Сейчас часто приходится слышать об управлении знаниями в контексте бизнеса, но проблема в том, что далеко не все понимают, какие бывают знания и как эффективно с ними работать.
Наша команда заинтересована в широкой популяризации всего, что связано с работой организаций со знаниями. Мы постоянно делимся инновационными методами и техниками, а также стремимся раскрыть различные аспекты работы со знаниями как явления.
Ранее мы рассказывали о структуре управления знаниями, а в данной статье хотим внести немного ясности, проведя краткий обзор одного из основных типов знаний в организации. Сразу заметим, что статьи на подобную тематику будут публиковаться и в дальнейшем, включая материалы о неявных знаниях и многие другие.
Что такое явные знания?
Впервые бизнес серьезно задумался о том, что работа с информацией требует структуризации и наличия конкретных правил, еще в 1970-е. Этому предшествовал многолетний анализ работы различных производств, после чего открыто было заявлено о том, что «знания нужно постоянно совершенствовать и расширять, иначе они погибнут».
Данная проблема изучалась на протяжении последующих десятилетий, насколько важной является качественная работа со знаниями в контексте работы организации. В начале тысячелетия компании по всему миру стали по-настоящему серьезно относиться к данному вопросу, но постоянно сталкивались с проблемами, связанными, в том числе с непониманием того, какими должны быть знания и как необходимо организовывать работу с ними. И именно здесь в дело вступает понятие «явных знаний».
Явные знания можно охарактеризовать как те, которые беспрепятственно и напрямую передаются от человека к человеку, от организации к организации.
Помимо этого, как сама информация, так и ее суть не зашифрованы и без труда воспринимаются всеми заинтересованными лицами, при этом доступно редактирование информации и ее физическое хранение. Факты, предоставляемые явными знаниями, объективны, логичны и теоретически подтверждены. Самым ярким примером явных знаний являются пошаговые инструкции, где максимально подробно и недвусмысленно представлена информация о функционировании чего-либо.
Полной противоположностью явных знаний являются неявные знания. Последние практически не поддаются физическому хранению и беспрепятственной передаче (обмен подобными знаниями зачастую происходит в формате «с глазу на глаз» или «учитель – ученик»). Сами же факты являются по большей части субъективными и подтверждаются лишь экспериментально, либо за счет личного опыта того, кто их передает.
На первый взгляд многим может показаться, что явные знания являются куда более предпочтительным форматом, а вторые несут лишь хаос. Это не так, и бизнесу для нормального функционирования нужны абсолютно все виды знаний. В то же время явные знания являются основой, без которой просто невозможно нормально работать. Далее расскажем, почему это так.
Преимущества явных знаний
Выделяют несколько ключевых преимуществ, которые явные знания дают бизнесу:
1. Повышенная автономность команд и сотрудников. Когда важнейшая информация доступна абсолютно всем заинтересованным лицам, а не находится в головах отдельных сотрудников, рабочие процессы выигрывают в скорости и эффективности. Работники сами знают, что им нужно делать и какова цель их работы, а кроме того, они экономят уйму времени, которое уходило бы на бесконечные уточнения и консультации. 2. Улучшенная коммуникация. Доступность информации предполагает то, что у сотрудников уходит меньше времени на обсуждение многих аспектов работы. Предметом для переговоров (и, возможно, споров) являются лишь неординарные, либо стратегические решения, а значит, растет и эффективность самой коммуникации. 3. Скорость принятия решений. Еще один пункт в пользу автономности и эффективности работы команд и отдельных специалистов. С явными знаниями у большинства пропадает необходимость постоянного выдергивания нужных людей из рабочего процесса для уточнения или получения какой-либо информации. Когда все необходимое уже под рукой, никто не тратит время на сбор данных, а скорость принятия решений возрастает в разы. 4. Уменьшение числа ошибок. Имея доступ ко всем необходимым знаниям, сотрудники перестанут принимать решения и действовать наугад, а следовательно уменьшится и количество ошибок или сбоев в работе всей организации. 5. Сохранение информации. Если важной информацией владеет лишь ограниченная группа сотрудников, то в случае их ухода из компании (или иных случаев, когда они окажутся вне доступа) ваши рабочие процессы могут существенно пострадать. Практика общедоступности информации сводит данный ущерб к минимуму.
Как видно из представленных пунктов, явные знания в первую очередь гарантируют автономность сотрудников, а также повышенную скорость и бесперебойность работы компании. Но может возникнуть вопрос, как все это можно реализовать. Ответ: через стратегическое планирование и выбор правильных инструментов.
Основные шаги в управлении явными знаниями
Можно выделить три основных шага, которые позволят прийти к заветной цели качественного управления явными знаниями в рамках организации.
Шаг 1. Поиск слабых мест
В первую очередь необходимо понаблюдать за тем, как происходит работа со знаниями в компании. Как часто сотрудники обращаются за помощью, сколько времени уходит на решение того или иного вопроса, где в принципе хранится корпоративная информация? Необходимо проследить за процессами и ответить на эти и многие другие вопросы. Сразу же станет ясно, какие именно аспекты необходимо улучшать, а какие менять кардинально.
Шаг 2. Привлечение сотрудников
На данном этапе специально выделенный сотрудник, например, контент-менеджер активно ведёт коммуникацию с ключевыми сотрудниками и теми, кто обладает достаточным опытом для создания собственной методики. Главная цель — зафиксировать опыт данных людей и сделать его доступным для всех членов команды. Важным также является то, что подобная практика не отрывает нужных людей от их непосредственных обязанностей, а наполнение базы знаний продолжается.
Шаг 3. Выбор инструментов для работы со знаниями
Одним из самых важных этапов является непосредственная реализация изменений, а всякая реализация требует конкретных технических средств. В первую очередь необходимо собрать всю информацию о технических проблемах среди сотрудников. По большей части только на основании полученной информации можно будет найти подходящее техническое решение, которое сможет покрыть все проблемы.
При его выборе важно обратить на наличие следующих инструментов, благодаря которым работа с базой знаний будет максимально комфортной и продуктивной:
Гибкий поиск с учетом опечаток, тегов, исправления раскладки и точных ответов, а также виджет рекомендаций по контексту. Данный функционал позволит не тратить время на составление абсолютно правильного запроса.
Встроенный редактор шаблонов типового контента. Наличие шаблонов само по себе приводит к упрощению в работе, а в данном случае дает возможность быстрее создавать новые материалы и приводить их к единому стандарту.
Наглядная отчетность по прочтению уведомлений, качеству работы поиска, обратной связи, оценок и популярности контента. Данный функционал позволит в реальном времени анализировать эффективность работы с информацией, а также находить проблемы, недочеты и оперативно закрывать их.
Наличие ролей и управления доступами. Конкретные файлы можно делать доступными для всех, для определенной группы лиц, либо лишь для одного конкретного сотрудника. Кажущаяся на первый взгляд ограничением, данная возможность является еще одним плюсом с точки зрения безопасности, поскольку у сотрудников не будет возможности по ошибке внести изменения или удалить целые фрагменты информации.
Встроенный редактор шаблонов типового контента. Наличие шаблонов само по себе приводит к упрощению в работе, а в данном случае дает возможность быстрее создавать новые материалы и приводить их к единому стандарту.
Возможность предпросмотра, а также импорта/экспорта офисных документов (Word, PDF, Excel, PowerPoint и др). Поскольку данные форматы являются наиболее популярными в контексте работы с разными видами информации (текстовая, графическая и т.д.), наличие возможности беспрепятственной работы с ними в рамках единой базы знаний представляется обязательным аспектом.
В целом, явные знания просто необходимы, но мало их банального наличия. Структурирование, правильное хранение и умелое управление знаниями станут весомым подспорьем в контексте продуктивности и эффективности работы вашего бизнеса. Кроме того, явные знания не являются единственным видом знаний, полезным для работы организации. Если же вам кажется, что достижение результата требует слишком больших затрат времени и ресурсов, а сама система кажется слишком сложной, вы всегда можете делегировать эту задачу.
Например, можно обратиться к Minerva Result и доверить построение новой системы профессионалам, пока вы сконцентрированы на основных аспектах вашего бизнеса и рынка. Специалисты смогут сгенерировать наиболее оптимальное решение ваших проблем и дать вам возможность наконец перейти на качественно новый уровень работы с контентом и управления информацией. Кроме того, в рамках работы с Minerva Result вы получите помощь на всех этапах внедрения, обучение персонала взаимодействию с системой, а также поддержку контент-менеджеров.