Как управление знаниями оптимизирует производство

Производство

Разработка новых продуктов, управление цепочками поставок, исследование и расширение рынка сбыта – на производственных предприятиях комплексных задач всегда хоть отбавляй. В то время как станкам ЧПУ для бесперебойной работы требуется машинное масло, для успешного функционирования завода или фабрики необходима грамотная система управления процессами и имеющимися активами.

В современном мире эту роль на себя берут KMS (Knowledge management system) – cистемы управления знаниями. Централизуя и стандартизируя информацию, сервисы облегчают доступ начальству и сотрудникам к необходимым данным. Наличие на заводе такой системы «смазывает» шестеренки производственного процесса и дает организации конкурентное преимущество.

Один из показательных примеров – внедрение базы знаний Minerva Knowledge в работу российского производителя инженерной сантехники VALTEC. В техническом департаменте компании отечественная KMS заменила потерявший актуальность иностранный софт Confluence. Новая база знаний оптимизировала работу организации и повысила производительность сотрудников. О результатах расскажем ниже, а заодно пройдемся по теории применения систем управления знаниями на производствах.

«Современное промышленное производство - это настоящее искусство, где все потоки: материалов, информации, поручений и обратной связи, данных мониторинга состояния сложного оборудования и прохождения процессов - взаимосвязаны и тесно переплетаются. От закупки до продажи и сервиса продукции - каждый этап требует максимальной точности и внимания. Именно здесь KMS становится незаменимым помощником, предотвращая дисбаланс и упущение важных изменений. В компании, где ежедневно производится широкий спектр продукции состоящей из десятка тысяч комплектующих, без системы класса KMS просто невозможно обойтись».

Илья Князев
Член экспертного совета «КМ-Альянс» / КАМАЗ

Проблемы современных предприятий

С растущим разнообразием продукции, сокращением жизненного цикла разработки и увеличением скорости вывода на рынок, способность производителей к адаптации и гибкости – их основная задача. Стандартизация процессов и согласованность действий персонала при разнообразии продукции становятся невозможны без поддержки современных цифровых технологий.

Петабайты информации

Производственники уже начали осознавать, что, подобно коллегам из сферы услуг, они оказываются в конкурентной экономике знаний. Компании, как крупные, так и малые, обладают обширными объемами знаний, распределенных по бесчисленному количеству структурированных и неструктурированных источников. Более того, темпы их приобретения растут экспоненциально в связи с быстро увеличивающимися возможностями обмена информацией. Возможность улучшать процессы и выпускать новые продукты на рынок быстрее и дешевле зависит от возможности обнаружения, доступности и применения этих знаний.

Широкая география

Источники важных знаний теперь не обязательно замкнуты внутри стен предприятия. Постепенное географическое распределение компаний, рост числа поставщиков, партнеров и клиентов приводят к тому, что важная информация о процессах или потенциально новых продуктах оказывается за пределами самой организации, в широких рамках поставочной цепочки. Развитие этой сложной сети отношений делает еще более важной необходимость установления эффективных механизмов обмена знаниями.

Недостаток коммуникации

Проблемой компаний часто становится склонность некоторых сотрудников к накоплению знаний, которые являются их персональным «сокровищем» и не распределяются между другими сотрудниками.

Кроме того, организации часто используют устаревшие коммуникационные каналы, делая ставку на личные встречи. Другие каналы, такие как интранеты, конференц-звонки, электронная почта и базы знаний воспринимаются начальством значительно менее эффективными. Учитывая, что многие компании сейчас сотрудничают с несколькими командами в разных часовых поясах, организации необходимо тщательно обдумывать наиболее эффективные способы обмена информацией и знаниями, особенно когда личные встречи могут быть невозможными.

Преимущества управления знаниями в производственных процессах

Проектирование, создание, управление продукции – производство является многоступенчатым процессом, где на каждом из этапов внедрение системы управления знаниями приносит очевидную пользу. Вот некоторые из явных преимуществ:

Централизованное управление знаниями

Производственный бизнес в отличие от других сфер сталкивается с проблемой отслеживания не только процессов и продуктов, но также инструментов, материалов и даже отходов. Причем зачастую в совершенно разных локациях: на складах, разных производственных площадках, у поставщиков. Широкий ассортимент и его география могут затруднить работникам поиск нужной информации об активах компании.

Централизованное управление знаниями с помощью KMS помогает решить эту проблему, ведь члены команды получают доступ к последней информации в несколько кликов. А порой и вовсе без них.

Система позволяет организовать рассылку уведомлений об изменениях контента, чтобы персонал всегда был в курсе новинок. Сообщения можно назначать в зависимости от ролей в KMS. Например, какому-то определенному подразделению, отделу или человеку.

При этом руководство всегда в курсе происходящего на местах. KMS снабжает начальство наглядной отчетностью по прочтению уведомлений, качеству работы поиска, обратной связи, оценок, позволяет отслеживать время, затраченное персоналом на каждую из поставленных задач.

Сохранение знаний

Система управления знаний – это общее дело компании. Если грамотно донести эту мысль до сотрудников, то KMS расцветет новыми красками. База начнет систематически пополняться новыми зачастую неявными знаниями: различным опытом работников, инсайтами, лайфхаками. После редактуры контент-менеджера эти данные будут занимать почетное место в общей информационной кладовой и нести пользу для бизнеса в целом.

Кроме того, наличие KMS нивелирует вероятность потери знаний при увольнении или уходе сотрудников на пенсию. Опыт более опытных коллег остается внутри компании, что помогает другим сотрудникам принимать более мудрые решения и избегать ошибок новичков;

Увеличенная продуктивность

Заводы и фабрики сталкиваются с гигантскими объемами информации: смещения сроков поставок, поломки на производстве, количество брака и многое другое. Данные меняются с высочайшей скоростью, поэтому следить за апдейтами – та еще задачка. Особенно, если информация хранится в разных местах.

Профессиональная KMS способна сократить время на актуализацию знаний и разительно увеличить продуктивность сотрудников. Софт предоставляет вариативный поиск с учетом опечаток и способен подстраиваться под контекст, в нужное время выдавая дополнительной информацию в виде рекомендаций и уведомлений. Люди всегда будут в курсе обновлений, необходимых для решения тех или иных задач проблем.

Инновации и разработка продукта

Чтобы оставаться конкурентоспособными производствам необходимо отвечать вызовам времени и внедрять инновации в продукцию и технологические линии. В решении этой задачи управление знаниями играет важную роль. KMS бережно хранит информацию о прошлых проектах, тупиковых идеях, имеющихся наработках и тенденциях рынка. Это позволяет обновлять продукты с минимальными рисками, основываясь на накопленных годами данных.

Совместное использование информации

Процессы экономической глобализации наблюдались на протяжении тысячелетий, с момента возникновения международной торговли. Однако в последние 20-30 лет фиксируется стремительное увеличение темпов этого явления. Производственные мощности и рынки сегодня могут быть разбросаны не только по разным городам внутри страны, но и по разным континентам. Это не может не накладывать трудности на внутренние процессы компании и замедлять их.

Система управления знаниями – отличный инструмент для удаленного совместного использования информации, без необходимости выходить за пределы завода, брать авиабилеты, прививаться от малярии и наносить солнцезащитный крем. С помощью KMS производители могут обмениваться знаниями в режиме реального времени, а все члены команды и поставщики – мгновенно просматривать контент и обновления из разных мест.

Сокращение времени обучения персонала

Благодаря базе знаний поговорка «Век живи – век учись» несколько теряет в актуальности. Новому персоналу во время онбординга теперь не обязательно зазубривать массивы информации – всегда можно обратиться за помощью к интуитивно понятной KMS. А за счет интеграции с YouTube, Google.Docs, онлайн-доске Miro и другим сервисам процесс обучения сотрудников проходит в стандартизированной интерактивной форме. Это могут быть вводные видео, часто задаваемые вопросы (FAQ), блоги, руководства по действиям, различные инструкции.

Также с помощью встроенной системы управления обучением можно назначать дополнительные курсы повышения квалификации и отслеживать успехи подразделений или конкретных сотрудников.

Стандартизация процессов

ГОСТ – аббревиатура, к которой стремятся многие производители. Для успешного функционирования завода все должно соответствовать тем или иным стандартам. Система управления знаниями помогает внедрить такой же четкий подход во все процессы работы производства. Это возможно благодаря централизованному и доступному хранилищу данных. Стандартизированные процессы упрощают идентификацию ключевых областей, требующих улучшения, и их быстрое внедрение.

Сокращение рисков

«Когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет, и выйдет из него не дело – только мука». Строчки из басни Крылова про лебедя рака и щуку актуальны даже 2 века спустя и вполне олицетворяют происходящее на некоторых производствах. Для достижения результата важно чтобы работники двигались в одном, четко заданном направлении. В этом помогает профессиональная система управления знаниями, обращаясь к которой сотрудники получают доступ к глобальной системе координат бизнеса. Это снижает риски ошибок со стороны персонала и не расходует их потенциал впустую.

Внедрения базы знаний в производство. Практический опыт

Перечисленные преимущества профессиональной базы знаний в своей работе более полугода ощущают сотрудники российского бренда инженерной сантехники VALTEC. Они обратились за помощью в Minervasoft, чтобы заменить ушедший из России Confluence. Имевшееся австралийское решение предлагало организации недостаточную функциональность. VALTEC производит широкий ассортимент оборудования для водоснабжения и отопления и имеет обширный рынок сбыта. Продукция бренда доступна в более чем 10 тыс. торговых точек в России и странах СНГ, а YouTube-канал компании смотрят 24 тысячи человек.

Благодаря Minerva Knowledge в организации была создана полноценная база знаний. Она объединила материалы, используемые для технической поддержки, разработки и внедрения новой продукции, а также данные экспертиз и лабораторных исследований.

Встроенные шаблоны Minerva Knowledge помогли сотрудникам сократить время при работе с каталогом продукции. Они систематизировали контент и распределили его по соответствующим разделам — «Артикулы», «Этикетки и упаковка», «Разработка», «Испытания и контроль качества». Поисковая система, работающая по аналогии с Яндекс и Google, позволила инженерам технической поддержки довести поиск нужных ответов до нескольких секунд. Отметим, что речь идет о комплексных многостраничных документах – ГОСТах и продуктовых материалах.

В наполнении базы знаний и управлении информацией задействованы все сотрудники VALTEC. Конструкторы, маркетологи, технические писатели, инженеры и другие специалисты, участвующие в разработке новых продуктов и доработке существующих, ведут на платформе Minerva Knowledge соответствующую документацию. Специалисты имеют возможность переключаться между разными версиями документов и видеть обновления в персонализированной ленте уведомлений.

«Раньше мы управляли знаниями в системе Confluence, но ее функциональных возможностей было недостаточно, из-за чего часть контента хранилась в папках на локальных дисках. Платформа Naumen KMS, которую мы выбрали в качестве альтернативы, оказалась многофункциональной и простой в освоении. С ее помощью мы оптимизировали работу технического департамента».

Дмитрий Жигалов
Технический директор VALTEC

Решение от Minervasoft помогло сотрудникам ускорить поиск внутренней информации и управлять версионностью документов, благодаря чему техническая поддержка и контроль качества продуктов стали работать эффективнее.

Спустя восемь месяцев с момента внедрения базой знаний Minerva Knowledge пользуется 100% сотрудников технического подразделения. В ближайшее время VALTEC планирует подключить к платформе отдел продаж, поставщиков и клиентов.

Вывод

Теоретическая база и пример из реальной практики Minervasoft позволяют сделать вывод: система управления знаниями – надежный друг и товарищ всем современным производственным предприятиям. KMS помогает организациям более эффективно управлять знаниями и использовать имеющиеся активы, вне зависимости от их геоположения на карте мира. Централизация и стандартизация информации в базе знаний упрощает доступ сотрудников к необходимым данным в нужный момент. Это улучшает производственные процессы, разработку продуктов и управление поставочной цепочкой.

Выбирая систему управления знаниями для вашего производства важно учесть размер компании и конкретные потребности сотрудников. Например, если у вас большое количество персонала, работающего в разных точках мира, вам понадобится система, к которой смогут получить доступ все сотрудники без оглядки на часовой пояс. Также стоит учесть, скольким объемом информации вам нужно управлять и как сложны ваши процессы. Кроме того, важно выбрать «дружелюбную» систему, которая может интегрироваться с уже имеющимися. Учет этих факторов поможет сузить список вендоров и выбрать лучшую систему управления знаниями для вашего производства.