Управление знаниями в сфере HR

Последние полтора года стали для российской HR-сферы шоковой терапией. Две волны релокации в марте и октябре «вымыли» с рынка труда порядка 700 тысяч человек. Это привело к кадровому голоду при самой низкой безработице в стране за последние 30 лет.

В результате потрясений отделы кадров сегодня вынуждены оперативно реагировать и менять практики. Перед специалистами встает задача по освоению новых способов работы с персоналом, внедрению современных IT-технологий и созданию гибких и эффективных бизнес-процессов.

В более выигрышном положении оказываются организации, которые работают с системой управления знаниями, поскольку могут хранить всю корпоративную информацию в одном месте, выстраивать обучающие курсы, создавать планы введения в должность – и всё в рамках единой платформы. В условиях нехватки рабочих рук особенно важно повышать вовлеченность действующих сотрудников и сокращать объем повторяющихся задач, ускорять процесс найма и увеличивать скорость онбординга.

Процесс адаптации на новом месте – сложный период как для работника, так и для организации. Он может занимать месяцы и в среднем обходится бизнесу в 3-4 зарплаты специалиста. Minerva Knowledge позволяет увеличить скорость обучения примерно на 42% за счёт краткого изложения и детализации шагов, которые должен сделать сотрудник во время онбординга. А интеграция системы с такими платформами, как Яндекс.Карты, YouTube, Miro, Google.Docs, способствует более комфортному погружению в рабочие процессы.

Развитие персонала и отслеживание продуктивности – ещё одна важная HR-задача. Для эффективной работы сотруднику необходимо полностью видеть картину того, что, когда и как ему нужно делать. При этом, как показывает практика, на поиск информации он тратит в среднем по 2,5 часа в день, а 61% команды и вовсе не может найти нужные знания.

Решение этой проблемы – оптимизированный и мощный поисковик, который не только исправляет раскладку и опечатки, но и, учитывая предыдущие запросы, предоставляет быстрые ответы, как в «Яндекс» и Google.

HR-отделы получают массу вопросов, в том числе идентичных, но от разных сотрудников. Есть даже неофициальная расшифровка аббревиатуры HR как Hella Repetitive – «Чертовски повторяющийся». Согласно статистике, отдел управления человеческими ресурсами тратит около 39% своего времени на повторяющиеся административные задачи.

Однако единая платформа управления знаниями даёт возможность автоматизировать этот процесс. Кроме того, с её помощью HR-отделы могут с легкостью систематизировать и публиковать важную информацию – будь то сведения о льготах и пособиях, порядок внутренней коммуникации, этапы выполнения задач или формы отчетов.

Опрос портала «Работа.ру» за 2023 год показал: 36% сотрудников готовы уйти с текущего места работы, если им предложат альтернативу. Самый важный фактор после зарплатных ожиданий – отсутствие возможностей для роста и обучения. Сотрудники, у которых нет доступа к знаниям, быстро теряют мотивацию.

Вовремя предоставлять подобную возможность можно с помощью системы управления обучением Minerva Learn. Она позволяет легко преобразовывать контент в учебные курсы. В распоряжении пользователя появляется не только широкий спектр возможностей, но и гибкая система поощрения в виде геймификационных механик – от рейтинговых таблиц до корпоративного магазина призов.

Политика, правила и регламенты организаций периодически меняются. Информация устаревает, но может ещё долго курсировать внутри компании. С приходом новых людей в коллективе начинаются споры, кто в конечном итоге прав. Это дополнительно нагружает HR-отделы, которые вынуждены своевременно реагировать на запросы и «вылавливать» ошибки. При этом сотрудники отдела не всегда владеют информацией в полной мере и не могут подсказать, к кому стоит обратиться за ответом

Внедрение Minerva Knowledge позволяет освободить специалистов от рутинной работы дорожного указателя и взять её на себя. Программное обеспечение даёт возможность выделить в системе категорию опытных профессионалов – на странице будут описаны навыки, полномочия и вопросы, с которыми можно дистанционно обратиться к специалистам.

В мире накопилась масса успешных примеров внедрения баз знаний в работу компаний. Некоторые даже готовы поделиться достижениями. Например, немецкая фирма InVision. Их облачный сервис с 1995 года занимается созданием прототипов дизайна веб-приложений и приложений для мобильных устройств.

Почти за три десятилетия число сотрудников компании выросло в 10 раз – до 800 человек, которые работают удаленно из 20 стран. При этом у InVision не было ни одного офиса и управлять бизнес-процессами становилось все сложнее. Большой и разрозненный стек технологий создавал ряд проблем, задачи ускользали из поля зрения, сотрудники теряли время на переключение между инструментами. В результате было сложно передавать работу между командами, потому что каждая использовала собственную платформу. Компания нуждалась в единой облачной системе.

После внедрения базы знаний InVision удалось создать сплоченную, коммуникативную команду, отмеченную наградами культуру, а также воспроизводимые процессы и системы для их масштабирования. Количество тикетов с запросами и уточнениями снизилось на 50%, а у компании появилось единое виртуальное пространство, в котором команды могут хранить необходимые знания и не полагаться на память и ответственность отдельных людей.

Каждый комментарий, сделанный на странице базы знаний, теперь отправляется прямиком в корпоративный мессенджер Slack. Сотрудники видят обновления в режиме реального времени, а HR-отдел своевременно оповещает команды о последних событиях и новых политиках.

Система управления знаниями – эффективный и доступный инструмент работы с персоналом. А внедрение единой платформы – важный фактор стабильности и гибкости бизнеса даже в условиях кризиса.