие отделы или филиалы.
Удобство для пользователей. Даже самая мощная система не будет работать, если сотрудники не захотят ей пользоваться. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, с минимальным входным порогом. Чем проще старт, тем быстрее команда начнёт получать результат.
Шаг 4. Составьте план и назначьте ответственных
Даже если вы выбрали идеальный инструмент автоматизации бизнес-процессов, без правильного плана и команды его внедрение может затянуться или осуществляться с ошибками. Чтобы избежать сбоев, важно ещё на старте определить, кто и за что отвечает, как будет происходить запуск и как вовлекать команду.
Вот с чего стоит начать.
Назначьте ответственных. Автоматизация бизнес-процессов — это не только про технологии, но и про людей. Назначьте координатора проекта (иногда это руководитель отдела, аналитик или IT-специалист), который будет связывать всех участников: бизнес, разработку, подрядчиков.
Также определите:
кто отвечает за постановку задач;
кто контактирует с подрядчиком (если он есть);
кто тестирует систему на этапе запуска;
кто обучает сотрудников.
Пропишите план внедрения. Хаотичный запуск редко заканчивается успешно. Чёткий поэтапный план поможет двигаться спокойно, понимать, где вы находитесь, и вовремя корректировать курс.
критерии успеха (по каким признакам поймёте, что шаг пройден);
риски и альтернативные сценарии.
Начните с пилота. Не внедряйте систему «в лоб» сразу на всю компанию. Выберите один отдел, процесс или команду и проведите пилотный запуск. Это поможет выявить слабые места, собрать обратную связь и внести улучшения до масштабирования.
Обучите сотрудников. Даже самая простая система требует адаптации. Заранее подумайте, как будет устроено обучение: внутренняя презентация, видеоинструкции, сессии «вопрос-ответ» или помощь наставников. Чем понятнее вход, тем выше вовлечённость команды.
Шаг 5. Внедрите и настройте систему
На этом этапе автоматизации бизнес-процессов команда переходит к технической реализации. Информационную систему устанавливают, настраивают, подключают к другим бизнес-инструментам и проверяют, как она работает на практике.
Что включает в себя внедрение:
Импорт данных — перенос существующих баз клиентов, проектов, документов.
Интеграция с внутренними системами — CRM, бухгалтерией, таск-менеджерами и др.
Разработка дополнительных модулей — если стандартной функциональности недостаточно.
Тестирование — проверка корректности работы, устранение багов, настройка прав доступа.
Подготовка к работе — запуск, обучение команды, сбор обратной связи.
Как продукты Minervasoft помогают автоматизировать процессы
Minerva Knowledge— единая база знаний поможет обучить команду работе в системах компании. Здесь вы можете сохранить пошаговые инструкции, регламенты, полезные статьи для быстрой адаптации сотрудников.
Minerva Copilot — это ИИ-ассистент для поиска информации. Он учится на материалах из базы знаний и за секунды формирует полноценный ответ сотруднику в его рабочей среде (CRM, Service Desk и др.). Minerva Copilot пригодится, когда нужно быстро реагировать. Например, на созвонах с клиентами.
Minerva Learn— конструктор курсов и тестов. Он, как и Minerva Knowledge, поможет ускорить адаптацию команды к изменениям в процессах, благодаря структурированному обучению сотрудников, анализу и оценке результатов.
Процесс внедрения новых технических решений может пройти гладко, если действовать поэтапно. Например, для клиента «Мосэнергосбыт» мы внедрили Minerva Knowledge и Minerva Learn, чтобы настроить системную работу со знаниями и автоматизировать обучение сотрудников. Компания обслуживает многомиллионную базу клиентов и коммуницирует через разные каналы: телефонию, личный кабинет, почту, чат-бот, соцсети и виртуальную приёмную, поэтому необходимо было повысить качество поиска и консультаций
Ранее команда уже пыталась внедрить базу знаний на открытом коде, но столкнулась с проблемами: некачественный поиск замедлял работу сотрудников, контент не был унифицирован, а процессы менеджмента знаний велись хаотично.
Чтобы исправить ситуацию, компания начала проект по внедрению базы знаний. Он включал следующие шаги:
→ Подготовка: команда внедрения тщательно проанализировала все материалы, провела интервью с отделами.
→ Инсталляция: специалисты подготовили структуру материалов, установили и настроили систему.
→ Обучение и запуск: пользователи прошли курсы и сдали аттестацию, после чего плавно перешли к работе на новой платформе.
→ Оценка результатов: компания провела мониторинг работы операторов и собрала обратную связь.
Результаты в цифрах:
Для 66% сотрудников информация стала понятнее.
83% сотрудников находят информацию с первой попытки.
В 7 раз увеличилось число сотрудников, уверенных в актуальности информации.
Шаг 6. Оценивайте результат автоматизации бизнес-процессов и развивайте систему
Автоматизация бизнес-процессов — это не «поставил и забыл», а живая часть бизнеса, которая должна адаптироваться к его росту. Чтобы инвестиции в цифровизацию действительно окупались, важно не только внедрить систему, но и регулярно проверять, как она работает и где её можно улучшить.
Для этого проведите анализ эффективности автоматизации бизнес-процессов. Регулярно оценивайте, что изменилось после автоматизации:
Стало ли меньше рутинных задач?
Улучшились ли сроки выполнения задач?
Повысилась ли удовлетворённость команды?
Как это повлияло на бизнес-результаты?
Сравните эти показатели с целями, которые вы ставили на старте (см. Шаг 1). Это поможет понять, достигли ли вы ожидаемого эффекта.
Сравнение изначальных показателей с новыми, после автоматизации
Также каждую из этих метрик можно оценить глубже. Вот несколько примеров.
До автоматизации менеджер обрабатывал 50 заказов в день.
После — 70 заказов.
Средний чек — 2 000 ₽.
Дополнительно: (70 − 50) × 2 000 × 22 рабочих дня = 880 000 ₽ дополнительной выручки в месяц.
Собирайте обратную связь. Те, кто пользуется системой каждый день, лучше всего знают, что работает, а что нет. Обратная связь от сотрудников поможет обнаружить:
сложные или неудобные элементы интерфейса;
недостающие функции;
рутинные процессы, которые можно автоматизировать.
Можно собирать отзывы в форме коротких опросов, сессий «вопрос-ответ» или регулярных встреч команды с администратором системы.
Анонимная форма для сбора обратной связи у сотрудников о новом софте
Улучшайте систему поэтапно. Не обязательно вносить глобальные изменения сразу. Лучше двигаться итеративно: добавлять новые автоматизированные процессы, подключать отделы, настраивать аналитику, дорабатывать роли и сценарии. Это не только снижает риски, но и помогает команде легче принимать изменения.
Постепенно масштабируйте решение, внедряйте новые изменения в работу и вместе с тем подробно рассказывайте сотрудникам о задачах автоматизации бизнес-процессов: почему появляются нововведения и как они должны помочь с ежедневными задачами.