Гайд по созданию культуры обмена знаниями на рабочем месте

Корпоративная культура постепенно меняется. И надо отметить – в позитивном ключе. На смену жесткой конкуренции за бонусы и персональный кабинет приходит командная работа. Сформированная в лучших компаниях планеты среда поощряет сотрудников трудиться сообща, быть открытыми и, главное, делиться идеями.

Это крайне важный аспект, учитывая, что в среднем 35% институциональных знаний организации сосредоточены в голове одного человека. Если он по каким-то причинам покидает компанию, в ее интеллектуальном багаже образовывается зияющая дыра.

Еще одна шокирующая статистика, собранная американскими специалистами, говорит о том, что работники компаний могут тратить по 5 и более часов в неделю на ожидание важной информации. Эти задержки оказывают существенное негативное влияние на графики проектов – 66% из них реализуются на неделю дольше, а 12% – на месяц или более.

Чтобы не тратить ресурсы на «шпатлевку» пробоин после ухода экспертов, экономить время на поиске и ожидании информации важно выстроить в компании культуру обмена знаниями.

Управление информацией внутри организации способно повысить производительность сотрудников. Разложенные по полкам, не дублирующиеся, доступные в несколько кликов знания облегчают работу и ведут к улучшению сервиса, ускорению внутренних процессов и созданию клиентоориентированного подхода.

Более высокая скорость в каждом из подразделений компании суммируется в более высокую прибыль и снижение расходов.

«Знание – это свет, который освещает путь к успеху и достижению своих целей», – говаривал Конфуций. Прозорливый философ был уверен, что знание является ключом к мудрости и процветанию. Компания для триумфа общего дела просто обязана сделать актуальные знания доступными для всей организации. Тогда специалисты смогут решать проблемы лучше и быстрее.

Кроме того, обмен неявными знаниями, которые обычно спрятаны в головах людей, не распространяясь, является поворотным моментом для буста инновационной деятельности. Когда обмен поощряется, и существуют рабочие инструменты для этого процесса, сотрудники натуральным образом получают более высокий уровень изобретательности, поскольку они чувствуют себя увереннее.

Какой самый раздражающий недостаток отсутствия информации у сотрудников? Повторяющиеся ошибки и риск роста числа недовольных клиентов.

Этого можно избежать, интегрировав эффективную систему обмена знаниями. Когда информация легко доступна каждому, работники совершают ошибки реже. Это, в свою очередь, снижает число конфликтов – как с клиентами, так и внутри коллектива.

Внутри компании большую роль играет обмен неявными знаниями, потому что иногда люди должны обратиться к коллегам для получения ответов на основе их личного опыта. Со здоровой культурой обмена знаниями это становится возможным. Эксперты за идею или бонусы дают согласие помогать, а младшие коллеги не стесняются спрашивать.

Помочь разобраться к кому с каким вопросом идти может функциональная база знаний. ПО позволяет создать в системе отдельную категорию для опытных профессионалов. Там будут описаны их навыки, полномочия и вопросы, с которыми к ним можно обратиться.

Укоренение в компании культуры обмена знаниями напрямую способствует личностному развитию ее сотрудников. Это происходит поскольку работники, независимо от того потребляют ли они явную информацию или проявляют активный интерес к неявным знаниям, становятся грамотнее и умнее.

Такие люди создают более компетентные и уверенные в своих силах команды. Не зря же говорят, что информация – это сила. Когда специалисты не блуждают в потемках, а обладают знаниями и легким доступом к ним, это поднимает боевой дух и увеличивает работоспособность.

Специалисты клиентского сервиса, отделов HR, бухгалтерии, IT – все помимо основных задач вынуждены тратить часть рабочего дня на поиск внутренней информации или коллег, которые способны помочь.

Существенно снизить потерю времени и уменьшить утомление работников может помочь база знаний с удобной и мощной поисковой системой. Современные решения способны не только искать информацию в системе и внутри документов, но и делать базовые вещи еще проще – исправлять опечатки и раскладку.

Благодаря одному лишь мощному поиску можно каждый раз экономить по 10-15 секунд времени и в итоге сократить время поиска на 30%.

В английском языке есть интересное выражение – «to be on the same page» (быть на одной странице со своим собеседниками, полностью их понимать). Именно это происходит с коллективом, когда в компании на ежедневной основе реализуется культура обмена знаниями.

Благодаря доступу каждого сотрудника к передовым практикам, корпоративным ценностям, ключевым целям и текущим задачам компании, люди видят не только собственный функционал, но и картину в целом.

Это позволяет рядовому сотруднику ощущать себя частью чего-то большого, что критически важно для сохранения мотивации в долгосрочной перспективе. Такой подход особенно полезен, если у компании есть удаленные команды, и люди редко встречаются друг с другом или посещают офис.

Поскольку обмен знаниями способствует сотрудничеству через обмен информацией между командами и отделами, это также означает, что бизнес будет двигаться вперед с большей синергией и сплоченностью.

Теперь, когда мы выяснили, насколько полезен обмен знаниями, стоит перейти к созданию эффективной культуры знаний на рабочем месте:

Прежде чем засучить рукава и обеими руками взяться за создание культуры обмена знаниями, необходимо подготовиться к преодолению распространенных преград, которые могут возникать на разных этапах:

Как данная статья – аргументами и статистикой – показывает читателю, насколько для организации важен обмен знаниями, так же и лидеры команды должны с чувством, толком и расстановкой раскрыть перед сотрудниками преимущества этого подхода. Если люди не поймут, как их жизнь и работа могут улучшиться, они не будут тратить свое драгоценное время на обмен знаниями. У каждого и без того дел невпроворот.

Люди в своем большинстве стремятся при любой возможности избегать перемен. Зачем делать вещи по-новому, если все и по привычным схемам как-то работает ?

Чтобы персонал не встретил трансформацию в штыки, руководству стоит действовать медленно и постепенно, начиная с областей, где персонал сразу увидит позитивные изменения. Например, можно начать с предоставления наиболее важной информации, которая с высокой вероятностью увеличит производительность и снизит нагрузку. Работать меньше любит каждый.

Инструмент обмена знаниями, который выберет организация, может иметь решающее значение для того, насколько быстро и искренне команда будет принимать перемены. Излишне сложные инструменты заставят людей сопротивляться процессу и затруднят его. С другой стороны, комплексные инструменты с широким функционалом дадут людям возможность получить больше преимуществ от ПО. Важно делать выбор системы управления знаний осознанно.

Некоторые трепетные сотрудники могут столкнуться со страхом, что обмен знаниями отнимет их суперсилы и сделает легко заменяемыми. Тогда люди способны встать в позу и начать латентно сопротивляться всему процессу, держа информацию при себе. Это действительно серьезная проблема, если в компании не погасили конкуренцию в рабочей среде.

Единственный способ выманить «мою прелесть» – гарантировать весомые бонусы и похвалу. Руководству стоит почаще выражать признательность своим сотрудникам за обмен знаниями и отличную работу, которую они делают.

Еще одна распространенная фобия в коллективах – это поход в кабинет начальства. Если в организации работники испытывают негативные эмоции при коммуникации с руководством, то культуры обмена знаниями в компании пока не случилось.

Установка политики «открытых дверей» позволит избавить персонал от страха задавать вопросы среди коллег, а также обращаться к руководителям. Для этого начальству нужно сделать первый шаг навстречу, наладить дружескую коммуникацию, а не прятаться в высоком кабинете как в башне из слоновой кости.

Такой ход поможет разрядить обстановку и дать людям чувство комфорта, когда им предстоит обратиться с вопросом. А это, в свою очередь, сделает обмен знаниями в компании на порядок активнее.

Как писалось выше, внедрение культуры обмена знаниями требует от руководства максимальной выдержки – с людьми нужно говорить и приводить наглядные доводы, почему работникам это пойдет на пользу. Таким образом, вы не будете настаивать на переменах, а будете лишь аккуратно подталкивать к ним.

Также важно позаботиться о том, чтобы на обмен знаниями хватало времени. Необходимо выделить на этот процесс время на еженедельной основе. Когда людям вырывать минуты для обмена знаниями, а иметь для этого отдельно выделенный промежуток времени, они будут охотнее делиться опытом.

Важно также озвучить перед персоналом, что любое их знание может оказаться крайне важным для компании. Излишнее стеснение и неуверенность способны отнять у организации ценную информацию.

Все перечисленные политики и меры поощрения могут сработать и принести пользу только при условии внедрения профессиональных инструментов. Для подобных целей лучше всего подходит база знаний. С ее помощью удастся сделать обмен информацией удобнее и обеспечить простой доступ к актуальным знаниям.

Платформа для обмена знаниями повышает уровень культуры обмена, а также облегчает совместную работу с коллегами по контенту и другим проектам При чем независимо от того, работают ли они в одном офисе или удаленно.

Внедрение новых технологий и систем занимает немало времени. Даже если руководство сделает все идеально – от обучения персонала до продвижения новых инструментов и культуры обмена знаниями, сотрудникам важно дать время на освоение.

Объявление о том, что ошибки на этапе обучения вполне допустимы, сильно простимулирует персонал к более открытому использованию новых технологий.

Предоставить сотрудникам все возможные инструменты для оптимизации работы – не только ответственность компании, но и ее главный интерес. Тратить время на поиск нужной информации вместо того, чтобы сосредоточиться на зарабатывании денег и развитии бренда – контрпродуктивно.

Добыча и обмен знаниями – сложнейший процесс, который невозможно организовать по щелчку пальцев. Для этого предстоит зачастую с нуля создать в коллективе культуру обмена знаниями. В данном процессе важно три аспекта:

- отказаться от спешки в пользу результата;

- создать атмосферу доверия и открытости;

- подобрать правильное ПО с надежной системой хранения, мощным поисковиком и удобными инструментами.