Кайдзен: как применять японскую философию в логистике, производстве и ритейле

Одна из целей современного бизнеса — непрерывно улучшать процессы, чтобы не отстать от конкурентов и выстоять в кризис. Это нетривиальная задача, потому что требует постоянного внедрения изменений и вовлечения всей команды. В статье разбираемся, как в этом помогает методология кайдзен и как её используют в некоторых отраслях.

Кайдзен — это подход, направленный на совершенствование рабочих процессов и повышение качества жизни через небольшие, но регулярные изменения. Философию сформулировал в 1985 году Масааки Имаи, гуру бизнеса из Японии.

Основная идея его подхода — непрерывное улучшение процессов, продукции и услуг. Это означает, что каждый день можно найти возможность что-то оптимизировать, пусть даже чуть-чуть. Вместо резких и масштабных изменений кайдзен фокусируется на мелких, но регулярных улучшениях, и со временем их количество переходит в качество.

Вот, как компании внедряют эту философию.

Используют цикл PDCA (Plan, Do, Check, Act). Первый шаг — определить, что нужно улучшить. Затем протестировать новый подход к решению выявленной проблемы. После необходимо проверить результаты — привели ли внедрённые изменения к задуманным улучшениям. А дальше действовать: если нововведения оправдали ожидания, их нужно стандартизировать и сделать частью рабочей рутины. Если нет — повторить цикл с новыми идеями.

Организуют рабочее пространство по системе 5S. Благодаря ей работать удобнее, а время на поиск инструментов, будь то офисная программа или гаечный ключ, сокращается. Как эти пять принципов работают на практике:

Используют систему канбан для визуального контроля. Она позволяет отслеживать процесс работы и видеть, где возникают проблемы. Система может представлять собой доску или карточки, при помощи которых можно мониторить статус выполнения задач и возможные отклонения.

Применяют диаграмму причин и следствий Ишикавы. Её часто называют «рыбной костью», где каждая косточка — составляющая одной глобальной проблемы. Сначала обозначают основную проблему, а затем разбивают её на категории — например, люди, оборудование, материалы, методы. Это помогает выявить слабые места в процессе и найти корневую причину, а не бороться только с последствиями.

Анализируют процессы в реальных условиях. Гемба — это место, где происходит основная работа, например, цех на производстве. Принцип гемба заключается в том, что реальные проблемы и решения нужно искать на местах, а не придумывать их в высоких кабинетах. Следует регулярно посещать рабочие места, чтобы увидеть процессы своими глазами и принять обоснованные решения.

Отслеживают и устраняют потери. Кайдзен учит избавляться от помех, которые могут влиять на качество. Они делятся на три категории.

Стандартизируют эффективные решения. Когда оптимальное решение найдено, оно становится стандартом для всей компании. Это помогает избежать повторения старых ошибок и позволяет всем сотрудникам работать по проверенной методике. Стандартизация не останавливает развитие, а становится основой для дальнейших улучшений.

Каждый из этих принципов помогает выявить слабые места, устранить их и улучшить работу. Кайдзен не останавливается на одном улучшении — это постоянный процесс, который должен продолжаться изо дня в день.

Сперва нужно создать культуру постоянного улучшения. Вот, как начать этот процесс.

1. Обучить и вовлечь сотрудников

Кайдзен работает только тогда, когда в процессе задействованы все, от руководителей до рядовых работников. Чтобы донести до каждого философию кайдзена и важность регулярных улучшений, можно организовать тематические тренинги для сотрудников.

Другая практика вовлечения — создать кайдзен группы. Это небольшие команды из сотрудников разных отделов, которые собираются для решения конкретных задач по улучшению работы. Такие группы нужны, чтобы объединить разные взгляды и опыт, ведь у каждого может быть ценная идея.

2. Выбрать одну область

Не стоит пытаться внедрить кайдзен во всей компании сразу. Лучше начать с одной конкретной области, в которой возникает больше всего проблем, например, с цепочки поставок. Цель — показать результаты на конкретном участке процесса, чтобы сотрудники и руководители видели пользу от улучшений.

3. Начать с простых и быстрых улучшений

На первых порах нужно искать «быстрой победы» — внедрять небольшие изменения, которые можно легко внедрить и сразу увидеть эффект. Это помогает поддерживать мотивацию сотрудников и демонстрирует ценность кайдзен. На производстве можно улучшить трудовую зону, применяя 5S: убрать лишние вещи, навести порядок и стандартизировать рабочие места.

4. Держать фокус на постоянных улучшениях

После первых успехов нужно продолжать применять принципы кайдзен. Регулярно пересматривать процессы и стандарты, искать новые возможности для улучшения. Главное, не останавливаться, а сделать кайдзен частью повседневной жизни компании.

5. Отмечать достижения

Признание успехов — важная часть внедрения кайдзен. Следует публично отмечать сотрудников и команды, которые предложили удачные улучшения. Это мотивирует коллектив и усиливает вовлечённость. Можно создать доску кайдзен-достижений, где будут отмечаться конкретные результаты от изменений, предложенных сотрудниками.

Все эти действия помогут сделать кайдзен частью корпоративной культуры. Это создаст среду, где каждый сотрудник чувствует, что его идеи и вклад имеют значение. Руководство должно активно поддерживать инициативы, показывая пример и вовлекаясь в улучшения наряду с командой. Постепенно кайдзен станет не просто подходом, а частью ежедневной работы, где постоянное развитие — это норма.

Далее рассмотрим, как кайдзен применяют крупные компании из сфер логистики, производства и ритейла и каких результатов им удалось достичь.

Для логистики важны слаженность действий и оптимизация маршрутов. Кайдзен помогает сократить время доставки и улучшить качество обслуживания клиентов.

Активно применяет философию кайдзен логистическая компания DHL. Её руководство вовлекает всех сотрудников в улучшение процессов, использует гемба для решения проблем.

В DHL постоянно переоценивают процессы, чтобы сделать их немного лучше каждый день. Благодаря этому сложилась успешная компания с 600 000 сотрудников, которая доставляет грузы 18 лет и работает в 220 странах. Ежедневно вопросами эффективности занимаются более 40% персонала.

На производстве кайдзен помогает наладить управление качеством и сократить процент брака. Особенно кайдзен помогает сэкономить время и деньги организации благодаря устранению потерь.

Так, исправление ошибок в производстве помогло сохранить миллиарды долларов американской компании Motorola. В 1980-е годы она столкнулась с жёсткой конкуренцией со стороны японских производителей и решила побеждать не количеством, а качеством. Руководство внедрило методологию Six Sigma — часть философии кайдзен.

Метод Six Sigma направлен на то, чтобы сделать процессы производства и контроля качества единообразными. Кроме того, все производственные операции должны измеряться количественно, чтобы адекватно оценить проблемы и придумать решения. При правильном применении метод Six Sigma допускает 3,4 дефекта на миллион случаев. Такой подход помог Motorola сэкономить более 17 миллиардов долларов США на расходах, связанных с дефектами, с 1987 по 2005 годы.

Ключевые аспекты для оптимизации в ритейле — сократить путь товара до покупателя. Благодаря кайдзен Zara, один из лидеров в мире моды, организовала локальное производство, сократила сроки выполнения заказов и каждые две недели предлагает новые модели.

Компания применяет кайдзен для адаптации к потребностям клиентов. Для этого использует инструменты «точно в срок» и канбан, чтобы сокращать запасы и обновлять коллекции в магазинах.

Производство «точно в срок» — это бережливая бизнес-модель, в которой изготавливается только то, что нужно, в нужное время и в нужном количестве. При правильном использовании такой подход помогает избежать скопления неиспользуемых материалов и неликвидного товара.

Инструменты помогают Zara оперативно реагировать на изменения в моде и быстрее выводить новые товары на рынок, поддерживая клиентский интерес.

В основе непрерывного улучшения находятся тестирование гипотез и стандартизация успешных решений. Чтобы эти процессы были единообразны и с ними было удобно работать, нужна организованная система управления знаниями (Knowledge Management System — KMS). Вот, как она помогает реализовать философию кайдзен.

Собирать и хранить знания о процессах и улучшениях. KMS позволяет сохранять все идеи и результаты в одном месте. Такая система создаёт базу знаний, которая ускоряет процесс поиска новых решений и помогает избежать повторения уже совершённых ошибок, поддерживая непрерывные улучшения.

Распространять знания и лучшие практики среди сотрудников. KMS даёт возможность быстро делиться новыми идеями, успешными практиками и улучшениями через централизованную базу знаний. Сотрудники могут легко находить нужную информацию, обучающие материалы и инструкции, что ускоряет внедрение новых процессов и улучшений

1. В чём суть кайдзен?

Кайдзен фокусируется на постепенных, но непрерывных изменениях, которые ускоряют бизнес-процессы и повышают качество.

1. С чего начать внедрение кайдзен?

Первый шаг — оценить текущие процессы и придумать, как их оптимизировать. К генерации идей нужно привлекать всех сотрудников.

1. Какие инструменты есть у кайдзен?

Ключевые инструменты кайдзен — цикл PDCA, система 5S, диаграмма причин и следствий Ишикавы, канбан.

1. Чем полезна философия кайдзен для логистики, производства и ритейла?

В логистике кайдзен позволяет оптимизировать складские операции, транспортировку и цепочки поставок, уменьшая издержки и повышая скорость обслуживания клиентов.

На производстве внедрение кайдзен помогает сократить процент брака, повысить качество продукции и улучшить рабочие условия.

В ритейле кайдзен фокусируется на улучшении взаимодействия с клиентами, грамотной организации торговых площадей и сокращении времени обработки заказов.

1. Как связаны кайдзен и система управления знаниями (KMS)?

Использование системы управления знаниями значительно упрощает внедрение кайдзен, обеспечивая доступ к лучшим практикам, обмену идеями и непрерывному обучению новым процессам. Она помогает сохранить и распространять накопленный опыт, что ускоряет процесс улучшений и делает его эффективнее.

Внедрение кайдзен в сочетании с системой управления знаниями позволяет бизнесу оставаться гибким, адаптироваться к изменениям и достигать устойчивого роста.