Структура управления знаниями и как ее создать

В современной экономике бизнес все больше осознает важность эффективного управления интеллектуальными активами. Согласно исследованию APQC (Американского центра производительности и качества), компании с четкими структурами управления знаниями тратят на разработку новых продуктов и услуг втрое меньше времени.

Но как именно организации применяют терабайты накопленных данных для филигранной балансировки по бурным волнам рынка? Справиться с такой многофакторной задачей современной компании возможно лишь благодаря выстраиванию комплексных и при этом понятных структур управления знаниями.

В широком смысле – это процесс циркуляции информации внутри компании. Он может проходить хаотично, а может четко регулироваться и поэтапно вести бизнес к достижению поставленных целей. Хорошо налаженная структура помогает бизнесу организовывать и упрощать рабочие процессы, гарантируя скоординированность и направленность усилий.

Менеджмент знаний выступает в качестве стратегического плана для отбора и обработки знаний, которые в процессе решения насущных задач постоянно генерируют сотрудники. Кроме того, управление знаниями дает возможность разрабатывать четкие процедуры для эффективного управления имеющимися ресурсами.

Наличие структуры данных позволяет разным подразделениям эффективно накапливать опыт, делиться им с коллегами и иметь легкий и оперативный доступ к общим знаниям компании.

Эффективное управление знаниями играет важнейшую роль для организаций сразу по ряду причин. Оно делает возможным оперативную выборку важной информации и ее грамотное использование внутри компании. Это, в свою очередь, способствует росту производительности сотрудников, снижает расходы на дополнительный персонал и влечет к росту прибыли.

Не секрет, что затраты на замещение сотрудника или привлечение новых клиентов гораздо больше вложений, необходимых для удержания текущих.

Высокая текучесть кадров часто обусловлена непониманием их ролей и обязанностей. Это неизбежно ведет к разочарованию и отчужденности персонала, какими бы free-снеками их не воодушевляли. Хорошо продуманная система распределения знаний решает эту проблему, предоставляя сотрудникам четкие рекомендации, ресурсы и поддержку для достижения успеха.

Создание структуры управления позволяет компаниям обеспечить согласованность и эффективность бизнес-процессов. При наличии четко определенных руководящих принципов сотрудники будут следовать стандартам рабочих процессов, обеспечивая последовательное и прогрессивное выполнение работы.

Это способствует повышению производительности, оптимизации операций и возможности постоянно предоставлять клиентам высококачественные продукты или услуги.

Структура управления играет решающую роль в обмене опытом внутри организации. Сбор и распространение знаний создает атмосферу непрерывного обучения и сотрудничества.

Выученные уроки, извлеченные из прошлого опыта, успешных практик и отраслевых тенденций, можно документировать и обмениваться ими, что позволяет сотрудникам учиться друг у друга и использовать совокупные знания для более эффективного принятия решений.

В дополнение к явным знаниям система облегчает поиск и управление знаниями неявными. Этим термином называют навыки и опыт, находящиеся в головах тех или иных сотрудников. Обычно эта порой крайне ценная информация никак не документируется и бесследно пропадает вместе с уходом человека.

В то же время когда знания бережно собираются в одном месте, компании могут воспользоваться этим «коллективным бессознательным» в решении возникающих проблем или даже синтезировать из него инновационные решения.

Знания представляют собой ценный ресурс для любой организации, и их эффективное использование с помощью четкой структуры может принести массу преимуществ:

Наличие структуры способствует росту культуры обмена знаниями, позволяя сотрудникам использовать коллективную мудрость организации. А вывести на максимальный уровень синергию работы сотрудников поможет профильное ПО с понятным и оптимизированным интерфейсом, с которым удобно работать персоналу.

Когда у сотрудников есть легкий доступ к информации и идеям, они имеют возможность мыслить творчески и предлагать инновационные решения.

Такая среда стимулирует инновации, способствует творчеству и позволяет командам использовать в проектах различные точки зрения. В результате компании могут опережать конкурентов, адаптироваться к изменениям на рынке и постоянно совершенствоваться.

Быстрый доступ к точной и актуальной информации гарантирует, что руководители подразделений смогут получить доступ к необходимым знаниям в нужное время. Это снижает риски принятия неверных решений.

Вашим правильным решением будет подобрать для своей компании профессиональную систему управления знаниями с гибким поисковиком и учетом опечаток, способную адаптироваться к контексту. Minerva Knowledge, например, в нужный момент предоставляет сотрудникам дополнительную информацию в виде советов и уведомлений. ПО позволяет персоналу всегда быть в курсе обновлений, необходимых для решения разнообразных задач и проблем.

Управления знаниями дает службам поддержки клиентов и отделам продаж возможность всегда давать актуальные ответы клиентам и пользователям, предоставляя доступ к часто задаваемым вопросам, руководствам и инструкциям. Это повышает удовлетворенность клиентов и укрепляет репутацию вашего бренда.

Решение работает еще лучше, если интегрировать в систему базу знаний, которая синхронизируется с чат-центрами, Service Desk и CRM - системами, не создает множество окон и не отвлекает сотрудников от прямых обязанностей. Это обеспечивает удобство работы специалистов и значительно сокращает время ожидания ответа на запросы пользователей.

В современном мире, основанном на знаниях, организации не могут оставаться конкурентоспособными без эффективного управления знаниями. Внедрение профессионального софта приносит компаниям многочисленные преимущества: от улучшения обмена знаниями до более результативного принятия решений и роста качества обслуживания клиентов.