Лера недавно стала проджект-менеджером в онлайн-магазине. Она уверена, что контроль задач, постоянные апдейты от команды и работа на максимальный результат — это основы успешного проекта.
Но в реальности всё иначе:
Сотрудники отвлекаются на бесконечные «Коллеги, уточните статус задачи» вместо того, чтобы работать.
Сроки горят, сотрудники перерабатывают.
Лера тоже засиживается в офисе допоздна, потому что хочет довести всё до идеала.
Атмосфера накаляется, скорость выполнения задач падает, результативность команды на нуле.
Узнали в Лере себя? Не осуждаем, все мы были на её месте. Поэтому давайте вместо банального «контролируйте дедлайны» разберём топ рабочих методов эффективного project-менеджмента.
Способ управления проектом 1. Составьте RACI-матрицу
Это форма, в которой легко отследить всех ответственных по задачам. Матрица спасает от хаоса и даёт понимание, к кому и в каких ситуациях обращаться.
Расшифровывается RACI так:
R (Responsible) — исполнитель задачи. Это может быть автор статьи или дизайнер.
A (Accountable) — ответственный за результат, например, проджект-менеджер.
C (Consulted) — консультант по задаче. Если у организации есть вопросы по авторским правам для контента, они могут обратиться к юристу.
I (Informed) — информированный. Тот, кому надо быть в курсе событий. Но этот человек не вмешивается в процесс. Обычно информированный — оунер или гендиректор.
Матрицу можно составить в формате таблицы:
По горизонтали располагаются участники.
По вертикали — задачи в рамках проекта.
На пересечении двух ячеек прописывается буквенный код с ролью участника.
Вернёмся к Лере. Кроме неё, в команде есть автор, шеф-редактор, дизайнер, юрист — он консультирует по рискам для репутации компании. Лера отчитывается перед продакт-oунером.
Её RACI-матрица будет выглядеть примерно так.
Без RACI-матрицы команда Леры тратила на доработку продукта месяц вместо положенных двух недель, потому что не было понимания, кто финально принимает решение по задаче. После реализации RACI-матрицы время для работ уменьшилось и отдел начал вписываться в дорожную карту.
Вывод: чёткие роли = быстрые решения.
Способ управления проектом 2. Приоритизируйте задачи по методике Cost of Delay
Название практики переводится как «цена задержки» — именно этот показатель можно учитывать при планировании. А ещё позволяет оценить, как стоимость долгой работы влияет на очерёдность задач.
Как подойти к управлению проектами по методике Cost of Delay:
Попробуйте рассчитать финансовые потери, если не выполнить задачу вовремя.
Затем оцените, как быстро она окупится, если сдать её раньше.
Поставьте в приоритет задачи с наибольшими убытками при задержке.
Лера тоже решила расставлять приоритеты по модели CoD. Её команда планировала редизайн лендинга. Было два варианта:
Запустить редизайн сразу — даже если он не идеален, но уже конвертирует лучше прежней версии.
Доработать UX/UI, протестировать варианты — будут учтены все недочёты, но на это уйдёт два месяца.
Команда протестировала новый лендинг на фокус-группе и оценила реальную стоимость откладывания изменений. Данные показали:
От новой версии лендинга зависит конверсия: она может увеличиться на 15% после редизайна.
Каждый день задержки = минус 45 000 рублей от потенциальной прибыли.
Если тянуть с новой версией лендинга два месяца, компания потеряет от 2 700 000 рублей в упущенных доходах.
Поэтому команда сразу запустила редизайн и исправляла ошибки уже после релиза.
Вывод: важно не просто запускать всё сразу или бесконечно дорабатывать продукт. Методика Cost of Delay помогает принять взвешенное решение, а именно сравнить потери от задержки с потенциальной выгодой доработки. Иногда лучше запустить быстрее и исправлять по ходу. А порой долгий релиз оправдан. Главное — считать и сопоставлять показатели, а не полагаться на интуицию.
Способ управления проектом 3. Умышленно замедлите процессы
Вести задачи по идеальному сценарию — всё равно что верить, что в пятницу вечером не будет пробок. Давайте посмотрим, что может случиться в команде без дополнительного времени:
Пожары и хаос. Задачи горят, потому что у всего один дедлайн — «как можно скорее».
Систематические ошибки. Под давлением сотрудники работают быстрее, но не лучше. А ещё тратят дополнительное время на исправление багов и переделки.
Паника. Команда трудится в режиме выживания, стресс копится, продуктивность падает.
Чтобы не тушить пожары в последний момент, применяйте механику Slack Time — прибавляйте ко времени и ресурсам 15–20%. Это ваш запас на неожиданные изменения. Если всё пройдёт гладко — используете его на доработки.
Как внедрить:
Добавляйте этап доработок в дорожную карту проекта. Если дедлайн 30-го числа, заложите финиш на 25-е. Оставшиеся пять дней потратьте на исправление ошибок.
Пересматривайте KPI команды. Например, вместо «сделать лендинг за три дня» поставьте цель «запустить сайт, который поможет увеличить конверсию».
Проводите ретроспективы. После каждого проекта анализируйте, что мешало работе. Это поможет скорректировать процессы в дальнейшем.
Лера пошла именно по этим шагам. Так у её команды появилась дополнительная неделя на доработки и резерв в бюджете. Всё это позволило работать в наиболее комфортных условиях.
Вывод: работа со сплошными ограничениями не всегда идёт на пользу. Нужно давать сотрудникам время для улучшений.
Способ управления проектом 4. Настройте менеджмент знаний в команде
Попробуйте собрать всю информацию по проектам и взаимодействию с командой в одном месте. Так команда будет тратить меньше времени на поиск важной информации — как следствие, не станет страдать качество работы.
Выбирая между бумажными или цифровыми носителями, лучше остановитесь на вторых — так информацией можно управлять из любой точки мира. А ещё при случайном удалении её легко восстановить.
Один из популярных и надёжных инструментов для работы с материалами — KMS, или система управления знаниями. Здесь можно создавать и хранить регламенты по проекту. Они всегда будут под рукой, и вы сможете передать сведения команде в любую минуту. Также системы управления знаниями поддерживают командное редактирование в документах. Вносить изменения в файлы можно хоть целым отделом — все изменения будут сохранены в режиме реального времени.
Ещё KMS помогут быстро находить информацию благодаря удобному поиску по контенту. Он учитывает опечатки, контекст и транслитерацию.
Наконец, KMS можно интегрировать с другими рабочими системами. Так сотрудники смогут находить ответы на клиентские запросы, не переключаясь между телефонией или CRM и базой знаний.
Это система управления знаниями, с которой вы сможете собрать все материалы в одном месте, навести порядок в документах, избавиться от ненужных гайдов и актуализировать важные регламенты.
Работать с информацией будет проще: в этом помогут основные опции Minerva Knowledge.
Умный поиск
Исправит опечатки в запросах, поймёт контекст и выдаст ответы за несколько секунд.
Редактор контента
Поможет сформировать базу контента, за это отвечают инструменты вроде Markdown: он позволит оформить заголовки и блоки текста. Макрос Draw.io нужен, чтобы встроить блок-схемы и графики, а пошаговые сценарии — показать скрипт диалога.
Лента обновлений
Подсветит изменения: если проджект-менеджер обновит регламент работы в отделе, оповещение об этом увидит вся команда или выборочные роли.
Интеграция с сервисами для работы
В Minerva Knowledge есть ИИ-ассистент Minerva Copilot: он позволяет встраивать поиск в CRM, телефонию, Service Desk и другие сервисы. А ещё «изучает» статьи из базы знаний и подсказывает ответы в зависимости от контекста. Так сотрудники смогут получить нужную информацию, не перескакивая между программами.
Пример: Лера заметила, что сотрудники тратят слишком много времени на поиск информации. Она предложила руководству собрать все материалы в базе знаний и взяла на себя организацию процесса. А именно:
Создала структурированные гайды для команды и отредактировала их совместно с отделом.
Настроила уведомления: коллеги получали оповещения о добавлении новых документов или изменениях в старых.
Проверила аналитику: отследила, кто из сотрудников прочитал материалы и какие разделы вызвали наибольший интерес.
Так время на поиск информации сократилось с 7 минут до 30 секунд. Новички стали быстрее адаптироваться, потому что у них появились понятные регламенты и гайды.
Вывод: чем доступнее знания, тем быстрее и продуктивнее работает команда.
Способ управления проектом 5. Попробуйте работать в асинхронном режиме
42% из них выключают камеру и занимаются своими делами.
27% недовольны созвонами по вопросам, которые можно решить в переписке.
20% сотрудников отказываются от участия в созвонах, если это возможно.
11% опрошенных игнорируют встречи, не предупреждая об отсутствии.
Только 24% опрошенных по-настоящему включаются в обсуждения.
Возникает парадокс: все понимают, что митинги отнимают время, но никто не решается их отменить. Если ваша команда тоже устала от вечных совещаний, попробуйте тестовые дни в асинхронном режиме. Так вы проверите, подходит ли вам эта механика.
Лера тоже предложила команде принципы асинхронной коммуникации и перевела 95% общения в текст. Вот что вышло:
Сотрудники не созваниваются, а каждое утро отписываются в чате о планах на день.
Обсуждают задачи в комментариях. Созваниваются, только если не понимают друг друга с трёх сообщений.
Для решения проблем созваниваются только на 5-10 минут.
Как итог, сотрудники работают в комфортном ритме и не отвлекаются на часовые созвоны.
Вывод: асинхронный режим снижает хаос, даёт команде время на глубокое погружение в задачи и ускоряет процессы. Чем меньше отвлекающих встреч, тем продуктивнее работа.
Резюмируем
Когда работа замедляется, дело обычно не в мотивации сотрудников. Чаще всего проблема в неразберихе: непонятные процессы, дублирующиеся задачи, постоянные уточнения «кто за что отвечает» — всё это запутывает. Но сориентироваться в беспорядке возможно.
Если внедрить RACI-матрицу, ответственность за процессы будет распределена грамотно. Приоритизация задач по Cost of Delay поможет сосредоточиться на том, что реально влияет на бизнес. Буфер времени и ресурсов пригодится, когда надо работать слаженно и с ориентацией на результат, а не на скорость. Системный подход к знаниям и обучению поможет команде изучить все аспекты работы и сэкономить время на поиски информации. А асинхронная коммуникация — это неплохой способ повысить продуктивность сотрудников.
Когда процессы настроены, а команда не разрывается между задачами и дедлайнами, она работает быстрее, осознаннее и эффективнее.